强化档案意识提升中学档案管理水平

2021-04-14刘爔元

卷宗 2021年2期

刘爔元

（黑龙江省农垦北安管理局第三高级中学办公室，黑龙江黑河 164021）

强化档案意识不仅仅对档案管理工作的开展起到重要帮助，同时校内教职人员也可以根据档案，得到有效的历史经验与参考资料，对提升工作效率、落实教育改革均具有现实意义，目前在我国大部分中学的档案管理工作中仍存在一定问题，需要针对性解决，使其能够在提升学校综合实力时发挥更多促进作用。

1 中学阶段档案构成及其管理特点

1.1 中学阶段档案构成

中学阶段的档案从其构成来说，涵盖了数据资料以及文字材料（包括表格）以及视频影音图片等，主要记录了学校内的重要事件，是珍贵的历史资料。主要由三个方面内容构成，并分别囊括诸多细小项目。例如以专业档案为例，其主要内容包括：教师教学计划与工作经验，日常教案与优秀成果等。档案材料的来源也较多，既有来自上级部门和机关的，也有来自校内实际教学和校务管理方面，还来自学生以及教师等不同方面。

1.2 中学档案的管理特点

中学档案的管理主要具有健全性、丰富性以及多样性的特点。这些档案资料，真实反映了中学教育历程与学校发展的，具有重要的历史资料价值。对于学校各级领导和管理人员来说，可以在提升决策有效性方面发挥重要的参考依据作用。以上级部门资料为例，它的特点是在整体占量少，但记录详细，归档记录手续健全，便于查找，管理更加高效。与其相比，占整体档案比例较大的校内档案（主要来自校务、管理部门和师生），这些档案真实性更强，对于促进学校发展会起到更多的帮助作用，反映学校进程能够更准确和更直观，但通常登记处理不够及时准确，管理难度较大。同时，因其来源途径多，内容广，格式杂，而且受到技术设施陈旧、档案专兼职管理人员综合素质需要提高等因素影响，管理效果不够理想。

2 提升中学档案管理水平应采取的主要策略

在这方面，应该从以下几个方面加以努力，打好提升中学档案管理水平的组合拳。

2.1 提升全员档案管理意识

中学的档案管理工作，都是由管理人员完成的，工作内容包括：收集、处理及整合归档。由于工作流程存在片面性和单一性，中学档案基本是收集归档后即束之高阁，档案很难为校领导发挥参考和借鉴作用，在一定程度上也使档案管理工作的标准化程度有所降低。鉴于这种情况，应该在全员提升档案管理意识上下功夫，并重点解决好当前存在的重视程度不高，意识不强，管理手段不足人员素质水平亟需要提高等不足。应真正通过提升全员档案管理意识，提升档案管理和利用水平，为领导更好地制定战略决策提供借鉴和支持作用。

2.2 提升管理人员队伍建设水平

人才是促进和实现社会各行各业发展的动力和基础。要提升中学档案管理水平，提升管理人员队伍建设水平是重中之重。要紧紧抓住当前中学中从事档案工作人员数量少，重视程度不足方面入手，做到合理化安排人力资源，使管理人员无论是数量还是质量上，都能满足档案管理工作的需要。同时，还要增强提升管理人员队伍建设水平的可操作性和针对性。通常可采取的方式有：加强管理人员的专业化培训，开展针对性专业技能培训，提升他们的专业化素养；织开展工作内容交流会，举办档案管理知识主题知识有奖竞赛；采取多种手段，加大优质人才引进力度，拓宽引进渠道；强化责任落实制度，做到将档案管理责任落实到人，实现行业更好地实现科学发展。

2.3 加大档案管理专项资金投入

从目前来看，有相当部分中学的档案管理工作存在着老、破、少现象。即：档案管理工作所用的设备老旧，档案库房基础设施不健全，专项资金投入不足等。特别是当前，现代化技术及设备已经在许多行业应用较为广泛的情况下，仍然有许多学校在档案管理上采用传统、老旧的手段，无论是档案的审阅、核查还是保存，都还在采用传统的手工方式，这是与学校的发展极不适应的。因此，这些学校应该切实加大对档案管理专项资金的投入，做到专款专用，引进先进的信息化设备，建立起完整的网络数据库（包括配套性检索平台），真正实现提高档案使用效率，优化多种功能，真正做到管好档案，用好档案，促进深化教育改革创新。

2.4 不断完善档案管理制度和绩效考核制度

与其他管理工作一样，要提升中学档案管理工作水平，不断完善档案管理制度和绩效考核制度，也是重中之重。而且，随着社会的不断进步，档案管理制度和绩效考核制度也应该是与时俱进，不断完善的。因此，要结合中学管理工作的实际，做好档案管理制度的持续性完善，做到纵向到底，横向到边，实现档案管理制度的覆盖，应收尽收，为更好做好档案利用打牢基础。在这方面，关键在于做到人人身上有指标，个个肩上有担挑，保证工作到人和责任到人。

此外，还要完善绩效考核制度，强化绩效考核工作。采取绩效考核模式的目的在于有效促进工作效果的提升。在档案管理方面，也可以采取这种方式。在制定档案绩效考核制度时，要提升专业化水平，需要由专业人员积极参与，并结合实际情况进行科学的制定。要做到这一点，应该根据中学档案的构成和特点，量化和细化相关指标，真正做到工作有目标，考核有抓手，先优有奔头，真正做到考核有标准、考核结果实现公平公正公开。

2.5 切实提升档案管理信息化建设水平

近年来，信息化技术已经应用于各行各业之中，如云计算技术、网络技术。提升档案信息化建设水平，需要以实现档案标准化管理为基础和前提。因此，它是一个渐进和逐步完善的过程，同时，还要以先进的信息化技术为主要手段。其主要应做到工作包括：引进和培养信息技术专业人才，制定符合本单位实际档案信息化管理规范并抓好其贯彻执行，将档案管理与信息技术相结合，通过网络这个载体延伸到相关职能部门，并应用先进的信息化技术（如云计算技术）做好档案管理优化等。