杨艳伟

（内蒙古自治区兴安盟扎赉特旗音德尔镇人民政府，内蒙古 兴安盟 137600）

乡镇政府档案有种类多、分布广、数据繁杂等特点，因此其档案管理的质量决定了其档案管理的整体水平，而推动档案管理的数字化建设能够让档案的管理工作更加高效，让档案的查询、储存更加快捷和安全。

1 乡镇政府档案数字化的作用

1）提高政府档案管理的效率和质量。实现政府档案管理数字化发展，主要是利用信息技术实现档案管理由纸质档案向电子信息化转变，利用数字平台来对大量繁杂的数据进行数据处理，从而释放一部分劳动力，实现政府人力资源的整合[1]。同样，计算机在进行数据整合时在一定程度上节省了时间，从而使得效率得到了提升。同时也可以避免因为人力限制，出现数据整理漏洞等问题。

2）节省了存储空间，让档案查询更加高效。由于乡镇政府档案的自身特点，使得档案数据的储存和整理过程非常的复杂，难度较大。而利用硬盘这样小巧、易查询、空间大的数据载体，能够避免传统的人工管理的一些弊端[2]。纸质档案的管理需要消耗大量的人力成本，同时还容易发生档案损坏、丢失等问题，而电子档案不但没有储存时间的限制，同时还节省了维修成本。相比传统的管理流程，电子档案的流程比较简洁，进行查阅时也只需要进行搜索就可以快速查阅，大大提高了档案查询的效率。

3）有利于实现档案的规范化管理。利用数字化技术手段，可以对档案管理的流程进行简化升级，对于管理中存在的弊端也能够及时地发现和解决，进而不断地完善其管理系统，可以更加有效地增强管理的综合水平，加强规范化管理，让政府的档案管理工作在信息技术的加持下，实现档案科学、规范、健康的管理。同时这也在一定程度上节省了工作交接的时间，有助于管理流程的优化升级。

4）拓展了档案管理的内容范围。一般来讲，传统的档案大多以纸质的形式开展管理工作，主要对文字和图片等数据进行处理，但是进行数字化管理之后，还可对音频、视频的资料进行保存，在一定程度上拓展了档案数据的承载形式和内容，让档案的内容更加丰富[3]。

2 目前镇政府档案管理数字化建设存在的弊端

1）档案管理的制度不够完善。如今，很多地区的镇政府档案管理的基础措施都不够全面，信息化技术普及区域参差不齐，在此基础上进行数字化建设无疑会出现很多弊端。同时由于缺乏必要的技术经验，相关可借鉴的案例不够丰富，相关的档案管理制度不够完善，使得镇政府数字化档案管理的普及困难重重。

2）档案管理的方式不够科学与合理。现如今，很多的乡镇政府依旧使用的是传统的档案管理方法，在实现数字化档案管理的过程中，利用管理纸质档案的管理方式去管理电子档案，会出现很多的管理弊端，后续需要耗费更多的人力物力去解决。因为镇政府对于档案管理的数字化转变没有重视起来，使得其因为运用了不够合理的管理方式，导致了档案管理工作的效率不高等问题。

3）管理设备不够先进。目前的乡镇档案管理技术相对于城市来讲，依旧处于落后的阶段，在档案管理方面的经济投入也不够高。所以一些乡镇政府虽然已经普及了数字化管理的理论，但是在实际应用时，其相应的技术设备配置比较低，使得电子档案的管理受到设备限制，无法真正高效地运行起来。

4）管理人员的专业素养不高。实现数字化档案管理首先需要专业性高、经验丰富的人才基础支持，但如今地方政府在这方面的人才比较稀缺，现有的一些管理人员自身的专业素养不高，不能够顺畅的进行技能操作。

5）档案开发的利用率不高。如今的很多乡镇政府的档案管理的内容比较单一，种类也不够多样，这些档案很大一部分都不能够对公众进行公开，因此这就造成档案的利用率低的问题，而且很多的乡镇政府对于档案的管理工作也只是进行了数据收集，缺乏系统的数字化集中管理。

3 针对镇政府档案管理数字化建设弊端的措施

1）建立健全的档案管理制度。数字化档案建设必须要有完善的管理制度来确保工作的顺利进行，因此建立健全的档案管理制度是进行数字化建设的第一任务。在制度制定时，要根据当地乡镇政府的实际情况，考虑应用过程中会出现的问题，从而建立合理、科学的管理制度对管理过程进行规范指导。

2）优化改进管理方式。在新科技、新理念的指导下，传统的管理方式已经不足以满足如今的电子档案的需求，因此要结合当前的实际需求，完善改进其管理方式，对其进行不断的推陈更新。同时，还要对管理流程进行优化，重点突出数字化管理，以便电子档案的管理工作能够顺利开展。

3）引进先进的电子档案管理软件。电子档案的基础就是先进的管理软件，管理软件为档案管理工作提供了良好的软件和硬件基础，这样才能对档案数据进行高效的收集和处理，确保管理工作的高效进行，同时促进我国乡镇政府的档案管理逐步实现自动化、智能化 管理。

4）加强档案管理人员的技能培训工作。在进行档案管理人员的招聘时，要注意吸收专业素质高的技术人才，只有不断地吸收新鲜的血液加入，才有利于政府档案管理工作的数字化发展。同时对于在职的工作人员，政府要加强管理人员的技能培训工作，定期开展技术学习研讨会，提高管理人员的技术水平。这样才能够使得工作人员的操作技能得到提高，从而从整体上提高档案管理更加高效的运行起来。

5）加强档案管理的信息化建设。如今，随着新技术的不断投入到行业发展中，像多媒体等信息技术已经普及到了各行业的发展之中，乡镇档案管理也需要转型。针对其档案利用率低的问题，通过数字化管理平台，对数据进行集中的存储和管理，让数据的收集更加全面，整合多方面的信息资源，形成智能管理平台，提高档案数据的处理效率，同时也提高其利用率，从而推动我国乡镇档案管理的信息化发展。

4 结束语

随着科学技术的不断创新和投入，我国乡镇政府的档案管理也逐步进入自动化、数字化的时代，并引入了一些现代化的技术管理手段，更加高效地进行档案管理工作，确保档案管理的数字化发展更加顺畅，进而综合提高乡镇政府的档案管理水平，从而节省一部分成本，而且还提高了档案管理的准确性和安全性。但在进行政府档案管理数字化建设过程中，一些问题还有待解决，还需要政府进行解决，从而加快我国乡镇政府档案管理的信息化建设进程。