蔡亚娇

（安阳市聋儿听力语言训练分中心，河南 安阳 455000）

1 数字办公环境下党建档案数字化建设的必要性

1）发挥党建档案价值的必然要求。众所周知，党建档案资源具有社会价值、经济价值、政治价值、文化价值以及其他价值，能够为档案需求主体提供信息咨询、决策参考。同时，众多具有关联性、系统性的党建档案资源能够产生更大的价值[1]。然而，数字办公环境下，要对党建档案资源进行整合与共享，首先就需要推动数字党建档案资源建设，将其转化为可供系统利用的数字格式。从这个角度来看，党建档案数字化建设具有价值性，能够将“死档案”变成“活资料”和“知识库”。

2）减少党建档案管理成本的内在要求。相较于传统的纸质化管理模式，党建档案数字化建设具有低成本、高保存期限、高效率的特点。一方面，依托于互联网等信息化工具对党建档案进行管理，能够更好地将其存储在硬盘或者云储存终端，减少党建档案日常所占用的物理空间。同时，在相关的电子终端进行保存，可以有效避免档案害虫、纸质档案物理化学变化等问题，减少管理成本。另一方面，推动党建档案数字化建设，以数据化的形式对党建档案进行管理，能够为党建档案管理人员提供便利，减少人力资源成本。

2 数字办公环境下党建档案数字化建设中常见的问题

1）党建档案数字化进程缓慢。在数字信息技术尚未普及和利用之前，我国各个地区单位主要采用传统纸质管理的模式，留存了许多纸质库存老档案。数字办公环境下，伴随数字信息技术发展、单位数字化建设工作的推进，需要对这些纸质库存老档案进行数字化处理，进一步为全面数字化、智能化奠定良好的基础。然而，近十多年来，我国仍然有大量的单位没有对许多库存的纸质类党建档案进行数字化处理[2]。此外，部分单位虽然开展了数字化建设工作，但其中其暴露出部分问题需要予以重视。一是部分单位在处理纸质库存老档案过程中盲目追求效率，忽视数字化的质量，导致后期需要重复加工、重复处理。同时，还有部分单位在对库存纸质档案进行处理过程中的缺乏系统性，没有做好整体规划，无法最大限度地调动并发挥人力、物力和财力资源的优势，难以有序推进数字档案资源建设工作。二是党建档案管理系统的功能单一，难以满足当前形势下党建档案管理工作的需求，影响了党建档案管理的整体效率和质量。

2）党建档案数字化建设制度不完善。当下，部分单位党建档案管理制度不完善，在责任落实、人员培训、数字资源立卷归档领域都存在一定的问题。一是责任落实不明确。尚未理清业务部门与党建档案管理部门的职责，导致责任分工不明，不利于提升业务人员以及党建档案管理人员的责任意识[3]。二是人员培训制度不完善，导致党建档案管理人员的培训方式、培训内容单一，难以确保培训工作常态化、系统化。三是党建档案立卷归档的时限不明确，业务部门送交归档的意识不强，导致部分电子类党建资料闲置在计算机或者其他存储设施中，甚至出现损毁、遗失等问题。

3）党建档案安全管理工作滞后。当下，部分单位技术应用存在问题，难以有效应对数字办公环境下的病毒和非法程序威胁。典型表现在部分单位虽然意识到数字档案安全管理的重要性，但应用相关数字信息技术能力不强，没有充分将云加密、数字签名、区块链、数字加密、云备份等技术充分应用到数字档案管理领域[4]。在这种环境下，单位的数字档案安全管理工作存在漏洞，不利于数字档案传输、数字档案共享等工作的进一步开展。

3 数字办公环境下党建档案数字化建设的有效对策

1）加快党建档案数字化进程，做到“存量档案数字化”与“增量档案数字化”。一是要进一步对党建档案进行数字化转化。未来单位开展“存量档案数字化”与“增量档案数字化”工作过程中既要把握数字化建设的质量，落实质量考核指标，充分确保档案资源的完整性、可阅读性、准确性和真实性，也要做好整体规划，有秩序、有步骤的开展各项工作，推动档案数字化升级。此外，大部分单位基本实现了办公自动化，许多工作都需要通过计算机、互联网、物联网等工具完成。在这一过程中，产生了许多的图像、影像、文件、声像以及其他电子类信息资源，并由此对档案管理工作提出了新的要求。根据国家档案局的相关规定，单位档案部门需要对电子类信息资源进行全过程管理，确保其形成、收集、鉴定、规定、管理和备份等各项工作的规范性。因此，单位需要对日常工作中产生的电子类信息资源进行数字化处理，将其处理为符合标准的档案资源。二是要进一步完善档案管理系统的相关功能，引入或者更新具有数据同步功能、云储存功能、格式转化功能的党建档案管理系统，全面提升党建档案管理的 实效。

2）加快建章立制，为党建档案数字化工作提供制度保障。单位开展党建档案数字化建设工作过程中需要重点把握以下几个方面的内容：一是要完善责任落实机制，明确不同岗位额的责任，做好岗位之间的分工，形成相互配合、相互协调的档案管理模式，提升各部门人员的责任意识，确保党建档案的规范性。二是要完善人员培训制度，做到培训方式和培训内容多元化。要进一步强化党建档案管理人员对档案业务知识、业务技能的认识，并通过案例教育、实践模拟等方式提升其实践能力，确保培训工作常态化。三是必须要明确电子类资源的归档时限，避免资源堆积，为后期移交、管理和利用工作奠定基础。同时，要坚定党建档案数字化这个目标，配套以相关的制度，不断提升档案数字化建设的规范性，进一步综合应用多种技术对电子类文件资源进行处理。

3）加强党建档案安全化管理，充分保障党建档案的价值。单位要强化对现代数字信息技术的应用，进一步借助现代信息技术对数字档案进行安全管理。一方面，从事前防控的角度来看，要充分将云加密、数字签名、区块链、数字加密技术应用到数字档案安全管理领域，对数字档案及相关系统进行加密。另一方面，从事后防控的角度来看，要充分应用云备份技术对数字档案资源进行备份，构建应急处置机制，确保在发生突发事件后能够及时应对，第一时间恢复日常的档案管理工作。

4 结束语

党建档案能够详细、准确地反映单位日常党建工作的内容，能够留存好单位党建工作中形成的信息。数字办公环境下，单位必须要进一步强化党建档案数字化建设，真正发挥党建档案的价值，充分确保党建工作朝着规范化、数字化、精细化的目标前进。具体而言，一是要加快党建档案数字化进程，做到“存量档案数字化”与“增量档案数字化”；二是要加快建章立制，为党建档案数字化工作提供制度保障；三是要加强党建档案安全化管理，充分保障党建档案的价值。只有这样，才能既提升效率，又保障党建档案数字化建设的质量。