宋 萍

（山东省胶州市第三中学，山东 胶州 266300）

1 前言

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在电子化信息档案不断发展过程当中，虽然方便了人们查阅电子档案和文献资料的途径，但是也许对电子档案的管理提出了更高的要求，需要电子档案管理人员不断提升自身综合素质，加强外网内网的安全，强化对各种网络木马病毒的防控。信息化档案管理当前存在问题是档案人员管理意识薄弱，网络化档案管理制度不完善，网络化档案管理手段单一，档案管理队伍不规范以及档案管理库系统薄弱，根据这些问题会导致档案缺失的现象档案库房开始进行当然的信息化管理，采用信息系统，提高档案的私密性，以及将现代技术融入到档案管理当中，为提升档案库管理档案的工作效率和档案管理的私密性做出了重大的贡献[1]。

2 信息化档案管理概述

在当前信息化管理当中，档案管理是在当在传统的纸质档案管理库房中引入信息化系统对档案数据和档案的资料内容进行全新的变革，将现代信息化管理融入到库房的管理当中。通过智能化的信息数据，将档案数据进行采集，使用gis技术将计算机和传感器等装置放置到库房当中。对其中存在的问题进行统一的管理，除此之外，档案是一种不可复制的资源，在管理过程当中，需要管理人员加强对档案的管理和保护，信息化档案管理是将档案的各个模块进行管控和管理，这种方法以数据信息采集为基础。从档案的归档和档案的查找各个方面来确保档案管理的效率。这种管理方法不仅能够实现数据统计，报表打印等功能，还能统计档案管理的日期，及时对档案进行调取，不仅能提高工作人员的工作效率，还有利于档案资源的优化整合。随着信息网络技术的不断发展，网络为人们带来更大效益的便捷的同时，也在不断对人们工作生活提出更高的要求，在电子化信息档案不断发展过程当中，虽然方便了人们查阅电子档案和文献资料的途径，但是也许对电子档案的管理提出了更高的要求，需要电子档案管理人员不断提升自身综合素质，加强外网内网的安全。强化对各种网络木马病毒的防控，加强对各种恶意网站进行实时有效的过滤[2]。

3 信息化档案管理安全问题

档案管理手段在我国存在最主要的问题是管理方式较为单一，以传统的档案管理方式为主，在当前电子信息化时代，对档案的管理应该采取多种方法，对档案管理的方式进行创新，不同电部门电子档案代替不同部门之间的纸质交流，联系日益密切，为了提高电子档案的共享和利用，应该建立大数据档案信息分享交流平台。

3.1 管理人员安全意识薄弱

在档案管理中的安全隐患，随时都会存在，如果档案管理人员在工作当中不注意工作的私密性和工作的严谨性，就很有可能造成档案隐私泄露或者在档案整理过程当中造成档案排版顺序错误，在后期，查找档案、归档时会产生工作上的失误，在当前档案电子网络化的环境之下，为了加强档案管理的安全性措施，必须对工作人员进行安全措施培训，加强工作人员的综合素质。在档案人员管理过程当中，要不断完善对档案管理工作人员的工作要求，对职工进行必要的工作培训，通过定期培训的方法来检查档案工作管理人员是否能营造安全的档案环境，在信息化条件下，必须引进电子档案管理人员对电子档案系统及时进行防火墙的保护，建设高效有用的防火墙，并对系统进行及时的杀毒，保障系统的私密性，防止档案信息泄露或者黑客侵入的安全隐患[3]。

3.2 网络化档案管理制度不完善

当前档案管理存在的主要问题是网络化档案管理制度不够完善，在新的时期档案管理当中应该完善电子网络管理制度，对泄漏电子信息的行为进行强有力的惩处，防止工作人员泄露档案的信息。法律法规的形式来规范人民的行为，防止人们对电子档案进行主动的进入泄露的信息，防止不法人员盗窃的信息规范，网络化的档案管理不仅能够提升档案管理的安全性，还能有效地提高工作人员工作效率，在档案管理网络化的时代当中，用网络化管理的方式适当利用电子归档的方法，对于纸质的文献进行扫描整理，省略了人工整理文档，文档标号的过程，极大程度的减轻了工作人员的工作负担[4]。

3.3 网络化档案管理手段单一

当前档案管理中存在的另一个重要问题是档案管理的制度不够完善，由于我国传统档案管理是指质化的档案管理，传统电子档案归档过程当中，需要人力对档案进行排版、档案归档，这种归档过程过于单一，而且在归档过程当工作人员。受教育水平不高，缺乏档案管理工作的严谨性和私密性，在当前电子档案管理过程当中，需要引进新一批的档案工作人员需要档案工作人员对他们的行为进行约束和指导。对于泄露档私密信息或者工作中疏漏的员工进行必要的存储，采取绩效考核的制度来规范电子档案的管理，在电子档案规范过程当中，对电子信息进行破坏时，要采取一些方法来惩处工作人员的失职行为，依靠完善的法律制度和严格的法律后果来防止工作人员工作中散漫的现象，使档案管理达到新的层次。

3.4 档案管理队伍不规范

档案管理手段在我国存在最主要的问题是管理方式较为单一，以传统的档案管理方式为主，在当前电子信息化时代，对档案的管理应该采取多种方法，对档案管理的方式进行创新，不同电部门电子档案代替不同部门之间的纸质交流，联系日益密切，为了提高电子档案的共享和利用，应该建立大数据档案信息分享交流平台，一些未加密的档案可以放到此平台，方便各部门之间进行阅览，在一些私密档案管理当中，平台之间可以分享私密方法，分享对档案的加密方法和档案。管理工作当中的工作经验。当前，一些不法分子为了采取获取私密答案，研发出了全新的侵入档案信息系统的技术手段，通过档案归档之前直接截获电子档案的方法来获取私密性的档案在这种。危险漏洞模式之下，需要档案信息工作人员不断提高自身综合素质档案归档过程当中完善自身行为，以更多样化的保护方式来保障电子档案的安全性。

3.5 档案管理库系统薄弱

当前档案管理中存在最重要的问题是档案管理库系统薄弱，在电子档案快速发展的当今，需要在计算机上安装防护软件，对电子档案进行实施加密，对工作人员采取密码输入登录和员工职工挂靠的制度来保障电子档案的私密性。在系统版本更新时，需要检查电子网络防火墙。对。网络中的病毒进行及时的查杀。在系统升级过程当中，不断对系统的认证和密码保护技术进行优化升级，在不断升级当中，为档案的私密、安全性提供良好的保护。高效安全系统建立不仅能够防止档案信息泄露，还能提高工作人员工作效率，提高档案归档整理的安全水平。如果档案管理人员在工作当中不注意工作的私密性和工作的严谨性，就很有可能造成档案隐私泄露或者在档案整理过程当中造成档案排版顺序错误，在后期，查找档案、归档时会产生工作上的失误，在当前档案电子网络化的环境之下，为了加强档案管理的安全性措施，必须对工作人员进行安全措施培训，加强工作人员的综合素质。在档案人员管理过程当中，要不断完善对档案管理工作人员的工作要求，对职工进行必要的工作培训，通过定期培训的方法来检查档案工作管理人员是否能营造安全的档案环境，在信息化条件下，必须引进电子档案管理人员对电子档案系统及时进行防火墙的保护，建设高效有用的防火墙，并对系统进行及时的杀毒，保障系统的私密性。

4 信息化档案管理安全问题防范对策

在当前信息系统下进行网络化档案管理手段的创新，不仅需要创新网络管理的技术手段，还要创新网络档案管理的服务手段，在档案管理当中，促进服务的创新不仅能够提高借阅人群借阅的效率，而且能够挑工作人员工作的效率，为借阅提供了极大的便利。

4.1 加强档案管理智能化

随着信息技术的不断发展，大数据为电子档案的发展提供了强有力的技术支持，电子档案系统不仅能够改善传统电子传统纸质档案归档的复杂过程，而且能够更大程度上使档案管理更加智能化，突破了纸质档案借阅管理限制。当前的档案管理不仅能够实现同一份答案，无限人数的就和使用还能够更大程度的实现资源共享的目的。全新的信息系统以人工查阅为主，利用信息系统库查阅为辅助手段来提高查阅效率。电子化档案的发展是纸质档与电子化的发展，第一步首先是实现与纸质档案的无缝对接，使传统的档案资源归档到电子档案信息管理系统当中。在电脑管理当中，需要构建网络化、数字化的档案信息管理平台，对管理平台数据进行积累和文献的输入，使资源能够得到更大程度的共享和资源扩容量达到最大的储存容量。

4.2 完善网络化档案管理制度

完善网络化档案管理制度，不仅需要扩展优化网络档案的管理功能。这制度的不断发更多的是在档案管理中，需要提高文献查阅的效率，当前，许多高校采用的档案管理方式，是拥有自己的档案信息系统管理库，引用档案管理人才对档案进行实施统一的建设和管理，其他外校学生不可以通学校档案的方法进行文献的查阅，仅限于本地域的使用，缺乏系统的开放性和交流性，这种方法虽然能够保障档案管理的私密性，安全性，但是不利于提高档案交流的共享性。更大程度的扩大了档案使用范围小的问题，为了当管理的初衷，随着档案信息系统的不断发展，服务优化也在不断升级，许多高校实现了高效学空内电子档案和当前信息化平台数字档案的有效对接，是外校工作人员和学生能在此域内查找档案，未就业工作提供了极大的便利，也提高了信息资源共享的效率。

4.3 创新网络化档案管理手段

在当前信息系统下进行网络化档案管理手段的创新，不仅需要创新网络管理的技术手段，还要创新网络档案管理的服务手段，在档案管理当中，促进服务的创新不仅能够提高借阅人群借阅的效率，而且能够挑工作人员工作的效率，为借阅提供了极大的便利。更有利于档案资源的深度开发和利用，在当前信息化技术的不断推进之下，信息资源的共享利用引起人们高度的重视，当前社会为了实现信息资源的最大化利用和信息系统平台的交流，满足用户信息需求的前提下，对档案编号、作者和信息系统库进行了有效的资源整合。提供文献标号检索和文献也能检索采用关键词检索等多种检索方法进行文献档案的检索，用检索方法。是档案查阅方法更加智能先进。

4.4 加强档案化信息管理系统

网络化档案管理手段的创新，不仅需要创新网络管理的技术手段，还要创新网络档案管理的服务手段，在档案管理当中，促进服务的创新不仅能够提高借阅人群借阅的效率，而且能够挑工作人员工作的效率，为借阅提供了极大的便利。许多高校采用的档案管理方式，是拥有自己的档案信息系统管理库，引用档案管理人才对档案进行实施统一的建设和管理，其他外校学生不可以通学校档案的方法进行文献的查阅，仅限于本地域的使用，缺乏系统的开放性和交流性，这种方法虽然能够保障档案管理的私密性，安全性，但是不利于提高档案交流的共享性。更大程度的扩大了档案使用范围小的问题，为了当管理的初衷，随着档案信息系统的不断发展，服务优化也在不断升级，许多高校实现了高效学空内电子档案和当前信息化平台数字档案的有效对接，更有利于档案资源的深度开发和利用，在当前信息化技术的不断推进之下，信息资源的共享利用引起人们高度的重视，当前社会为了实现信息资源的最大化利用和信息系统平台的交流。满足用户信息需求的前提下，对档案编号，作者和信息系统库进行了有效的资源整合。提供文献标号检索和文献也能检索采用关键词检索等多种检索方法进行文献档案的检索，使档案查阅方法更加智能先进。

4.5 提升档案信息化管理能力

档案管理不仅需要创新加强对档案管理工作人员工作态度的完善，还需要提升档案的信息化管理能力。信息化管理能力的提升需要与信息技术实现有效对接，突破电子档案查阅地域限制，不应该过分依赖对人的管理，实现信息系统的智能管理，能够实现优化，立查询，在这一步的突破一下，工作人员利用全本检索和电子档案多基地管理模式为啥人员提供更加方便的远程检测方法，使资源得到更有效地利用，许多地域电子档案管理过程当中没有突破地域档案管理的限制，为了提高档案管理的私密性，不允许外来人员进行查阅，对地域有较为严格的限制。在遵化档案信息系统的不断进步之下信息人员从库房管理的每个细节入手，不仅能够提高电脑当管理安全性，还能够提高当然信息资源的有效利用。

5 结束语

信息化时代的档案管理不仅需要提升档案信息化管理能力，加强档案信息管理系统创新网络化档案管理手段，完善网络化档案管理制度，还需要加强档案管理的智能化，在当前档案库系统薄弱管理队伍不规范，网络化手段过于单一，网络化档案管理制度不完善以及管理人员安全意识薄弱的情况下需要更好地保障档案管理工作的安全性，就要根据当前电子档案的智能性，对单位管理进行有效的管控。原始档案管理当中，需要投入大量的精力，当前档案管理减轻了工作人员的工作负担，但是也需要工作人员不断提升综合素质。结合自然因素和人为因素等多种因素作用之下，对信息系统建设进行优化升级，为提升档案工作管理的信息化奠定基础。