王萍萍

（莱西市教育和体育局，山东 莱西 266600）

民办学校与公办学校一样，都是教育体系的重要组成部分，它们的档案与公办学校的档案有着同等的重要性，同样是我国教育发展的见证，是教育战线上宝贵的信息资源，是民办学校的基石，同时也决定着民办学校的未来。加强管理民办学校档案，无论是对民办学校的发展，还是对整个教育体系的完善，都起着不可替代的作用，应当与公办学校的档案同等对待，采取同等的重视态度，用同等的要求和标准来管理。

现如今民办学校已经是我国教育重要力量，尤其是随着社会快速发展与进步，对各类人才的需求不断上升，这要求民办学校要不断提升自身的教育培训质量，为我国经济社会发展输送更多的人才。但目前普遍存在民办学校“重办学、轻管理”的现象，尤其是在档案管理方面，忽视了档案管理在学校建设发展中的重要性，以致于档案意识薄弱、管理制度不完善、档案管理人员业务素质不高等问题存在，进而阻碍了学生的建设发展，也无法为学校人才培养提供良好的服务。

1 民办学校加强档案管理的意义

对于民办学校而言，档案既是学校办学历史的见证，也是学校开展评估工作的重要依据。具体而言，民办学校档案记录了学校师生教育教学、科研教改、各项管理和活动等内容，是有价值的材料，也具有凭证和参考的作用，其中凭证作用是由档案形成特点及本身特点决定，因为档案是自然形成的，其保留了当事人的历史真迹，彰显了档案权威性，也反映了档案是确凿的真实凭据。而档案的参考作用，体现在档案记载了学校发展过程中的优秀成果，包括学校办学过程中办学理念、办学特色、办学质量等，也包括学校教育中的教育改革、教学管理、教学成果等各类信息，这些档案材料在衡量学校办学质量和管理水平上有重要的参考作用。从这一点可以看出，民办学校加强档案管理尤其必要。

另外，假若民办学校不重视档案管理，就会影响学校的诚信度。当民办学校出现档案材料不全面或丢失等问题时，必然会对民办学校经验总结、科学平台建设、教学规律掌握等方面造成影响，也会给民办学校应对各级领导检查及对外宣传造成不便，从而出现虚假陈述事实的现象，这并不利于民办学校的诚信度。与此同时，相比较公办学校，民办学校具有师资结构不均衡、学生来源低分数线的特点，使得民办学校与公办学校在教育规律、管理制度上呈现出不同。因此更加突出了民办学校档案管理的意义重大，具有不可替代的作用，毫不夸张地说，民办学校档案的缺失，会直接影响民办教育服务区域经济社会的发展，也会影响民办学校的健康发展与进步。

2 民办学校档案管理的现状分析

2.1 档案意识薄弱

由于受到市场经济发展的影响，使得民办学校在发展过程中，更注重投资收益最大化及短期内的合理回报。而档案管理工作属于一项长期积累才有回报的工作，因此使得许多民办学校对档案管理工作有所忽视，不愿意在这上面投入过多的人力、物力资源。具体表现为：有的学校负责人认为档案管理部门只是一个辅助部门，与学校的教学、科研及管理工作没有太大的关系，以致于档案管理意识薄弱，广泛存在档案说起来重要、做起来次要、忙起来不重要的现象；甚至有的民办学校并未设立专门的档案管理机构及专职人员，常常由学校办公室负责，使得档案工作边缘化，加之学校强调省事、省人、省财，所以档案工作普遍存在身兼数职、满负荷运转的现象。

2.2 档案资料归档不及时

目前许多民办学校档案管理中普遍存在档案材料不及时完整归档的问题。具体表现在民办学校职能部门及有关人员对档案工作的重要性认识不足，普遍认为只需要做好自身的工作便可，档案管理与自身工作关系不大，以致于许多档案资料不能及时有效的收集起来，向学校档案部门集中移交并统一归档管理。另外，有的部门领导为了方便自己使用，将应该上交的档案材料长期滞留在自己手中，而一些教师则认为自身的本职工作是做好教学和科研工作，档案管理是档案部门的事情，所以在档案归档时存在草率、敷衍了事的现象，以致于许多教学与科研工作中产生文件资料不能及时、完整的归档。

2.3 档案利用价值较低

档案利用较低也是民办学校档案管理工作存在较突出的一个问题。以民办学校的人事档案为例，根据相关规定，要求民办学校人事档案应全面反映出一个人在德、能、勤、绩、体等方面的情况，且要确保档案内容的真实性、动态性和机密性，但由于许多民办学校的档案管理人员不能及时针对教职工工作表现、德才能绩等内容进行归档和动态化更新，使得有的档案内容单一，除了个人学习与工作经历、思想政治面貌外，并无其他实质性的内容，甚至存放了好几年也无任何变化。这些问题导致民办学校人事档案真实性、全面性不足，进而使得档案利用价值较低。

2.4 档案管理人员业务素质不高

档案管理人员的业务素质水平直接影响着民办学校档案管理的成效。但目前民办学校的档案人员业务素质并不高。一是体现在档案管理人员变动频繁，且多数为兼职人员，身兼数职，在实际工作中容易忽视档案工作。加之新进人员对档案工作需要一个较长的熟悉和适应过程。在这些因素的影响下，许多文件材料无法及时规定，并严重影响了档案管理与归档工作的进度和质量；二是体现在现有档案管理人员并不具备良好的专业技能，本身档案管理工作就是一项技术性较强的工作，但学校现有的许多档案管理人员并没科班出身，且参加培训的机会较少，所以导致他们对档案管理工作抱有被动应付的态度，在档案收集、整理、归档等环节缺乏相应的处理技能，无法档案规范化管理的要求，还会给后续档案的利用带来较大的麻烦；三是档案管理人员对现代科技手段的运用并不熟悉和熟练，主要因为许多档案管理人员对学习现代网络技术下的电子归档技术缺乏积极性和主动性，仍然沿用传统落后的档案管理模式，当然多少也存在民办学校不重视档案管理的成分，在档案管理方面的投入不足，基本的现代化办公设备及软件系统缺乏，从而到档案管理效率较低，难以真正地发挥出档案管理工作的价值作用。

3 加强民办学校档案管理工作的对策

3.1 加大宣传，提高档案管理意识

新形势下做好民办学校档案管理工作，首先需要正确档案意识，这是做好档案管理工作的重要前提。民办学校负责人，应基于长远发展的角度，将档案管理作为学校建设与发展的重要内容进行，不断正确知识的档案意识，将档案管理与教学评估、学科建设等工作紧密联系在一起，切实发挥出档案工作的价值作用，为学校的发展壮大奠定良好的基础。与此同时，也要加大档案管理的宣传力度，让学校各个部门都能够充分认识到档案工作的重要性，并将其列入日常管理工作中，将档案管理工作的优劣作为各部门及教职工人员考核管理的重要依据，从而提升各部门及教职工人员的档案意识。除此之外，还需要不断增强档案归档意识，学校各职能部门要明确档案规范化管理的要求，并及时将具有保存价值的档案材料移交至档案管理部门统一管理，从而推动档案管理工作规范化、科学化发展。

3.2 完善制度，保证档案及时归档

为进一步推动档案管理工作的开展，确保档案材料的完整性，民办学校要加快档案管理制度的完善。首先是要建立完善的专职档案人员岗位责任机制，明确岗位职责与分工，转变学校各部门兼职档案人员各自负责的工作局面，形成档案材料收集、整理、归档工作一级抓一级、层次抓落实的局面，以保障档案管理工作有序开展。其次是要建立健全各类档案材料收集归档制度，结合《档案法》的规定，明确各类档案收集的范围、内容及方式方法，哪些档案需要归档，哪些不需要归档，各职能部门档案人员要做到心中有数，以保证档案的完整性。最后是要建立完善的档案管理监督制度，将档案管理成效与档案管理人员的利益挂钩，通过定期考核评比的结果，及时了解归档材料收集、整理、归档、查阅、安全等情况，对有突出贡献的档案人员给予相应的奖励，充分调动档案人员的绩效，从而促进学校档案管理工作规范化、科学化的开展。

3.3 丰富档案内容，提升档案利用价值

民办学校应在保证档案及时归档的基础上，不断丰富档案内容，以更好地提升档案的利用价值。以人事档案为例，由于现阶段民办学校采用的是聘用制，使得学校教职工的流动性较大，此时需要档案管理人员在人事档案管理过程中，与时俱进地进行人事档案资料的收集和整理，确保人事档案内容能够跟上教职工的动态变化。具体需要针对不同层次的人员实施个性化的人事档案管理，包括专业技术人员、学科带头人员、专门化人才等，以此构建具有个性化、专业化特点的业务档案资料，能够全面对人才进行综合评价，如此也能够避免出现人事档案“断档”的现象。同时，对于学校教职工档案，需要在工作表现、德才能绩等内容基础上，补偿合同档案，将教职工的聘用合同档案也纳入人事档案中进行管理，如此可有效维护学校和教职工的权益，也能为学校更好地对教职工进行考核提供依据。另外，还需要在此基础上，增设养老保险、医疗保险、公积金等与教职工个人利益密切相关的材料。不断丰富教职工人事档案内容，以后续更好地利用档案创造有利条件。

3.4 加强培训，提升档案人员素质

民办学校要想做好档案管理工作，加强档案管理人员的培训必不可少。首先，要增强档案管理人员的责任意识，确保其能够积极主动的做好档案工作。其次，要通过定期举办培训班等形式，加强档案管理人员的业务培训，对于新进员工，则要重视对其进行档案管理法规政策、业务知识、操作技能的培训，理论与实践充分结合，不断提升档案管理人员的业务能力和管理水平。最后，要提高档案管理人员的信息化水平，在确保档案管理硬软件完善的基础上，加大对档案管理人员信息化能力及计算机操作、网络知识的培训，使其满足信息化时代下档案管理工作的要求，进而提升档案管理工作的效率与质量。

4 结语

综上，提高民办学校档案管理的重视程度，建立完善的档案管理制度，提高档案管理人员的综合素质水平，可保证档案材料的完整性，这对提升民办学校教育品质及促进其发展壮大有着很重要的意义。因此民办学校要切实加强档案管理，针对实际档案管理中存在的问题，采取针对性的措施解决，从而促使档案管理水准迈上新的台阶。