大数据时代档案工作的融合与创新

2021-04-14孙越肖平

卷宗 2021年21期

孙越肖平

（成都市城市建设档案馆，四川成都 610000）

目前，全国大多数单位都已开展电子档案接收和管理工作，以扫描形成的电子文件为主，在由双套制向单套制转型的过程中，企业的资金压力和管理相对来说较大，但是考虑到电子文件管理带来的企业信用和资质方面的加分，一些企业还是会积极融入向电子文件管理单套制模式转变。因此，需要政府部门搭建平台，一方面可以减轻企业开展原生电子档案管理的压力，另一方面，由政府统一部署、统一规划，电子文件管理的标准、计划才会更加有力地推进，档案管理水平和利用效率才能得以提高。故下文先简单分析了目前档案资料在开发利用方面存在的短板，然后在该基础上提出具体的档案资料管理利用的有效措施，以及新一代的档案数字化管理如何开展。

1 局限性

1.1 建设工程项目基本利用率不高

截至2019年底，全国各级国家综合档案馆馆藏档案82850.7万卷（件），全国各级国家综合档案馆开放13171.6万卷（件）档案，全国各级国家综合档案馆提供利用档案2100万卷（件）次，开放供查阅的档案仅占馆藏档案15.89%，而在开放的档案中能提供利用的件数占16.2%，纵观各馆藏档案利用率就更稀少，仅占馆藏档案的2.6%。目前档案资料在开发利用方面存在“档案死”、“人工慢”、“占空间”、“轻利用”四个方面的短板，导致多数档案仅留库房，不仅增加了保管成本，还不能体现其价值，服务经济社会发展及群众生产生活。

1.2 档案利用存在单一性，存、管、用“一体化”还存在一定差距

目前在实物档案管理中，由于档案载体种类众多，为了方便管理首先需要分类，针对不同的档案载体采取不同的管理方式。不仅工作量巨大，而且存在大量的重复工作，而且不同载体在材质上差异性对于管理工作提出高要求。如果沿用传统档案管理利用模式，很难形成体系化构建，可能导致归档不完整、管理利用模式混乱等问题。

2 智慧档案如何开展

2.1 档案数据基础向可视化转型

纵观目前档案存放类型来说，包括文本数据、图像数据、视频数据、音频数据。点即是将档案中重要的、关键的文本内容提取出来并数据化，组成多个、独立的文本资料，再将多个“点”根据提取的文本内容根据大数据的筛选比对进行分组，形成不同类别单元信息，不仅对于后期的成果利用方面也可以按类查找，提高政务服务效率，而且能够对不同类型的档案进行实时比对跟踪，更好地实现档案价值。“面”则是将事、企业单位部门归纳好的单元化数据进行大数据整合及利用分析，形成“点”、“面”、“线”之间的互通有无，形成多维度、可视化的数据档案。随着数据档案建设实践的深入开展，档案信息服务将成为关键和重点。数据档案建设应体现“以人为本，以信息为中心”的原则，将档案信息资源集中管理，简化社会用户对所需档案信息的查询、利用，并根据相应的规则向广大社会用户提供“一站式”服务。

2.2 档案数据发展向知识计算转型

目前，在档案查询利用方面仍使用传统文档查询方式，传统声像档案的采集设备与拍摄要求没有形成统一的规范，甄别声像档案环节薄弱，归档方式以单纯记录时间地点为检索关键词，编目的不规范且不及时进行后期分类编目，会给档案管理、储存、查询与利用、共享等方面造成困难。大部分档案只是将目录进行数字化处理，难以满足智慧档案馆建设要求。档案资源的高度共享是大数据时代特征，为了提高服务质量，在档案数字化管理中，构建完善的在线数据库，做好档案整理与分类，通过合理分类提高检索效率，同时结合单位特点及使用价值完成数据库建设，确保资源有效共享。对此，单位可以结合数据库档案利用频率将档案分别存储，利用率高的存储为近线数据流，利用率不高存储为离线数据流，从而提高系统空间利用率。

2.3 档案人才向数据管理专业转型

档案管理人员不仅需要具备档案业务知识，还需具有数据管理思维能力。档案部门可以通过“学习+研究+实践”相结合方式，开展专题培训，与数据密集型单位进行交流，从理论学习和实践体验中实现模拟态管理思维到数字态管理思维再到数据动态管理思维的转变，培养数据管护意识和数据伦理知识。再者，档案人员需从自身出发，应熟练操作系统、数据库操作等系统间衔接专业知识和技术，同时，档案单位也应积极鼓励馆内人员更新自身知识储备，主动学习新技术、新知识，共同推动档案工作新发展模式。