唐保建

（昌乐县卫生综合执法大队，山东 潍坊 262400）

档案管理人员的个人素质直接影响着档案管理科学化的运行，二者从属因果关系，可以说档案管理人员掌握着单位公司机密核心资料，对单位的财务往来、应酬社交等经济状况都有着全面地了解。因此，需要提升档案管理人员的素质，只有这样公司的档案才能真正得到专业化的管理，科学化的管理体系才得以推行，才能让档案管理这个职位真正发挥作用，为公司的发展和上市作出贡献，一个好的管理体系不仅能够帮助公司合理规避风险，也能够提高公司工作效率，为日后发展前景做出合理规划，因此档案管理作用重大，需要引起公司足够的重视。

近几年新兴媒体的影响力在不断扩大，中国的网民数量在不断增加，这给档案管理工作提供了更多的渠道和载体，更是一定程度上改变了档案的储存、收集等多项工作。所以档案管理科学化、信息化是必然的发展趋势。只有推进档案管理科学化，才能够为相关的决策工作提供更有力的依据，才能够为决策执行工作提供更多的支持。

1 我国档案管理发展现状分析

1.1 档案管理人员缺乏责任意识，尸位素餐现象滥行

先今档案管理人员大部分认为这个职位是个闲职，只需要坐坐办公室，将一些资料账目分门别类放好即可，也不需要过脑子动心思。这种缺乏责任意识的行为无疑是不符合档案管理人员的专业素养的，这种思想直接导致了尸位素餐现象的滥行，档案管理并不是简单的文件整理，而是要将公司现有的信息系统化全面化的进行整合归纳，为公司日后的业务规划留好历史记录以及参考文献，在公司遇到问题时能及时提供案卷依据，帮助公司合理摆脱风险。因此档案管理人员需要重新审视职位本身职能，转变自己的工作意识。

1.2 管理人员未有过硬素质，个人水平有待提升

空有对岗位的一腔热情还不够，还需要过硬的专业知识来做理论技术支撑。大多数档案管理人员为公司年龄较大的文员，而其本身也没有经过档案管理相关的专业培训，个人的档案管理水平也仅限于普通的资料整理，不符合职位的实际需求，而没有过硬的档案管理人员素质也就难以实现档案管理的科学化了。由此看来，档案管理人员需要具备一定的专业知识，才能真正实现档案的科学化、效应化管理。

1.3 档案管理设备古老陈旧，难以推广科学化管理

当今信息管理技术体系日新月异，一些档案管理也应顺应这种发展大趋势，进行有效的科学化管理。而大多数公司的纸质资料大多是只是暂存在档案室中，并没有录入相对应的电子信息网站体系中，纸质资料日积月累会有磨损字迹损毁等现象，只是一味地将这些资料保存在古老陈旧的档案室中是无法推广科学化管理体系的。所以有关单位也应该及时更新档案管理系统，防止因为硬件设施的缺憾造成档案本体丢失。

1.4 档案管理人员缺乏服务意识， 工作态度恶劣

档案管理窗口可以说是面向公司全体员工的，即部门有需要均会来档案管理部门进行卷宗的调取以及历史记录的查找。而在这个过程中档案管理人员的良好服务意识是非常重要的，但由于档案管理这项工作本身就是枯燥乏味且琐碎的，这就导致很多档案管理人员缺乏耐心，难以用良好的服务态度来对待调取档案的人员，消极的应对上级安排的档案管理任务，无法真正做到仔细认真核对归类档案管理资料，工作态度恶劣，这都将不利于提升档案管理人员素质，推进档案管理科学化。

2 提升档案管理人员素质，推进档案管理科学化策略探讨

2.1 提升档案管理人员业务能力，定期进行专业培训

档案人员的业务能力不仅需要个人自己的上进与努力，不断学习实现提升也需要单位定期进行专业培训来提高他们的专业素质，档案管理人员有了专业技术的知识支撑，业务能力相对应的成正比提升，有利于推进档案管理的科学化，实现档案的有效管理与归纳。档案管理人员的个人素质代表着用人单位的整合归纳历史信息，对确立日后发展起着风向标的作用，因此公司也应该在档案管理方面定期投入一定的资金培育档案管理式新型人才，有利于公司日后进行卷宗查找，也有利于公司基于往期发展水平进行横纵对比，确立日后发展方向。

例如，在进行公司档案管理人员岗位安排过程中，公司派遣相关专业人员先对相关人员进行面试审核，向他们提出有关档案管理的一系列专业问题，以及设定一些突发状况为背景，考验他们的临场发挥能力，经过层层筛选与选拔，挑选出具有一定专业基础的人员。同时，单位为档案管理岗位专设活动资金，用于邀请有关专业技术指导专家对他们进行业务培训、派遣档案管理人员到外地进行实训提升等。通过这些切实有效的培育栽培型措施，实现了有效完善公司档案管理体系，逐步推进了档案管理科学化。

2.2 更新换代档案管理设备，推进档案管理科学化

好的档案管理体系离不开高新技术的支撑，及时更新换代档案管理设备，对于推进档案管理科学化有极大的促进作用。公司要重视档案管理设备的使用度与实用性，不能在档案管理方面为了节省经费而忽略更新，只有这样才能使档案管理进程得到有效推进。公司可以有属于自己的一套信息管理系统，在先进档案管理设备的加持下能够真正实现科学化管理档案，同时采用先进的档案管理设备也能起到节省人力的积极作用，先进的设备管理档案相比较于工作人员也能减少误差，提升工作质量与效率。

例如，在公司进行档案管理过程中，基于对更新换代管理设备的考虑，我们公司通过定期检查档案管理设备，注意到了我们公司的档案管理设备过于陈旧，及时购进了高新技术的档案管理设备，在节约了人力的同时也大大提升了我们公司的档案管理效率，真正做到了实现智能化有效管理，让管理体系更完备更多维方式多样，活化了公司档案本体，在管理的同时也能对已有数据加以总结同时进行预测，真正实现了档案管理科学化，完善了档案管理体系。

2.3 建立奖励绩效机制，激发档案管理人员工作积极性

公司人员不能一味地只能给公司劳作，适当地也需要一定的奖励机制来刺激他们进行工作。基于此种想法考虑，公司应该通过建立切实有效的奖励绩效机制，以此来激发档案管理人员的工作积极性，促进他们更好地进行档案管理工作，提高他们的管理档案工作效率，让公司的档案管理体系更加固若金汤，真正实现档案管理员的岗位价值。同时通过绩效奖励机制，促进档案管理工作人员内部的良性竞争，能够激发他们的工作热情，在工作中会更加投入付出更多的努力，精益求精，将工作做到极致。

例如，在进行公司人员管理过程中，为了提升档案管理的有效性，公司建立了有关奖励绩效机制，不仅刺激了档案管理人员工作积极性，让他们更加努力地工作，同时也提高了工作效率，完善了档案管理机制，更加科学化人性化。档案管理人员内部的良性竞争也极大地激发了他们的工作热情，在实操工作过程中他们充分发挥自己的管理优势对档案进行归纳管理，让公司的档案管理体系更加完备，对工作岗位的认知和理解也更加深刻，提升了公司对于档案管理的外在形象。

2.4 加强领导层面重视度，规范管理流程

光靠提升档案管理人员的单方面素质还是不够的，需要上级领导加以重视。上层领导认为档案管理部门是公司的重点部门，对该部门加以重视强调，员工才会上行下效，对该部门加以重视，提高工作素质，升华工作热情，深化岗位认知。同时档案管理也离不开规范合理的管理流程，因为档案管理工作本身的琐碎性与复杂性使得其需要细致的规范管理流程进行科学化管理，只有这样，才能真正实现科学化管理档案。

例如，我们公司上层领导为主体带动全员重视档案管理部门工作，将档案管理作为单位工作发展的基石，一切工作重心围绕原有档案数据展开，抓准市场风向指标，且根据档案进行切实有效分析，为日后公司发展规划大致方向。同时，规范化的管理体系也使得档案管理体系更加井井有条，在规范化模板下进行的档案管理也使得单位有了更可靠的数据依据，为公司日后的发展作出了更为有价值的贡献。

3 结束语

由于档案管理工作对于管理人员的专业性要求比较高，为了提高这项工作的科学性，提高管理人员的素质，就需要领导层重视档案管理工作。给予更多的政策和资金支持，引入现代化的设备、软件，积极推进信息化建设工作的开展，完善的管理制度，规范各环节的管理工作，细化管理流程，并组织管理人员接受业务培训，学习更多的专业技能和理论知识。

综上所述，提升档案管理人员素质、推进档案管理科学化，是现阶段我国信息化时代发展下应运而生的重要档案管理概念，既是一种意识、一种理念，同样还是一种态度、一种文化。提高档案管理人员形态意识，加强档案管理人员思想理念，将科学化档案管理态度、思想贯穿于档案管理实践中，强化档案管理人员积极性、自主性以及规范性的同时，提高了档案管理工作效率，对行政单位档案管理科学化发展起到了推进作用。