孙 瑛

（太原市迎泽区医疗保险管理服务中心，山西 太原 030000）

网络技术的进步促进档案管理信息化发展，在这个过程中实现了档案的高效管理，为新时期档案管理工作带来了深刻的变化，因此，为了更好地推动档案管理信息化创新发展，档案管理人员要立足时代背景，在档案信息化管理工作中积极摸索，加强信息化资源的开发与利用，多方面利用网络技术的优势，改变传统档案管理中的不足，推进档案信息化方向发展。

1 档案管理信息化建设的重要性

1.1 有利于档案的保存

传统档案管理工作大面积采用的是纸质档案的保存方式，很少利用电脑技术进行保存，而这种传统纸质档案的保存方式是具有局限性的，比如，纸质档案保存不易查找、容易受到环境的影响、占用大量的空间、保存的时间较短等等，这些都体现了纸质档案在保存中还存在的弊端，因此，依托档案信息化管理，可以在一定程度上改变传统纸质档案的不足与缺陷，档案管理人员可以在不限时间与地点的条件下实现档案的收集与统一管理，也不需要专门的人员整理档案，这也方便了档案管理人员的工作。同时，信息化技术下，档案不需要太大的储存空间，有利于延长档案管理的寿命，确保档案管理的完整性。档案信息网络化的建立，将改变员工使用档案的模式，亦将改变档案管理人员的工作模式。这是档案管理工作的开展趋势，也是新形势下对档案信息资源快速、高效的客观要求[1]。

1.2 提升档案资源价值和档案综合管理水平

传统的档案管理方式比较陈旧，档案表管理人员在分类、查找、保管档案上具有一定难度，不能够全面的管理档案，导致档案资源的利用价值不高。因此，在档案信息化管理下，只需要借助信息化技术就可以实现档案的有序保管，工作人员只需要在信息系统中执行工作内容，就能够在第一时间找到档案的位置，这也使档案资源的价值得到了最大化的利用。同时，档案管理信息化管理工作也逐渐从不成熟走向成熟的、从不完善走向完善，在信息化的开发与利用下，档案管理部门逐渐实施新的档案管理体系，包括，基础业务建设、信息化建设等，在实施的过程中将信息资源管理理念融合到档案管理工作中，有效提高档案资源的价值与使用率[2]。

1.3 促进档案工作的可持续发展

随着“互联网+”时代的到来，网络资源共享已经融入我们生活与工作中，在信息化高速发展中，档案管理信息化也显得越来越重要，信息化发展促进了档案管理工作的深入发展，为电子档案管理带来了新生动力。随着档案管理信息化的出现，无疑是对我们的工作生活带来了极大的便利，我们只需要通过信息化就可以实现档案数据信息的交流与共享，因此，不得不说，档案管理信息化的实现，对传统档案管理工作模式及服务模式带来了巨大改变，也促进了我国档案管理信息的工作的可持续发展。不管我们身处于社会的哪个领域，信息技术的价值是超乎我们想象的，我们的生活与工作也需要信息技术作为支撑，通过信息技术资源的开发与利用，能够为档案管理工作提供更多的帮助。可以说，信息技术已经成为档案管理工作的重要力量。

2 新时期档案管理信息化及开发利用的策略

2.1 加强信息化软硬件建设，创新信息化技术

提高档案信息化管理需要从硬件与软件着手，加强对软件与硬件技术的投入与开发，一方面，在硬件设施上要配置齐全，以便档案管理人员开展工作；在软件管理上还需要积极学习档案系统技术，加强技术的引进与开发，通过科学的理念为档案管理提供指导。在档案信息化管理中，由于网络软件不成熟，也暴露了当前档案信息化管理的弊端，所以，档案管理人员要完善软件技术，定期升级电子档案管理软件，为了减少计算机网络安全隐患，加强档案管理软件的升级是非常有必要的。当前，计算机软件技术的升级主要包括两个方面：一是软件的兼容性，就是对档案管理中的相关操作平台，比如浏览器、服务器之间的融合，二者密切联系起来；另一方面是软件的统一性，就是工作人员账户的文件和数据可以储存在服务器上，对数据进行统一备份与管理，这也保证了数据的安全，以免流失，因为在后期操作中如果机器一旦出现问题，就会造成文件丢失。因此，只有在保持兼容性与统一性的基础上，才能够为档案管理文件升级提供条件[3]。

2.2 加强档案信息化人才培养，促进档案人才队伍建设

当前档案管理工作的系统性决定了管理工作的复杂程度，这也在一定程度上说明了互联网+背景下档案管理人员队伍建设对于档案管理工作的开展意义重大。由于档案管理部门内许多的老员工，没有经过科学系统化的指导，缺乏相关技术指导和计算机信息的掌握能力，造成电子档案管理工作效率的普遍低下。因此，加强档案管理人员队伍建设的需要从以下几个方面着手：第一，从管理人员思想意识上，加强对日常档案管理方法的学习，从工作思想层面出发，在思想上坚持与时俱进，不断创新进取，在档案管理工作中明白自己的责任，明确自身的工作定位，意识到档案管理工作的重要性；第二，在人员的选拔招聘与选拔过程中，要以知识技能型人才为主，从中选取具备信息技术知识的专业人才，为档案信息化管理工作做准备。最后，相关部门要定期对管理人员进行培训，使档案管理人员的专业素质得以提升。因此，电子档案管理人员队伍的建设需要从基本上落实、只有真正的行动起来，为实现档案信息化管理提供人才保证。

2.3 增强档案安全意识，强化档案信息安全管理

由于计算机网络防治能力差，由于现代网络发展的匿名性、虚拟性特征，还存在诸多安全隐患，比如木马病毒、不法分子和黑客的攻击等等，随意地通过恶意手段盗取档案保密信息，危害个人的同时，也严重的危害公共安全。从档案信息化安全管理角度来说，对系统安全性保护是一项长期性工作，对此，我们可以从以下方面加强档案信息安全管理：首先，建立与完善档案信息管理制度，使档案管理工作朝着标准化与规范化的方向发展[4]。由于电子档案的使用时间并不是很长，在运用的过程存在一些比较棘手的问题，比如，档案管理信息的泄露，档案管理的不规范等问题都需要档案管理人员及时发现问题并找到解决问题的办法。从制度层面来说，需要管理部门制定相关的制度，从制度上严格做起，在整理档案管理工作中，从工作人员的基本工作抓起，严格按照部门管理制度开展工作，在一定程度上约束档案管理人员的行为。其次，采取计算机网络系统安全防护措施。工作人员要采取一些措施对计算机网络系统安全进行防护，避免病毒出现影响网络系统的安全运行。在使用计算机的时候，可以根据计算机的属性要求，安装必要的病毒修复、病毒查杀、系统安全维护等软件，在计算机运行的过程中能够及时检测问题，修复漏洞，有效提醒计算机的安全情况，如果真正的染毒时，可以对计算机进行杀毒，可以保证和保护计算机数据的安全性，这对于保护计算机网络系统的安全性起到了一定作用，再次，档案管理部门应该针对各类档案建立专门的、独立的档案保密工作室，在一定程度保护档案，在档案室建立中要满足防火、防潮、防虫的要求，针对不同的档案进行分开管理，同时，安排专门的人员实行管理，安装监控系统对档案工作室24小时监控，有效加强档案室的保密安全工作。

2.4 运用微机整理档案，提升档案管理水平

对于档案管理人员来说，其档案管理工作的本质意义档案信息的保存与重复利用，而重复利用就必须要保证档案信息的质量，只有高质量的档案信息才能够长期使用，使用的寿命也会更长。而通过微机整理档案，能够保证信息保密性的同时，也能够保证档案信息数据的质量，只需要对档案信息数据进行微机整理，对档案进行编排和编号，就能够在使用的时候，之间查找，这种方法，已经利用在众多的档案管理工作中。一方面，能够迅速准确很快地找到相关的档案信息，省时省心；另一方面，还能够提高档案管理工作的质量，保证电子档案能够发挥最大的效用。电子档案对于信息的储存没有限制，只要储存的空间够大，而且计算机储存的空间是可以人为设置的，因此，就能够储存更多的信息。档案信息化管理是通过光盘、内存卡、磁盘来实现的，这些存储具有密度大、信息容纳高、能够快速传播的特点。因此，互联网+背景下，微机整理档案在信息存储功能上，发挥着不可小觑的作用，通过对电子档案信息的存储，极大地改善了传统电子档案在对纸质档案管理上的不足[5]。不仅，方便携带、保管，而且还能够占据更小的存储空间，节约由于存储问题带来的对资源的浪费，针对这一问题，微机整理档案的应用在档案管理工作中作用重大。

3 结语

综上所述，信息技术背景下是档案管理信息化已经成为一种重要形式，“互联网+”改变了传统档案管理工作模式与方法，为档案管理工作提供了新的方法与技术，在新时代环境下，档案管理人员要积极学习信息化知识，时刻不忘自身的职责，担负起档案信息化管理工作的职责，推动档案管理工作的信息化进程。