殷 翔

（苏州市城乡建设档案馆，江苏 苏州 215000）

城建声像档案利用图片、音频、视频等，详细记录了城市发展历程，是宝贵的资料，具有重要价值。当前我国科学技术发展迅速，先进技术在很多行业和领域都得到了广泛应用，并取得了不错成效，将信息技术和城建声像档案管理相结合，能够保证资料信息的真实性，提升工作效率的同时，也能够强化城建声像档案管理水平。

1 声像档案在城市建设中的意义

首先，声像档案是城市发展历史的生动体现。声像档案是一种较为特殊的档案类型，和传统文字档案不同，该类型档案主要由音频、视频等组成，能够更直观、更真实地反映出城市发展历史。当前我国城镇化建设迅速，城建声像档案详细记录了不同时期城市的发展、变化历程，能够为后人研究提供可靠的参考资料。其次，声像档案是宣传城市建设成果的重要载体。很多城市在宣传过程中，会将以往的城市面貌和当前城市规划、城市建设进行对比，从而突出其发展速度，这主要是因为城建声像档案具有内容丰富、形式多样等特点，可以从多个方面反映城市的发展进程。最后，声像档案还能够作为重要的历史凭证，和纸质档案相比，声像档案更生动，更形象，更能够充分发挥其凭证价值。

2 城建声像档案信息化管理的必要性

和文字信息相比，照片、音频、视频等更加直观、客观和生动形象，城建声像档案记录了城市发展历程，在城市宣传方面有着重要作用。传统档案管理工作模式较为落后，管理手段、方式方法单一，而且工作效率低下，很容易出现失误，在查阅某个档案时，往往需要翻阅很多资料，浪费时间和人力成本。

随着我国科学技术的不断发展，各种先进技术都被广泛应用到城建声像档案制作和管理中来，高清照相机、摄影机的应用，能让城建声像档案更加清晰，而且在信息技术的作用下，可以通过“即拍即见”的方式，将所拍摄的照片视频实时录入到计算机系统中，无需像以前一样进行扫描或“洗照片”，可以为后续工作的顺利开展提供极大便利，各种小型摄像机、录音笔也便于携带，功能多样，极大程度上提升了城建声像档案制作水平。在得到了城市建设的相关信息后，可以将档案资料数据录入到系统中，大力开展信息化建设，对不同类型的资料进行分类保存，方便查询和借阅，也能够为使用者提供更优质的服务。

3 城建声像档案管理中存在的问题

3.1 文件储存介质不稳定

声像档案的数字化，多用光盘、移动硬盘储存，这些硬件储存具有不稳定性的特点，且对存放环境有着严格要求，在长期使用后，光盘数据层损坏、硬盘电机和磁头故障的概率会增加，加大了数据丢失的风险。

3.2 运行程序更新换代过快

当前科学技术日新月异，城建声像档案的储存格式种类繁多，随着国际组织制定的数据编码标准不断发展，很多新程序已经无法打开原有格式的数据信息，如果未对系统或城建声像的信息化档案进行更新，就很容易造成数据丢失。

3.3 缺乏统一的标准体系

城建声像档案的种类多样，而且当前各种先进技术的广泛应用，虽然能够切实提升工作效率，但同时也加大了对不同类型数据的管理难度。没有完善的标准体系，会让城建声像档案的信息化管理工作十分混乱，管理起来较为困难。

4 城建声像档案信息化管理策略

4.1 软硬件建设

当前我国城镇化发展进程迅速，为了能够更好顺应时代发展需求，在城建声像档案信息化建设过程中，需要加强软件、硬件建设，完善基础设施。可以根据不同部门的实际工作要求，大力研发信息化管理软件，使其具备丰富多样的功能，包括文字录入、照片处理、声像存储等，从而可以极大程度上提升工作效率。除了档案管理所必须要使用到的计算机设备之外，还需要配备配套的硬件设备，例如摄像机、扫描仪、声像采集卡等，以保证城建声像档案的全面性。

4.2 合理应用数字化技术

4.2.1 照片、底片档案数字化

在信息化管理过程中，可以应用数字化技术，该工具具有简单、方便、高效等一系列应用优势，利用扫描仪将照片录入到电脑中制作成光盘即可，在磁盘中列阵保存，便于按照统一格式上传到城建声像档案信息化管理数据库中。在对照片、底片进行数字化管理时，需要注意以下几点。（1）照片底片要分类进行扫描，照片和底片的扫描仪需要分开进行使用；（2）其次，不同尺寸的照片，其扫描分辨率也不相同，要以能够提升照片清晰度的分辨率为主。如果分辨率过低，就会导致图片难以辨认；而如果分辨率过高，会加大文件的储存空间；（3）储存格式、磁盘列阵保存格式、照片格式等都要严格要求，避免对照片、音频进行过度压缩，否则在后期可能无法正常使用。

4.2.2 录音带、录像带数字化

数字化工具需要卡带式录音机或录像机来播放，不同类型的音频、视频在转化格式时也要合理进行选择，同时要提升系统的兼容性，要确保能够读取各种类型的数字化档案。录音文件采用WAVE格式，录像文件采用AVI或MXF格式，对于珍贵或有特别用途的档案，应提高录音、录像文件的量化位数。

4.3 注重对实体档案的管理

纸质档案作为最原始的档案，具有重要意义，其真实性也最具有说服力。在城建声像档案信息化管理工作开展的过程中，很多电子文档都是以纸质档案作为重要参考的，在信息录入时，如果没有加强管理，很容易出现信息修改的问题，引发争议，为后续工作的顺利开展造成阻碍。而且当前网络环境日益复杂，一旦城建声像档案信息化管理系统受到黑客或病毒的攻击，且在没有实体档案的情况下，数据很难恢复。因此要加强对实体档案的管理，为光盘储存创造良好环境，控制温度、湿度、压强科学合理，定期对数据库进行更新和检查，一定要保证原始档案凭证的真实、完整，以防万一。

4.4 提升城建声像档案的安全性和保密性

信息技术的出现和应用，为城建声像档案管理工作提供了技术支持，但作为一把双刃剑，一方面能够有效提升工作效率；从另一方面来看，互联网时代信息公开程度更高，电子文件的保密性、安全性成为了令档案管理人员头疼的问题。和纸质文件相比，电子档案在录入、整理和分析的过程中，还有可能因为人为工作失误，出现误删的情况。因此，为了有效解决上述各种问题，可以从以下几个方面进行。首先，要提升档案工作人员业务素养。人才是城建声像档案管理信息化建设的落实者，提升从业人员专业能力，就是为档案管理工作质量奠定基础。有关单位要定期开展培训活动，不仅要提升其专业能力，更要加强其信息化素养，以及职业道德修养，让档案管理人员熟练掌握计算机软件操作技巧，成为满足岗位需求的专业化人才。其次，国家以及档案主管部门要建立健全的法律法规，从制度层面加强管理，保护数字化档案著作权。第三，要对数字化声像档案进行鉴定，对部分不能开放的机密文件进行加密，设置访问权限。第四，可设置双重访问系统，内部和外部人员要分开进行访问，可最大程度上避免出现数据丢失。最后，还要加强软件、硬件管理水平。在硬件管理方面，要定期检查设备是否存在故障，将计算机放置于适宜的环境中，做好机房的防火、防短路等工作。从软件来看，要定期对系统中存在的漏洞进行修复，安装杀毒软件，设置防火墙系统，对重要程序、信息等进行备份，避免数据丢失。

4.5 强化城建声像档案储存标准化建设

在城建声像档案信息化、数字化管理过程中，不同类型的文件储存格式不同，图片、音频、视频的清晰度也会存在差异，因此在将档案录入到信息化管理系统中时，一定要明确储存标准，实现格式上的统一。对于照片文件而言，可以选择TIFF、JPEG格式，或是直接对照片文件存档。在视频图像资料处理方面，可以选择MPEG标准，可以随时进行播放，并按照使用要求，对视频文件进行修改；音频文件的储存通常选用WAV格式，主要是因为该格式并不会压缩音质，可有效保证音频的清晰度。在利用先进技术建设数据库时，要明确标注城建声像档案的拍摄时间、地点、审核人、摄影者、文件编号等各方面信息，当后期发现档案存在问题时，能够及时找到负责人；标注完整信息也能够便于实时查询和借阅，十分方便。

4.6 充分挖掘档案资源，加强交流共享

当前科学技术发展十分迅速，在城建声像档案信息化建设中，可利用云计算、大数据等各种技术，开放城建声像档案的目的是为了让更多人了解城市发展历史。因此有关部门可开展多元化的活动，包括专题纪录片、摄影大赛等，让人们积极主动参与其中，充分挖掘档案资源的作用和价值。除此之外，随着当前智慧档案馆的不断发展，电子档案在保存、传输、借阅方面已经十分成熟，可以打破时间、空间的局限性，完成无障碍传输和共享。不管是利用信息化平台，还是线下的多样化活动，其主要目的都是为了提升档案资料利用率，让更多人对城市发展历史有更全面地了解。

5 结语

总而言之，随着我国科学技术的不断发展，城建声像档案朝着信息化、现代化方向已经是必然趋势，这也是提升工作效率的重要手段。档案管理人员要转变思想理念，积极主动将新技术应用到日常工作中，深入分析当前工作存在的问题，并制定针对性地解决对策，有关单位要加强软硬件建设，加大资金投入力度；合理应用数字化技术，实现照片、底片、音频、视频的数字化管理；充分意识到实体档案管理的重要性；提升城建声像档案的安全性和保密性；强化数字档案储存标准化建设；充分挖掘档案资源，加强信息交流共享，全面提升从业人员综合素质和专业能力，从而真正满足城建声像档案的信息化管理要求。