葛冬梅

（郓城县医疗保障局，山东 菏泽 274700）

档案管理是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，其在社会和企业的资源管理中有着重要的作用。随着时代的变化，信息技术以及科学技术的提高，传统方式已经不能适应当前社会的发展趋势。加强档案管理的信息化建设具有重要的意义，可以提高档案管理的效率，保证档案管理的质量，使档案管理工作得到更好的发展。

1 当前档案管理存在的问题

档案中纸质版档案是档案管理的主要方式，纸质版档案在完善信息时具有其局限性，在档案整理时比较繁琐，并且在档案信息查阅时，寻找较为困难，所以，传统的管理方式存在着较多的问题，不利于信息资源的共享，影响档案管理的工作效率，使得我国的档案管理工作得不到发展[1]。

1）缺乏对档案管理的重视，思想观念陈旧。档案管理在社会和企业中具有重要的意义，档案是其单位查阅资料的关键点，但是人们对档案的管理工作缺乏重视，没有意识到档案管理的重要性。现阶段，多数的企业缺少对档案管理的认识和意识，思想观念没有转变，没有真正意识到信息化建设的重要性[2]。档案管理工作仍然处在效率较低的状态，而档案的利用价值也没有真正发挥出来，从而导致资源浪费的现象。

2）对档案建设投入资金不足。档案管理是一项工作量比较大的工作，单位和企业都会有很多部门，所以档案要进行分类管理，以便于后期档案的查找。档案的性质决定着档案的整理工作需要投入人力和物力，需要有完善的电子设备和软件设施，而现在对档案的管理工作投入资金较少，影响档案管理信息化建设的发展，阻碍信息资源开发和利用。

3）档案管理人员的专业素质不高。档案工作人员在档案的管理中处于关键地位，和档案管理信息化建设有着直接的关系。档案的管理工作是需要由专业的档案整理人员来进行的，专业人员的综合素质较高，但是，在实际的档案管理中，很多单位和企业的档案管理工作是由非专业人员开展的，没有经过系统的学习和培训，靠自己的工作经验开展档案管理工作[3]。此外，很多的工作人员没有积极的学习新的档案整理规范，对于当前信息技术的发展难以适应，已经不能满足需求，从而对档案管理信息化建设产生一定的不良影响。

4）网络安全问题存在隐患。信息技术的到来，互联网的广泛应用，为档案管理工作提供了前提条件和有力支持。网络信息化的发展带来便利的同时也存在着隐患，例如，电脑黑客、电脑病毒对档案的安全造成一定的威胁。档案具有特殊性，档案具有保密性，因此，档案的管理工作要保证其严谨性，严格按照档案管理的标准进行，注重档案信息化管理的保密工作。

2 档案信息化建设的重要作用

档案管理的工作量和信息量非常大，改变传统的档案管理模式已经成为重中之重，纸质媒介进行录入和存储，工作效率得不到提升，在查询信息时比较繁琐。互联网的利用使得档案管理工作有了新的进展，整理的效率提升了，管理工作也比较方便，加快了其查询的速度，有利于信息的及时更新[4]。档案管理信息化建设，可以有效促进信息资源的共享，并且可以提高档案管理工作的质量，提高管理工作的效率。此外，传统的管理模式信息丢失的情况比较常见，容易造成损坏，不利于保存，档案管理信息化建设可以降低档案信息丢失率，减少档案的损伤。互联网的利用可以将档案通过电子文件来存储，档案信息更加规律完整，保存更加长久。

3 促进档案管理信息化建设的措施

1）完善档案管理体系。档案管理工作是要保证其能够和市场经济相吻合，档案管理者要从市场的实际情况出发，建立完善的档案管理信息化体系，要确保在利用信息时可以第一时间检索出来。档案管理工作从该角度出发，需要在具有专业能力和高层管理者的领导下开展，建立一套档案管理信息化体系是极其重要的，保证信息的合理开发和利用。传统的档案管理是将档案保存在固定的档案库中，需要查阅信息时才会将其寻找出来，这种方式具有局限性和封闭性[5]。信息化时代的到来，使得档案管理的工作变得更加开放，并且档案信息化体系的建立保证了信息的完整性、规律性以及数据性，同时方便了人们的查询。

2）档案管理信息化人才队伍的建设。具有专业化、高素质的人才在档案管理工作中发挥着重要的作用，其掌握着最新信息技术的应用，可以将信息技术合理地利用到档案管理工作中，同时，专业的人才队伍是档案管理工作者的基本业务要求。定期给予档案管理者培训，到高校进修，及时进行交流，保证其掌握到最新的管理技术，提高档案管理者对信息技术、有关的硬件设备、软件开发利用的专业技能。建立具有档案管理和现代信息技术较高的全能型人才队伍，有利于提高档案管理人员的能力和综合素质。

3）形成档案管理工作的前瞻性。档案管理工作人员的工作范围、每个人所负责的模块要进行合理地分配，保证整个档案管理工作的有序性，提高档案管理的效率。在实际的工作期间，如果文件下发到档案室要及时地进行处理，这样可以在第一时间进行归档，保证档案的完整性，避免存放时间过久出现损失的情况[6]。不管档案是处在怎样的状态，管理人员有义务保证档案的完整性，如果有借阅人员要及时地进行登记，督促借阅人的归还，避免丢失造成不良后果。信息技术的利用，为借阅和查询信息提供便利，将档案信息录入到档案管理电子系统中，可以以最快的速度将所要查阅的资料寻找出来，很大程度上提高了人们的查阅效率。信息技术的利用可以使档案管理人员充分掌握档案室的档案情况，同时提高档案管理人员各方面的交流，为档案管理工作积累有用的经验。此外，档案室工作人员要做好档案的保密工作，对于借阅人员以及其他接触档案的人员问清原因和利用目的，要在档案系统中设置登录和查询密码，将具有保密性的档案设置成不予公开的形式，防止档案的泄露，造成严重的不良后果。

4 结语

加强对档案管理工作的重视，提高档案管理工作的效率具有重要的意义，档案信息化建设促进档案行业的快速发展，为档案管理工作提供保障和有力的支持。在信息技术和互联网的背景下，提高了档案信息化、数字化的管理，顺应时代的发展和进步，促进了档案管理信息化的建设，提高档案管理工作的有序性和完整性，从而提供优质的档案管理服务。