安亚玲

（山西省晋中市体育发展中心，山西 晋中 030600）

档案是机关单位各项工作的真实记录，是其履行公共服务职能的重要依据，也是保证其有效运行的基础性工作。随着我国全面深化改革工作的不断推进，以及信息技术在档案管理工作中的应用和普及，机关单位档案管理发展取得了显著的成绩，为机关单位的内部运行以及服务民众作出了一定的贡献。但是，面临新时代下的新形势、新任务、新要求，机关单位在档案规范化管理方面还存在一些问题，这些问题导致了档案资源建设不合理，档案资源利用不充分，档案管理缺乏效率等等。针对此，机关单位的档案管理部门有必要积极认识当前形势下档案管理规范化建设的重要性，并从多角度着手推动档案管理的规范化发展。

1 机关档案管理规范化建设中存在的问题

目前，根据机关单位档案管理工作的现状，其中运行管理不规范的问题比较突出，具体表现为：第一，档案资源的收集不合理，资源获取不规范，影响了档案的整体质量。第二，档案服务不到位，各部门在借阅档案过程中缺乏规范性，导致档案资源整合效率低下，没有充分体现其服务价值。第三，档案管理安全措施不到位，例如纸质档案的防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防水、防高温、防有害气体等方面的基础设施建设不到位，档案存在损毁的风险；信息化管理系统存在安全漏洞，档案在录入、传送等环节常常丢失，这自然增加了档案管理风险。第四，档案管理制度建设存在漏洞。例如档案立卷归档、保管、查阅、借阅等制度不完善，档案工作缺乏运行的依据和章程，电子档案的建设缺乏管理实施细则，规范措施落实不到位。

2 机关档案管理规范化建设的策略

2.1 规范档案资源管理，夯实档案建设基础

档案是机关单位的重要资源，尤其是在大数据时代，其资源价值更加凸显。因此，在档案规范化建设中，机关单位应从资源管理的角度推进建档工作，提高档案工作的覆盖面，同时加强检查管理，确保档案资源的完整性。

在实际工作中，首先机关的档案管理部门应提高思想认识，根据相关规定，针对重点工作、重大活动、重大建设项目建立档案，整合资料，积极配合检查，以提高建档工作质量。其次，档案管理部门应规范档案收集管理工作。在当前信息化背景下，档案形式主要包括纸质档案和电子档案，在工作中，管理人员应该按照规定对重要会议、重大活动的纸质资料进行整理，并归档的电子文件、照片、录音、录像等材料，根据相关要求做好档案验收、存档等工作，这样才能提高资源整合效率，提高档案资源价值。最后，加强档案资源的整合，配合单位各部门的工作要求。例如机关单位可以根据实际情况建立以档案管理部门为主导、各部门密切配合的资源管理架构。这样可以有效促进档案资源的整合与共享，利用档案实现各部门之间的沟通与衔接，提高档案利用效率的同时也有利于各部门的协调配合。

2.2 规范档案服务管理，提高档案利用水平

档案是机关单位履行公共服务职责的重要依据。在档案规范化建设中，机关单位应从服务的角度出发，优化档案管理流程，提高档案资源的利用效率。具体包括：首先，积极推进档案管理的信息化建设，建立数字化的档案库，并通过搭建信息资源共享平台，建立信息公共查阅门户网站，实现机关单位的档案资源与政府公开信息系统网站的有效对接，推动远程利用服务体系的建设，提高档案服务工作的覆盖范围。其次，积极推进档案信息开发，挖掘档案资源的服务价值。档案不是躺在档案库中的“古董”，它应该成为服务机关单位、服务民众的“活信息”。因此在档案管理中，管理部门应重新认识档案资源，并利用规范化管理将档案变成各级党委政府决策的“思想库”，进而为民众提供标准、规范的档案资源。最后，推进数字档案的规范化建设。目前，大档案、大数据、大平台、大服务的理念逐渐渗透到机关单位的档案管理中来，而建设数字化档案也成为档案信息化管理的必然选择。机关单位应根据相关规定整体规划，统一部署、同步实施，完善数字化档案的归档、保存、接收、保存、备份等工作，以保证档案资源的质量，为线上服务奠定基础。

2.3 规范档案安全管理，规避档案管理风险

安全管理是档案规范化建设的重要内容，安全涉及档案管理的方方面面，也是保证档案管理质量，提高档案利用效率的关键。根据规范化管理的要求，在档案安全管理工作中，首先要从基础建设方面入手。机关单位应根据实际情况建设档案馆，并确保档案馆面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保；同时根据数字化档案管理要求，建设档案利用中心、信息查阅中心、电子文件备份中心等，并按照相关的规范标准运行管理，从基础层面规避安全风险，保证档案的安全。其次，加强档案的安全保密管理，落实数字化档案管理要求。在信息化时代，信息安全问题日益严峻，而机关单位应该从人防、物防、技防三个方面规避档案管理风险。例如严格根据档案的类型制定公开、发布、保密、审查制度，针对数字化档案的特点做好技术管理，完善档案备份保管体系，对涉密档案的查阅需要建立严格保密以及认证体系等等，这样才能及时堵住档案管理工作中的安全漏洞，确保档案长期可用、安全完整。最后，制定并落实档案安全管理措施。机关单位应重视档案部门的价值，并从防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防水、防高温、防有害气体等方面制定安全管理措施，监督各项措施的落实情况，提高档案安全管理的规范化水平。

2.4 规范档案制度管理，保障档案管理效果

健全完善的管理制度是机关档案管理规范化建设的基本保障。因此，机关单位应根据相关规定，不断完善档案管理制度。首先，加强组织建设，明确档案管理工作责任。机关单位应根据实际需要建设档案工作领导机构，明确设立档案室并指定专人负责档案工作，逐步实现档案工作规范化管理。其次，健全档案管理监督制度。机关单位配合上级部门做好档案检查工作，完善内部监督管理，针对档案损毁、丢失等问题及时追责，并做好补救措施，保证档案的安全完整。再次，完善档案管理的安全机制。机密档案泄露是档案规范管理过程中经常遇到的事情。在信息化管理背景下，机关单位可以利用系统平台建立安全机制，在线上或线下的保存与使用中，做好监督和风险防范，保证档案的安全性。最后，细化档案管理的各项制度，例如档案资料征集、鉴定开放、抢救保护、安全保密、数字化建设、利用服务、编纂、陈列展览、档案科研、教育培训、设备购置维护等，保证各项工作的经费支出，提高档案管理的规范化运行。

2.5 利用信息技术优势，实现档案的规范化应用

在互联网+背景下，信息技术在机关单位档案管理中的应用越来越普及，这为档案管理工作带来了新的问题，同时也提高了档案的资源化水平，促进了档案的规范应用。机关单位在档案管理信息化建设中，应根据档案资源开发与应用的需要，引入专业化软件，打造高效平台，提高规范化管理水平。

首先，加强权限管理。机关单位中的一些档案并不是任何人都可以随意借阅、翻看的，而在信息共享背景下，档案应用的风险也随之增加，因此，为了在日常管理中控制应用者的身份，则需要利用专门的软件进行权限设置。例如管理者可以利用系统功能，对管理分类授权，每一个分类进行单独设置权限，重点针对机密档案，进行访问权限的设置以及操作。利用阅读条目和阅读权限区分档案类型，保证档案的安全和规范使用。其次，建设档案搜索平台，实现档案精准定位，提高档案调取效率。机关单位日常工作繁杂，所涉及的项目档案的数目也是海量，例如一项业务开展到后期，管理人员想要找寻之前的档案资料，就需要与其相关人员进行沟通，并在海量的档案中费时费力。但是，在信息化平台的运行中，使用者可以通过关键词检索、全文检索、二次搜索、扫码检索等实现对档案的定位，及时搜集、整合档案信息，提高应用效率。再次，建设线上、线下相互独立与结合的借还体系。档案资料是机关单位开展各项工作的记录和依据，但在管理过程中，档案经常会出现被借用后，没有及时归还或者丢失等情况。针对此，专业的系统平台可以为管理者提供标准化记录功能，当使用者想要使用某个档案的时候，可以在线进入借用流程，流程同意后，使用者才可以在线上或线下取用，而这时系统的后台会记录这次借用的所有信息，其中包括借用人、归还的时间、用途、联系方式等，使用者如果没有如期归还，平台会出现红色警告信息，并且会通过短信、智能语音等加以提醒，确保档案资料的及时归还、规范使用。 最后，系统平台能够低档案资料进行分析统计，形成数据资源。系统平台会对档案的利用情况、利用明细以及利用安排等信息进行整理、分析，并通过模型直观展示某种类型档案使用情况，展现档案规范管理中暴露的问题，从而为机关单位的规范管理建设提供依据。

3 结束语

总之，对于机关单位而言，加强档案管理工作规范化建设是提高内部管理效率，提升服务能力的基本要求。目前机关的档案管理在资源获取、资源利用、安全管理、制度建设等方面存在诸多问题。针对此，机关单位应加强资源整合，规范档案服务管理，完善安全措施，健全管理制度，进而实现档案管理的规范化运行，支持机关单位各项工作的高效开展。