陈传艳

（湖北三峡职业技术学院，湖北 宜昌 443000）

随着社会经济和信息技术的发展，“数字化”建设开始深入各大高校，高校学生档案数字化建设已然成为高校发展的重要环节。但是，由于各个高校对档案管理工作的不重视，导致档案管理部门难以有效推进数字化建设。在现阶段的档案部门，普遍存在着资金短缺，设备陈旧，专业人才缺失等问题，这些问题的存在严重制约了高校学生档案数字化建设的进程。因此，为了进一步推进高校学生档案数字化建设，高校管理层必须重视档案部门的问题，针对具体问题，具体分析，具体解决。

1 高校学生档案数字化建设现存的问题

相较于其他行业而言，高校学生档案管理的数字化建设由于起步较晚，导致发展速度缓慢，各个高校间的数字化建设水平参差不齐，在数字化的建设过程中存在着诸多问题。

1.1 建设数字化学生档案管理的意识落后

随着社会经济和信息技术的快速发展，为了更好地服务广大学生和教职员工，高校学生档案数字化建设起到了至关重要的作用。大部分高校部门都已经开始运用信息系统，如校园卡管理系统、办公自动化系统、学籍管理系统等等。但是，作为管理学生信息的重要部门，高校学生档案管理工作却被校方所忽视，其数字化建设相对于其他学校部门来说，发展和建设明显滞后许多。高校管理层对高校学生档案数字化建设的落后认知，是导致高校学生档案数字化建设无法有效推进的根本因素。

1.2 基础软硬设施落后

为了更好地发展和建设高校学生档案数字化管理，就必须提高档案管理中的基础软硬设施。基础的软件设施主要包括档案管理信息系统，基础的硬件设施主要包括复印机、扫描仪、服务器、计算机等基础设备。就现阶段高校学生档案管理部门的基础软硬设施配备情况来看，是十分不理想，有些高校并没有专用的服务器，而是采用常见的计算机来进行替代，还有些高校使用的计算机设备都是其他部门剩余或者是淘汰的计算机设备，其存储量小、配置低、运行速度慢，这种淘汰老旧的计算机设备是完全无法满足学生档案数字化建设的基本要求。另外，从高校学生档案部门方面来看，其本身的建设经费十分有限，加上校方对档案部门的资金投入较少，计算机方面的基础设施落后，馆库的实际使用面积较小、条件差，馆内陈设杂乱无章等状况，要想建设学生档案数字化管理十分困难。因此，高校学生档案管理部门落后的基础软硬设施，是导致高校学生档案数字化建设无法有效推进的外在因素。

1.3 缺乏专业的信息技术人才

专业的档案管理人才，在高校学生档案管理建设中发挥着承上启下的重要作用，是高校学生档案管理建设的骨干和核心，其专业能力水平的高低直接决定了学生档案数字化建设的进程快慢。就现阶段来看，高校学生档案管理的工作人员中，计算机相关专业或者是档案管理专业的人才十分稀少，部分高校中的档案管理工作人员甚至需要从其他部门调人来填充档案管理的人员空缺。而现有的档案管理人员，年龄较大，学历较低，缺乏信息技术相关的理论知识，对计算机使用的程度不高，对先进的档案管理系统陌生且无从下手，同时还缺乏档案管理工作的创新精神和系统思维，这些因素都导致高校的学生档案数字化建设难以有效展开。因此，高校学生档案管理部门匮乏的专业人才和信息技术人才，是导致高校学生档案数字化建设无法有效推进的内在因素。

2 关于高校学生档案数字化建设的对策

2.1 强化责任担当，抓好数字化建设

为了进一步加快高校学生档案数字化建设的进程，高校领导必须加强对学生档案数字化建设的认知，始终铭记“为国守史、为党管档、为民服务”的使命，始终履行“传承文明、记录历史、造福人民、服务社会”的职责；必须将学生档案数字化建设提上议事日程，划入校园发展的整体计划当中，将“信息化”校园建设和学生档案数字化建设进行有效的融合，共同推进，统筹管理；必须加大对学生档案数字化建设的资金投入，予以档案部门人力、物力等支持，为学生档案数字化建设提高有力保障。学生档案管理的工作人员，必须秉承着对自己负责、对学校负责、对历史负责的态度，积极释放思想、开拓思维，勇于担当、勇于创新，落实高校学生档案管理工作。

2.2 加强对学生档案管理的基础设施建设

为了进一步加快高校学生档案数字化建设的进程，必须完善学生档案管理的基础设施。就现阶段的档案基础设施来看，存在着公共服务空间小、馆库面积小、基础设备老旧等问题，这种落后的基础设备严重的制约了高校学生档案数字化建设的发展。因此，高校管理人员必须重视对档案部门的设备投入，只有帮助档案部门配齐数字化建设相关的基础设备，才能保证学生档案数字化建设的顺利进行。学校方面，必须针对数字化建设的具体经费，进行专门的成本预算，实行专户储存、专款专用。同时，档案部门需要利用学校提供的资金保障，完善档案数字化建设所需要的软件系统，对接科研、教学等系统，加强信息安全保障工作，督促部门工作人员及时地对信息进行录入和整理。

2.3 加强专业人才队伍的建设

高校管理人员必须重视档案部门工作人员的整体专业水平建设，加大对人才的投放，壮大档案部门的人才队伍，打造出一支具有高素质、高纪律、硬作风、精业务、强政治的高校档案人才队伍，为高校学生档案数字化建设提供强有力的智力保障。在现有的档案工作人员方面，学校需要重视对其专业水平的培养，定期组织档案工作人员进行信息技术的培训，提升档案工作人员的信息技术理论水平，在生活和工作上，及时帮助档案工作人员解决各种问题和困难，努力提升档案工作人员的福利待遇，扩展档案工作人员的晋升空间。高校学生档案工作人员，需要时刻牢记自身使命，始终坚持乐于奉献、敢于创新、勤于思考、善于学习的工作理念，不断提升自身的专业水平、管理能力和政治素养，促使自己成为创新型、研究型、实干型人才。

3 结语

总而言之，为了促进高校学生档案数字化建设，学校、部门、员工三方必须共同努力。校方必须加大基础设施的投放、加大资金投入、加大档案管理专业人才和信息技术人才的引进，学生档案管理部门必须加强部门管理，建立健全管理规章制度，严格按照规章制度进行管理，档案管理的工作人员必须加强对自身档案管理专业水平的提升和信息技术的培养，只有三方共同携手努力，才能有效地促进学术档案数字化建设顺利开展。