信息化背景优化事业单位文书档案管理工作的策略

2021-04-14彭晓雯

卷宗 2021年2期

彭晓雯

（上海市黄浦区教育人才服务中心，上海 200020）

外部的竞争环境在某种程度上给事业单位带来了一定的冲击，事业单位是国家发展的根本，因而事业单位需要通过多种方式提高自身的实力，从内部各个环节入手，加强管理。事业单位传统的文书档案管理方式已经不符合当前的发展理念了，信息化时代的到来给档案管理模式带来改变的机会，提高了工作人员的工作效率。

1 信息技术应用于事业单位文书档案管理工作的优势

目前，信息化技术的发展给企业的运营带来一定的促进作用。信息技术应用在文书档案管理工作当中能够减少传统的工作流程，在保存和利用上提升了一定的效率。信息化技术能够对文书档案实行统一管理，只需要一定的内存就能够解决相应文档的存储，信息技术能够对档案的修改、整理进行记录；传统的文书档案管理方式会涉及多个环节，各个环节中安排了一定的人员数量，但繁杂的章程会使人在执行工作的过程当中出现一定的错误率，但信息技术能够减少工作范围、人员数量、管理时间，提高工作质量；利用网络，单位各个部门能够进行及时的沟通，把资源建立在数据库当中，能够提高相关档案的调取效率，在时间和空间上带来一定的便利，资源共享减少了相关的章程，提高了档案的利用率[1]。

2 信息化背景事业单位文书档案管理工作的主要问题

1）事业单位对信息化管理认识不足。信息化技术能够应用于事业档案文书管理当中最基础的是需要相关的人员对信息化管理有足够的认可，在工作中，愿意接受使用信息化技术，然而目前事业单位在某些环节当中还依然采用传统的方式对档案进行管理，部分人员认为，信息化建设需要使用大量的财力，也有害怕触及到个人利益的，对信息化建设还处在一种观望的态度。思想过于陈旧、依赖传统的人工，导致不能够正确的认识信息化管理的有效性，阻碍了信息化管理的使用，与其它企业相比，事业单位发展速度缓慢。

2）文书管理队伍建设的综合实力不强。大部分的文书档案管理部门已经安装了计算机等设施，但由于文书档案队伍内的人员对于相关的技能使用不够熟悉，信息化管理的模式只是存在在表面，导致队伍整体的办事效率不高。在使用计算机时，相关的软件、文档建立、存储、调取等操作熟练程度不够，或者失误操作，造成计算机出现一定的故障，造成相关人员对计算机的使用有一定的抵触。档案管理人员的工作内容有很大的变化，但相应的机制不完善，降低了工作人员的积极性。

3）配备落后，档案文档的风险增大。在处理文书档案管理的过程当中，计算机设备容易遭到他人的使用和外网的入侵，相关的文件具有一定的风险性。电脑如果没有相关的管理或者用户设置，他人容易利用移动存储设备一次性的把文档信息拷贝走，移动存储设备型号小，容易放在不显眼的位置，相关的追责问题很难实施；计算机遭到病毒的入侵，外网可以使用相关的技术进行信息盗取、修改、删除等功能，导致档案管理失效[2]。

3 信息化背景优化事业单位文书档案管理工作的策略

1）加强数字化文书档案的管理力度。数字化文书档案管理推进有效性的基础是高层领导能够对其重视，之后制定相关的管理章程，完善执行中的各个环节，才能够使工作效率提高。因而国家需要下发红头文件和相关的预算，各单位的党委书记进行督促，提高事业单位高层的信息化技术的推进速度，建立科学合理的管理制度，使信息化文档管理具备程序化，细化章程内容。建立信息化平台，在档案信息的传输、交换、资源共享等环节当中安排相应的人员，可以根据不同的环节建立相应的工作小组，计算机设备需要放置在一定的空间内，有相关的审核部门和监督部门定期的对相关工作进行总结和评价，使工作人员能够进行自我监察。对现有的文本档案进行扫描，建立相应的文件夹，由于信息过多，所以文件名称需要有相应的更改，文件名称可以由数字加文字的形式进行存储，按照时间顺序进行排放，以便能够快速的查阅。建立相关电子文书档案管理的逻辑导图，使工作人员能有一定的参照，有相应的定期自我评价和他人评价环节，提高信息化技术的推进效率[3]。

2）加强人才的培养，打造战略性队伍。任何管理模式都离不开人，事业单位的发展基础也是人，工作人员的职业技能和职业素养是事业单位稳定发展的重要指标。信息化档案管理在开始推进的过程当中，由于相关人员的信息素养不到位，不能够灵活的操作计算机，因而需要对相关的人员进行培训，单位可以购买相关的书籍让工作人员参考或者外聘专业的讲师进行讲解，相关的内容必须具体明确，有一定的逻辑性，使工作人员能够快速的了解到信息技术的使用特点。由于文书档案管理的老员工在理论知识和专业技能方面有一定的欠缺，因而员工需要加强学习，在培训当中利用好时间，对相关的讲解进行详细的记录，培训除讲解环节外还需要有实践环节，员工要明确的了解自己对于哪些技能掌握的不够，及时的向讲师请教。培训的内容和方式需要多样化，讲师应该由浅入深，建立老员工的信息体系，在实践的过程当中，反复的锻炼员工技能和理论的掌握程度，最终达到比较熟练的目的。在培训之后，对员工进行考核，考核内容分为笔试和实践两部分，两者结合的最终结果与绩效相关，建立分级式绩效方式，由于信息化技术的应用会减少之前的队伍人数，事业单位可以对于掌握不好的人员进行调岗分配。人力资源在招聘新员工时需要挑选胜任力较高的人员，可以设置相关的题目对其进行考试，最后再进行系统的培训，培训之后由相关岗位的人员帮带，在独立操作的前一段时间对其进行检查和指导。

3）增加资金投入，完善设备，建立激励机制。事业单位需要增加一定的资金投入，购买先进的相关设施，使用正版的软件，为了促进信息化文件档案的建设，实施一定的激励，增加工作氛围。购买配备较高的计算机软件，相关的技术人员需要对计算机设置用户管理，把具备访问资格的人员进行设置，相关人员登入个人的工作账号才能够操作计算机；安装正版的防火墙和杀毒软件，结合内网设置，提高计算机的安全性能。使用相关的软件，把相关人员的操作进行实时的记录，监督人员需要对操作记录进行定期的查阅，对于移动内存的连接，文件的复制等操作进行重点关注。技术人员需要对相关的软件进行及时的更新。在工作区域内安装高清的监控设备连接网络，在发生资料外泄时能够快速的对相关人员进行排查，监督人员定期的调取监控。如果必要，可以在档案办公室设置指纹或者人脸识别锁，只有指定的人员才能够进入到区域内。建立激励机制，对于能够检举违反操作的人员实施一定的奖励，年度/季度奖励当中有与工作效率相关的条例，小组完成度、个人完成度按照一定的级别进行奖励，对于违纪的人员或者完成度不高的人员进行相应的惩处。