张 静

（福建省三明市市场监管综合执法支队，福建 三明 365000）

近年来，媒体曝光的食品药品安全问题在新闻中时有发生，社会舆论高度关注食品药品安全问题。群众安全无小事，食品药品安全问题一直牵动着党和政府的心，国家层面不断完善食品、药品安全立法。各级监管部门努力加强食品药品监管工作，时刻不能懈怠。我们在工作中建立了大量的食品、药品等安全监管档案。执法方面的案卷主要有公安机关提供、群众举报、监督发现等立案依据的档案，以及各类餐饮、药品经营等方面的申请和许可材料。另一方面，食品药品监管档案在保存与监管方面还有其自身的特殊性，如：检测报告、督查记录、行政审批材料等各类执法文书等档案，不同于普通档案，此类档案材料或存在保密性、或是具有信息公开、服务功能等特性。

1 实施食品药品安全档案管理工作必要性

一是社会对食品药品档案的实际需求。食品药品监管过程中，分门别类产生了诸如检测报告、对食品药品安全预警等海量档案。档案专业性较强，对公众有很好的社会价值。如食品药品抽查检验报告、药品的副作用报告、医疗器械等的检测报告、各项检查中的专项报告等，此类档案资料具有较高的社会利用率。

二是食品药品档案具有追索预警价值。具有社会预警及共享功能的监管档案，如果能够满足各地区、各部门、各相关行业等查询服务需求，将对大众公共安全发挥很大的预警价值。如前些年的“假疫苗”、三聚氰胺奶粉等事件，药监与公安部门就是通过对相关档案的排查，寻找出问题的源头，为避免事态继续蔓延、公共安全事件得以及时止损发挥了积极作用。

三是食品药品档案科学管理与执法工作效率紧密相连。从监管部门的执法程序看，档案的原始资料，既可以收集作为证据的参考凭证，也可以作为认定事实的依据。因此，有效开展食品药品安全档案管理工作，能够有效促进执法部门监督管理、提升工作效率。另一方面，加强食品药品监管过程的档案信息管理，也有利于明确执法过程的方向，提供查找线索。

综上所述，我们需要对各类相关档案信息管理制度加以完善，加强档案工作人员的培训与素质提升，落实一岗双责，强化责任担当，切实履行执法档案的主体责任。结合案管系统，统筹做好录入防护管理和监督。分管领导和科室、直属单位负责人要切实抓实“一岗双责”，落实率先垂范、以身作则，加大安全监管的力度。对于执法流程以及立案过程产生的纸质文档以及电子文案等资料，包括检测报告、行政审批报告、督查记录等，进行系统化的管理利用，才能让食品药品安全信息完整和准确清晰的展现给大众，服务社会。

2 食品药品执法部门档案工作存在的问题

一是重视不够。主要体现在：管理的基础设施存在诸多问题。由于有些领导对档案工作不够了解，不够重视，档案资料室硬件环境过于简陋，狭窄、潮湿、阴暗的环境引发纸质材料霉变、虫蛀等现象还依然存在；部分电脑配置过低，存储空间不够，无法满足保存大量电子信息的工作需求；个别单位没有及时更新与购置档案管理常用设备，导致档案材料保管缺乏严密性，如电脑联接外网后，由于系统的防护性不强，受到病毒侵袭导致系统文件容易丢失的风险也不容忽视。

二是管理能力缺乏。由于没有专业的档案管理人员配置，监管部门领导指派一些非专业人员管理档案。他们对档案管理工作流程不熟悉，对于档案的保存、分类、集中管理等方面心中茫然。甚至有的领导让执法人员赶鸭子上架兼职担任档案管理员。他们难以获得有效的工作培训，处理各类档案力不从心。他们在档案分类管理、软件的运用、档案服务等方面难以有效开展工作。由于业务不熟悉，再加上心情焦虑，一些档案管理人员素质难以提高，在窗口服务中态度不佳，给人以“生、冷、硬”的感觉。

三是软件系统滞后于时代发展。电子档案系统未能有效建立，缺乏系统化、专业化的档案管理软件。执法部门在电子平台导入案源和案件管理，进入办案流程后，仅进行纸质档案保存，安装录入电子案件管理系统资料过于简单化，仅在内部使用，没有与外网对接，更没有与互联网衔接，案件电子档案只能在本系统内利用，无法及时对社会进行服务。拍摄的内容没有进行案管系统留存，影响着档案管理工作正常发挥。上述问题严重制约档案管理的工作效率，某种程度上影响了档案管理工作的实施。

四是案卷装订归档不够标准。部分案卷未使用统一的卷宗封面，有的卷宗皮不达标不便于卷宗保存；有的卷宗资料不齐，装订零散，文书目录填写不规范，归档的顺序未按照案件办理的顺序，同一份证据在案卷里出现多份；有的卷宗出现不能随卷装订的视听资料、实物证据等，没有按规定注明名称、数量、存放地点等相关信息。

3 提高食品药品执法部门档案服务功能的有效策略

3.1 加强领导，提高档案管理工作硬件和软件的建设

食品药品关乎民生安全，其档案管理不容忽视。随着食品药品立法的不断推进，在执法档案管理工作中，要求领导提升执法档案管理意识，开放、整合中融入现代管理理念，打破以往的陈旧思想，重视规范档案管理。投入适当资金，完善更新硬、软件设施建设（包括添置电脑，打印机、一体化档案存储与查询和仓储设备设施等设备购置）。在环境方面，加强内部环境的通风处理，使纸质档案不会因为潮湿而被破坏。在电子信息化时代，要利用电子管理降低档案管理的存储空间，改变传统的存储不足，从而达到降低人员与经费的投入，提高经济效益和社会效益的目的。

3.2 加强指导，健全档案管理人员的工作流程规范

管理人员培训、案卷评查和监督案管系统的录入都应该符合相应的流程。通过资料配套提高档案质量，按照案件办理的顺序随卷装订归档，确保卷宗资料装订齐全（包括视听资料、实物证据、图片音像等），档案目录填写规范，证据全面不重复，并按规定注明名称、数量、存放地点等，注重收集整理已公布的行政执法典型案例档案公告公示，通过以案释法，助推严格规范公正文明执法。公示、全过程记录、重大执法决定法制审核“三项制度”。严格执行《福建省重大行政执法决定法制审核办法》，编制完善本系统法制审核目录清单，全面收集整理行政执法的各个环节资料归档，切实做到执法档案管理依照《福建省档案管理条例》的有关要求，按案件办理的顺序随卷录入电子档案，定期开展行政执法检查案卷档案评查，通过奖优罚劣，增强档案管理人员的责任心，更好地为复工复产提供优质服务环境。

3.3 建岗立责，建章立制强化档案管理流程以发挥监管与服务效能

建岗立责，各岗位人员要相互配合，结合食品药品执法档案需求，建立完善具体的工作网络，从点——线——面建立执法档案管理制度和管理工作模式，制定立卷归档工作措施，促进不同部门对执法档案进行专门管理。积极建立执法档案管理制度，通过明确制度、权利和义务之间的关系，建立纸质与电子档案。单位提供经费，升级更新软硬件，通过量化等级、执法等级评定、执法频次、稽查办案等，盘活死档案为活档案。例如，食品药品生产企业监督检查资料、整改意见书和行政处罚文书等监管材料都要整理归档入网，明确指定档案归档范围和保管期限的相关文件和执法案件，并报当地档案局审批，进行痕迹化档案管理。这样既规范了餐饮与食品药品生产企业的操作步骤和管理水平，又可以通过清晰可查的相关资料协助监督，如：立案调查——新证取得——行政处罚——处罚决定——行政处罚书审批——处罚执行——结案归档。而对于不予处罚或从轻处罚等，对其不规范事项进行整改的档案提供社会查询，给生产企业和经营销售商起到警示作用，从而有效防止和杜绝了食品安全事故。

3.4 健全队伍，应用合理管理模式提升档案服务功能

档案管理审核人员由分管领导负责，单位一把手总负责，从专业素质方面提升执法档案管理能力。邀请专业的档案管理人员进入到执法部门进行档案管理知识宣讲和档案馆巡查，引导其应用先进的管理知识和现代化信息管理技术，优化执法档案管理环节和流程，体现档案管理的作用。发挥其管理人员的水平，符合管理要求。对档案管理人员进行思想教育，从思想意识树立创新精神和创新能力来改变执法档案工作局面，培养其在耐得住静默与清苦，脚踏实地的工作中，自我敏捷和睿智的转变观念。发挥档案的自身价值作用，让执法档案工作在特定环境下产生不同凡响的经济与服务效益。档案工作既是业务性又是管理服务性等多能工作。新形势下，充分利用好网络与计算机，建立电子信息档案，要求管理人员熟悉电子信息档案操作流程，也即对于档案管理工作要有扎扎实实的业务基础，对于电脑和各类软件要能够熟练操作，这样，才能增强自身的档案管理能力，树立起档案服务意识，用新思路、新方法去解决新问题，在档案管理过程中有所创新与突破，为社会提供优质的档案查询与管理服务。

档案作为一种社会事件记忆，大到国家大事历史事件，小到人们生儿育女都有着最为写实且可靠的记载，执法档案记载整个执法过程中证据的搜集、处罚的依据等等。档案信息服务能够真实地再现生产者、经营者当时违法事实，彰显执法人员为了食品药品安全做出公正、公平的处罚，这些过程性材料尤为重要。在当前计算机和网络技术飞速发展的新时代，传统的档案管理与信息服务无法进一步满足大众需求。我们要借助新媒体如微信公众号等的优势，创建新型媒体服务平台，对于一些可以共享的公共信息及时发布，充分体现其灵活性和便利性，还要建立专业化的标准管理体系，整合档案资源，发挥信息资源的整体共享优势，做好信息服务社会工作，为构建和谐社会做贡献。