庞丽丽

（乌鲁木齐市人力资源和社会保障信息中心（乌鲁木齐市社会保障卡管理中心），新疆 乌鲁木齐 830000）

事业单位作为一个服务单位，所承担的社会责任较多，所以如何良好确保事业单位的良性发展，直接关系着社会的稳定及不断发展。就笔者所在单位乌鲁木齐市社会保障卡管理中心而言，承担着全市人力资源和社会保障信息的收集、存储、整理、分析；全市人力资源和社会保障信息系统的规划、建设、管理及维护；全市社会保障卡的换发与管理等工作，工作范围较广，同时在实际工作中所产生的档案信息也较多，为了保障能够良好利用这些档案资源，保证单位工作质量，推动单位良性发展，新成立了档案科室。但在，科室正式运行过程中也暴露出一些问题，这些问题对于新成立科室来讲具有普遍性，为了保证科室的工作质量，需要具体分析这些问题，然后积极探索可行的改进策略。

1 新成立档案科室档案管理工作现存的主要问题

1.1 缺乏完善的档案管理制度

“无规矩，不成方圆”任何事物要想顺利进行，需要完善的制度作为保障，但新成立的档案科室普遍缺乏完善的一套档案管理制度，进而直接影响到档案管理效率及质量。一方面，部分新成立档案科室所制定的管理制度，未良好约束管理人员，相关管理人员岗位职责模糊不清，进而导致管理出现无序、混乱等情况[1]。同时，在问题出现后责任人不能及时确定。另一方面，档案管理制度不能规范化、制度化要求管理人员，导致其对于档案管理的价值及重要性认识不足，进而在实际工作中表现出较强的随意性，加大了工作中漏洞、问题等出现的概率，给单位整体工作效率产生负面影响。

1.2 缺乏齐全的基础设施和管理方式

齐全、先进的软硬件基础设施，是保证科室档案管理工作有序开展的关键之一，直接关系着科室档案管理工作的质量。虽然新成立的档案科室，在成立前都制定了相关方案和计划，但方案与计划的落实需要时间，所以软硬件设施配备不齐全的情况较为普遍，比如笔者所在单位当前档案大多为纸质档案，用盒子整理后存储于柜子内。并且，许多人员不够重视现有设备设施的故障处理，阻碍了档案管理工作效率的提升。

此外，现行管理方式滞后也影响科室档案管理工作质量的关键因素。因为缺乏先进管理方式的支撑，致使日常档案管理工作内容主要为单纯保存资料，对于档案资料的可读性、价值性不够关注。

1.3 缺乏专业的管理人才

事业单位各项工作的高效开展，需要人才作为支撑。但就实际情况来讲，新成立的档案科室内部具有档案专业知识的人员较少，大部分人员都是从其他岗位转型而来，并未接受过档案专业的学习与系统化培训，在专业知识匮乏的情况下，档案管理的能力较弱，进而也难以实现系统化管理[2]。同时，档案管理人员在年龄、意识、业务水平及信息技术的掌握程度等方面，都未达到现代化发展提出的需求，少数人依旧存在“铁饭碗”的陈旧思想，不重视自身能力的提升。由于专业能力不过硬，档案管理人员常常不能将一份档案资料所蕴含的价值深入挖掘出来，仅能完成简单的资料收集与装订。

1.4 档案开发利用情况不理想

档案资料从某种意义上而言，是平时工作的一个缩影，其记录了单位的发展历程，但新成立档案科室人员的档案开发利用意识较为薄弱，并未深度开发档案资源，这就使得部分资源被闲置、浪费，既给档案的高效查阅形成了负面影响，又较大程度阻碍了档案资料价值的进一步发挥。

2 新成立档案科室档案管理工作的改进策略

2.1 健全管理制度，推进档案规范化管理

单位领导要注重发挥自身的带头与引领作用，除了在经费上给予更多支持，在着手科室档案管理制度建立时，要引导相关人员将档案管理工作落实到位，比如，针对相关档案的存储要设置专门的资料室，并且按照档案内容、性质及重要程度的不同合理分类，然后于资料室存放，做好标签的粘贴。同时，在选择性档案存放地点的时候，建议选择封闭区域，并标示警示牌，避免存放室总有无关人员进入，导致重要档案资料被破坏、窃取[3]。此外，档案管理人员要注意单独放置机密性高的文件，对于档案的保密期限要定期跟进记录，并且，根据机密程度的变化，可对部分文档做及时解密、升密或降密，针对无保密价值的文件可适当处理，完成标记后在资料室其他地方存放。另外，开展这些工作时同时在场的人员要在3个及以上，以起到互相监督的作用。注意安装好相关地点的监控，旨在档案出现异常情况时，可以通过监控查找问题源头。

2.2 优化管理基础设施，提高档案管理安全性

做好档案管理基础设施的优化工作，是提高新成立档案科室工作质量的重要举措，在展开优化工作时：第一，要注意完善档案安全方面的设备设施，比如门禁、防盗存储柜、防磁防火柜、温度计、湿度计、空调等，特别要配备齐全的灭火器材（如灭火毯、灭火器等），以防在意外事故发生时，科室人员人身安全得不到保障，以及档案资料出现严重损害。并且，要做好档案安全防御设施的定期更新和升级，在科室经费允许的前提下，应在档案安全管理工作中投入一些新设备；第二，做好基础设施的配备，比如文字、图片、音频、视频等信息运转、录入和输出设施，以及计算机、扫描仪、打印机、相机和录音设备等，同时要配备专门人员来定期检查这些设施的运行情况，确保设施设备故障能够得到及时处理，对于经常出现故障的部件，应储备应急件；第三，由于存储介质与科室档案信息的存储设备、管理设施等联系密切，所以为了更好保证档案管理的安全性，在选择存储介质的时候要更为细致。现如今，很多事业单位档案信息化都为照片、音频、视频等资料，而存储这些资料除了利用计算机硬盘之外，还可适当利用CD、DVD等设备，这是因为光盘所需费用低，存取速度快，携带和保存都较为便利。唯一不足的是，其存储速率、存储量和稳定性要低于硬盘[4]。故此，档案科室在今后的工作中，要立足档案信息的具体存储要求，灵活选择存储设备，尤其是保密性高、价值高的档案信息，要采用专业性强、稳定性高的设备进行存储。而对于较短保管周期、并未较高要求存储速度的档案，则可选用可擦除或一次性光盘，这种价格实惠的设备，从而良好保证档案管理安全性，使档案管理更为科学。

2.3 改进管理工作方式，确保档案长期安全可靠

第一，档案科室档案管理人员在进行档案收集工作时，应加强全流程控制与无缝衔接。众所周知，科室的档案数据均产生于单位各业务系统生成的数据，而立档部门不同，所生成的业务档案也有着较大差异。因此，档案科室在接收内容、性质不同的档案资料时，要做好前端控制，在各业务系统中有效渗透档案管理理念，旨在确保系统能够良好、及时对接，进而将各系统的档案数据有效流转到档案系统，更进一步保证档案管理的规范性与高效率。第二，虽然档案电子化是新成立档案科室之后的一个重要工作方向，但要注意不能只注重收集电子档案，而忽视电子档案的安全性与可读性，因此，需要加大力度监控各业务部门的电子档案生成，以使档案安全性和可读性更高。第三，在如今信息化时代下涌现了许多先进技术，科室档案管理人员在展开实际工作时，应有意识运用云计算等新型技术，借助云计算既能有效存储资源、做好按需分配、动态扩展计算资源，又能支撑大量数据的处理，进而良好满足科室不断发展过程中，持续增加的档案数据量以及服务器高速扩容的要求，从而更好保证档案管理工作的科学性。第四，档案科室应注重构建业务协同平台，不能只将目光投入到独立数据库，还要重视构建档案备份中心，以使档案能够实现长期的可靠、安全。

2.4 构建人才培育机制，强化档案管理专业培训

在上述问题分析中我们提到，人才是实现科室档案高效管理的关键因素，因此，单位要注重人才培育机制的构建，不定期或定期组织培训活动，比如分享优秀档案人员经验、座谈会等，促使档案管理人员的信息技术水平、专业知识和业务知识掌握程度均得以提升，能够对传统和现代档案管理方式都熟练运用，进而保证科室档案管理工作能够有条不紊的进行。同时，可实行员工轮岗制度，也就是提供给员工外出学习、培训的机会，促进档案管理人员工作技能与知识的提升，能够在工作明确自己职责，以使档案管理工作更为高效地开展。此外，在注重现有人员培训的同时，在条件允许的情况下，也要加大外部人才的引进力度，招聘更多年轻有活力，信息技能运用熟练，且具有档案专业知识的综合型人才，为科室档案管理队伍注入新鲜血液。

2.5 坚持与时俱进，合理开发利用档案资源

档案科室在之后的工作中，要保证档案管理水平，发挥出科室所具有的作用，就需要始终坚持与时俱进的原则，合理利用现代信息技术，构建电子档案管理系统，结合类型不一的档案，构建多类型数据库，以达到分级式收集与集中式管理的目的。只有通过业务关键词，档案人员就能完成档案的快速查询。需要注意的是，这一系统管理功能要满足跨平台及跨部门检索，做好操作和管理权限的设置，从而提高档案管理信息化程度。在建设系统时特别要注意设置和完善以下功能：

一是，信息收集功能。收纳所有档案资料于归档库，自动生成规范的电子文件与档案条目，从而给档案管理人员的资料归档、校对提供便利，且有利于后期档案的管理利用与移交；二是，业务管理功能。通过此功能可具体划分档案资料，然后利用树状管理结构进行分级管理，保证档案数据的录入、修改及更新等更具效率，特别是笔者所在科室，需要负责收集市人社局各业务处室的业务档案，更需要该功能来保证档案管理效率；三是，档案利用。在人员进行档案借阅时系统中能自动生成登记表，明确记录借阅人员的部门、件号、借阅目的和期限等，并且，系统会自动提醒人员到期归还。

3 结语

总之，在现代社会中事业单位发展面临着更多挑战，在此背景下，为了帮助事业单位实现可持续发展，很多单位都新成立了档案科室，但受限于时间、人员、资金等诸多方面的影响，在成立之初档案科室档案管理工作存在的较多问题，制约了科室作用的发挥。鉴于此，需要相关人员明确当前存在的各种问题，然后积极探索相应的改进策略，以保证档案管理工作能够高效开展，进而推动单位的持续发展。