李熙利

（河南城建学院，河南 平顶山 467036）

随着信息化水平的提高和互联网技术的深入发展，做好现代智能档案馆的建设是大数据时代拓宽与深入发展信息服务功能的必然要求。档案管理工作的现代化发展水平和数字化程度直接反映着我国智能档案馆建设的进程与质量。故我们要在建设智能档案馆的过程中，充分重视与应用大数据信息技术，切实提升档案馆的综合管理能力与服务水平，从而为智能档案馆的建设提供一定参考意见，更好推动我国档案馆事业的发展。

1 我国智能档案馆建设现状

近年来为适应档案事业发展以及大数据相关技术普及应用，全国各地各级档案馆都在大力推进智能档案馆建设工作。相关项目充分考量新时期我国关于信息化管理的要求，以国家档案局出台的《档案馆建设标准》作为实践指引，积极推进档案馆智能化建设改造。但是结合智能档案馆建设现状来看，目前存在以下问题：各地档案馆新馆规划上，一般停留在机械沿用早期所提出的智能楼宇理念；将智能档案馆基建工程、硬件建设以及应用系统建设等各个建设过程进行分立，没有集合协调运作，导致各个系统之间的数据不能互联互通，未实现数据共建共享，系统写作非常困难；档案馆数据库管理方面，依然严重依赖于传统管理模式；档案馆可用面积过小，各个区块之间的功能结构分布不合理；实体档案的安全性得不到有效保证；档案馆整体的信息化和智能化程度低。

2 大数据对智能档案馆建设的影响

1）大数据视角下现代档案馆特征发生转变。随着大数据时代的到来，现代档案馆的特征发生转变，在新兴技术的推动下，现代档案馆应当具备容量资源庞大、高速度便捷、真实可靠、数据类型多元以及数据挖掘等多种优点。容量资源庞大，随着大数据时代全面到来，云计算、物联网等新兴技术被全面使用，档案信息及数据将形成无比庞大的数据库、数据资源。高速度便捷，智能档案馆将具备检索智能化、处理高效、查询便捷等特点，极大提高用户查找档案信息的效率。真实可靠，智能档案馆将借助超级大容量的数据生态链来形成真实可靠的档案信息，为社会经济发展提供更为精准的预测信息。数据类型多元，档案数据信息将愈来愈多样，内容也将更加庞大，从而成为处理海量数据的重要工具。数据挖掘，借助数据挖掘技术，智能档案馆将完成对“价值低密度大”的信息的筛选，不断优化档案信息存储。

2）档案管理需求不断发生变化。大数据时代的到来对我国智能档案馆建设产生了深远而重要的影响，现阶段的档案管理一般以目录为主要手段，只是实现了对相应资料的目录以及摘要的简要摘录，这显然无法很好满足新时期用户关于档案检索、内容筛选等方面提出的要求。故在大数据视角下，做好智能档案馆建设要做好对用户需求的分析与研究，针对其个性化需求筛选档案信息，从而为用户带去更为专业、个性的服务。

3）档案管理应用的技术不断更新迭代。伴随着大数据时代的真正到来，档案馆所传递的信息量在不断增加，但是目前我国档案馆的智能化发展主要还是分布于在线检索和用户自助服务上，现代智能档案馆建设要加强对软件存储系统、信息传递与共享功能的研发与使用，不断提高档案管理的工作智慧化水平和管理效率。

4）档案信息的利用方式发生转变。大数据背景之下，档案信息的利用方式也发生了显著深刻的变化。原有的档案一般通过网站、线下宣传等方式展示档案基础信息，缺乏其他展示宣传渠道。随着信息技术的发展，档案馆可以加强对APP的推广宣传，从而更为有效扩宽档案信息的利用途径，提升档案信息的利用效率。

3 大数据视角下智能档案馆建设策略研究

1）智能档案馆的建设结构布局。传统的档案馆一般是由档案库房和其他技术业务用房组成，只能满足对档案信息资料的长期存放和开展传统基础业务的工作需要。而智能档案馆在建设中将充分遵循“以人为本”的思想，把建设重点落脚于提供具有本馆特色的教育和服务功能之上，展现人本化特性，从便捷用户使用出发，把档案馆建设成具有深层次文化内涵、现代化和地方特点的标志性智能文化建筑群。规模上，市级及以上的建筑面积应当在8000平方米以上，县级及以上的建筑面积应当在5000平米以上。系统组成上，智能档案馆由办公自动化系统（OAS）、通信自动化系统（CAS）、楼宇自动化系统（BAS）三部分组成。智能档案馆建设中充分遵循系统集成的思想，对信息资源进行优化管理，做好对用户的信息服务工作，并与智能楼宇相结合，给用户带去便利、安全、舒心的享受。楼宇自动化系统作为智能建筑不可或缺的一部分，承担着监测建筑内部环境、安全、交通等，为建筑内部的人提供可靠的办公环境。功能区域划分上，要开设档案库区、办公区、管理区、教育活动区以及公共活动区等五个功能区块。每个功能区块之间不仅要保持相对独立，确保档案信息各项业务开展便捷，又要互联互通，为进一步交叉融合发展保留足够余地。其中，档案库区要保有足够的可供各种档案资料存放的面积，还要符合档案管理中对馆内档案存放的温度、湿度、消防、安全等方面的具体参数要求。办公区要兼顾馆内办公用房和行政用房两方面的需求，两方需求在安排落实上要充分考量使用便利。管理区应该包含技术用房、业务用房和其他辅助用房，技术用房主要用来开展档案的保护、抢救等工作，业务用房用来需要满足档案管理中对档案收集、整理、鉴定等业务工作顺利开展的需要，包含卷宗室、整理室等功能。教育活动区需要提供档案馆对外开放和服务扩展等教育服务，需要充分落实“以人为本”的教育理念，突出现代化智能档案馆的教育功能，应当建设爱国主义教育功能区、学术报告展厅、现行文件中心、多媒体演播室等功能区域。公共活动区提供给用户查阅档案之余的休息放松场地，营造轻松、舒适的氛围，为用户带来开放性文化体验的感受。

2）智能档案馆建设实践。大数据时代背景下，智能档案馆应当实现搭建一个档案信息资源管理综合平台、打造一个一体化管理智能库房、将物联网技术应用于档案馆各种设备管理之中、在智能档案馆建设过程中实行智能化和流程化管理等四个建设目标。

在智能档案馆建设过程中实行智能化和流程化管理。通过环境监控、智能密集架等智能设备，开展档案相关业务和保管等智能化服务工作，为实体档案在智能档案馆内的整个生命周期提供智能化、流程化的全面管理，并且全面综合电子档案信息，包括实体入库的提示、档案鉴定提醒功能、档案入库盘点请求等相关内容，通过工作流程全智能化完成相应业务处理。

5 结语

大数据时代，实现档案信息智能化管理是我国档案事业发展的必然趋势。目前，国内智能档案馆建设正处在快速发展阶段，建设中要在档案信息资源管理、库房、设备管理、智能化流程化等多方面下功夫，争取做到与时俱进，体现时代进步和社会、技术不断发展的鲜明特点。未来相信智能档案馆将逐渐成为人们办公、查阅和进行研究的主要场所，帮助用户获取更多的知识与服务，为社会带来更大的经济和社会效益。