杨丽丽

（山东省青岛市即墨区社会保险事业中心，山东 青岛 266200）

时代的进步发展，使我们的生活和工作以及学习也开始产生变化。生活中自动化的家用小电器、便捷的购物方式，以及学习中的多媒体展示和工作中电脑的应用，给我们的带来了极大的便利。尤其工作中，电子信息技术的发展使我们更多的开始使用电脑进行办公，对档案的管理也开始使用电子的方式。既然档案需要保管和管理同样的需要对电子档案进行管理，使我们在查阅资料档案时更加方便寻找，也不需要大量的位置对纸质资料进行存放，电子档案有更大的储存空间并且电子档案在经过审批后可以直接进行增添不漏，节省重新装订档案册的过程，没有管理权限的人员无法对档案进行修改，保证了档案的真实性。给档案管理工作人员带来了极大的便利，电子档案的使用省时省力，给我们带来了更便捷的查找方式和完整性。

1 电子档案

1.1 含义

电子档案，顾名思义是电子形式的需要保存的资料档案；通过计算机的磁盘等电子设备的储存功能，将纸质材料档案输入到计算机中或者纸质材料档案通过扫描将原版的纸质材料档案转化成电子形式，通过各种分类方式进行保存。需要进行档案管理的电子信息只有经过归档过程处理后才可以称之为电子档案，未被归档处理的电子信息被称为文件，这个过程主要是将每件电子信息，封装成为以卷为单位的档案基本单位，并且每个卷都有一个标准的元数据(电子封面)，与传统纸质的档案相似，但不需要以纸作为媒介换成了电子形式的媒介储存方式。具有统一的电子档案入口，用统一的格式对档案进行保存，这样有利于对电子档案的统一管理。

1.2 特征

便于查阅；纸质档案通过电子存档，查阅时也可以根据分类对需要查阅的档案进行查找，在查阅中还可以根据需要查找的内容进行电子模式的查找，计算机就会根据相同的字体进行全部分类的查找给出结果。甚至在异地都可以通过计算机对需要查阅的档案进行查阅，储存到计算机中的档案信息可以与计算机分离，不用区分地点和同一个计算机的问题，可以随时随地的通过任何计算机对档案资料进行查阅。

需要的载体小；纸质资料档案要根据分类进行保存，就需要专门设置档案室对档案进行保存；而电子档案只需要电脑的磁盘、磁带、光盘等具有储存功能的介质，信息的储存具有高密度性。甚至随着时代发现的“云储存”功能上传至云端进行保存，不需要占用电脑介质中的储存量。

真实性；纸质的资料档案和电子档案一样，都是根据真实的活动进行的记录和保存。纸质资料档案有些会通过长时间的存放和查阅的过程中损坏进行重新记录过程中容易被更改和记录错误。电子档案普通人员进行查阅不容易被损坏，更过的人员没有更改档案的权限，因此，电子档案具有相对的真实性。

便捷性；电子档案在管理的过程中经常需要查缺补漏和修改不正确的地方，管理工作者有自己的权限对电子档案中的遗漏文件进行补充和增添，比传统纸质的档案便捷很多，不需要将纸质档案已装订成册的进行拆解后进行补漏。需要修改的还要经过层层审批后将审批的文件也要装订到文件中证明修改的合法性和修改后的真实性。这样为档案的工作者节省了劳动力和时间，同时也可以有效地提高电子档案工作人员的工作效率和质量。

保密性；纸质档案在保存期间有些属于机密要件，在管理过程中难免会出现失误和意外，让有心之人有利可图，对纸质资料档案进行观看，并且纸质档案中一个文件中可以看到整个的内容无法对部分文件以及部分文件中的个别重要段落内容进行隐藏。最简单的例子就是考试时的试卷，常常可以听到考试题目泄露的问题，就是因为纸质是实物的总会出现问题。电子档案要经过密码的设置和软件防火墙等手段对机密文件档案进行保存，并且可以做到你想查阅哪段具体的内容时这个文件中其他重要的部分没有权限和经过领导同意不能进行查阅很大程度上减少了机密文件档案容易泄露的问题，顾电子档案具有保密性。

1.3 意义

电子档案是时代发展的必然结果，生活中和工作中使用的笔和纸的频率在逐渐的较少，更多的是通过电脑对文件进行打印和存放。多数文件在记录完成后，通过发送等方式直接将文件进行存档保存，保证电子档案的真实性和完整性。查阅的人员没有更改文档的权限，通过输入想要寻找的标题就可以找到相应的文档资料；甚至对于重要的文件不会随着时间的流逝而消失，也不会随着翻阅次数的增加而有所损坏。国家对于电子档案的保存也制定了相关的法律，也是对国家重要的文化和信息的传承。加强对电子档案的管理和使用，为查阅电子档案提供便捷的过程。电子档案的出现给我们的工作和学习带来了很大的便利，异地出差时可以跨越城市和国家的局限对档案进行实时查询，学习上利用电子计算机对拓展的知识进行学习和查询。电子档案的出现对我们的工作和学习都带来了极大的便利。

2 电子档案的管理

2.1 含义

电子档案的管理不仅仅是管理档案的电子信息，还要实现实体档案的信息化管理，以及电子信息和实体档案的关联管理。电子档案管理需要实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理，将纸质资料输入电子计算机形成统一的信息格式形成信息化以及将所有格式通过鉴定和归档后形成档案化。纸质档案的信息化管理是指以电子影像技术为基础，将纸质档案转化为电子版的信息进行管理。电子信息的档案化管理是指把应用系统的电子信息进行凭证化处理后，进行归档保存形成电子档案，将电子信息从应用系统中剥离出来，形成应用无关的，不能随意更改的，便于查阅的，能够直接阅读的规范性的文档。

2.2 办法

依照相关法律，对电子档案进行合法性的管理。对电子档案进行管理还可以使用产品化的流程管理工具，进行查阅的人员通过流程性的管理方式进行电子档案的查阅，防止电子档案的损坏和更改。对需要使用流程性电子档案管理应用工具的公司可对管理的流程自行定制，对工作流环节、路径进行适应自己公司需求的制定，用以满足管理流程的便捷，根据公司业务和流程的需要管理人员自行通过流程性管理工具应用程序的平台进行程序的新增或修改，将环节中的部分进行角色的分配，这样就可以满足各行业类型的业务档案管理不同的流程需要。电子档案的最初形态是只供阅读的一种机要文件形式，因此电子档案后期也是以电子计算机进行阅读的形式储存。电子档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。档案信息电子化可充分利用目前我国大部分企业和政府机关现有的计算机资源，提高电子设备的利用率；缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性；克服手工信息加工工作模式从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长的缺陷；节约纸介档案管理和传播经费；便于信息资源的流通和潜在价值的实现。

2.3 现状

目前我国对电子档案的应用还是很广泛的，通过统一的电子档案管理系统对电子档案进行管理和按照相关法律的规定进行统一保管。利用电子计算机的广泛应用，在对资料进行录入的过程中可以实时形成文件，对纸质文件和电子形式的文件同步进行归档，纸质文件保证电子文件的真实性，电子文件确保纸质文件的完整性。电子文件需要通过统一的审阅和鉴定后进入管理系统由计算机进行鉴定，同时将纸质资料一同进行归档保存，并标记。我国大多数企业采用的都是机构自行分散管理模式，政府部门和事业单位通常采用的是档案馆集中管理模式，都是将纸质资料和电子资料同时进行归档保存的，可以互相证明真实性和完整性。目前我国对档案的管理意识还存在局限性，认为档案就应该贴上封条不能公之于众，对于电子档案也存在这一现象，许多电子档案只有具有高级权限的人员才能查阅电子档案；通常各个部门只负责各自的部门的电子档案管理，只有自己部门的人员才能查阅属于自己部门的电子档案，电子档案由各部门的领导人员进行管理，这样不利于标准化和规范化的电子档案管理。电子档案没有专业的管理系统，还是要靠计算机本身的系统进行储存和录入，管理人员对管理系统没有全面地认识，故不能完全发挥电子档案管理系统的全部作用。

3 电子档案的管理认识研究

在电子档案的管理中，要转变传统的档案管理模式。对档案管理人员进行培训，让管理人员从思想上对传统的管理方式进行转变，对档案的管理形成电子形式的习惯。加强形成对电子档案的管理和维护的思维，为电子档案的保管提供保障，形成组织管理模式，对电子档案的管理人员进行专业的培训，充分发挥电子档案管理系统的作用。

电子档案需要通过计算机内的储存介质进行储存，将信息整理成电子代码储存近计算机内。储存介质会受很多环境因素的影响导致电子信息的丢失和损坏，造成电子档案的不可读。还是需要电子档案的管理人员对计算机内的储存介质进行维护和检查。及时发现问题进行解决，同时对电子档案进行双备份的保险储存。一份存到“云端”，当计算机内的信息文档被破坏，“云端”的信息还可以通过下载再次进行保存。

管理人员加强对电子档案的统一管理，熟悉统一管理的应用程序，选择适合自己企业的管理应用程序，对电子文档的更改和损坏可以及时掌握。在对电子档案的传输后对电子档案仅从对比，保证电子档案的完整性和原始性。对电子档案的管理是必要的，只有管理得当，才能是电子档案得以利用，为便捷的查阅方式提供良好的环境。

4 结语

电子档案的出现是时代发展的必然结果，时代在不断的进步中，我们要不断跟随时代的脚步，及时进行思维的转变和对新鲜高科技产品的应用。对于电子档案管理过程中出现的问题，及时的给出相应的措施进行整改。加强对电子档案的管理，严格依照法律的规定，对电子档案的各个过程都要进行核对和检查，保证电子档案的真实性和完整性，才能使电子档案合理 的被利用。