大型国有企业档案资源开发与服务模式创新研究

2021-04-14崔艳红

卷宗 2021年21期

崔艳红

（大庆油田档案馆，黑龙江大庆 163000）

1 档案资源开发与服务模式创新的背景

1.1 档案资源开发与服务模式创新是企业发展的现实需要

档案信息作为企业信息资源和知识资源的重要组成部分，是企业发展的核心信息资源，是企业参与竞争不可或缺的战略资源。大型国有企业作为采掘型企业，与其它类型企业相比，其科研、生产、经营过程中对档案信息资源的依赖程度更高。企业成立时间短的时候，档案数量少，利用也少，依靠“活字典”，依靠手工查找基本就能满足工作需要，而随着时间的推移，档案信息资源更加丰富，数量越来越多，“活字典”越来越少，而利用也越来越频繁，这种变化迫切要求档案部门为企业提供更加系统、更加全面、更加权威的集成化的档案信息服务。

1.2 档案资源开发与服务模式创新是档案工作自身发展的必然选择

当丰富的档案信息处于庞杂静止状态的时候，人们既无法详知其真实的存在，更不能建立依赖利用其信息的心理，这使得档案工作长期以来处于被遗忘被冷漠的状态。改变和提升档案工作的地位和声望，必须构建主动的、开放式的集成化档案信息服务体系。随着时代的发展和科技的进步，档案工作已经由过去的实体管理变为内容管理、知识管理，档案的收集、整理、保管等基础工作成了档案工作的一小部分，而大部分的更为重要的核心任务是档案信息资源的整合，也就是档案信息集成。同时，实现档案信息集成化，用集成化的档案信息产品替代原件提供利用，对档案原件起到了很好地保护作用，对档案工作的可持续发展具有重要的现实意义。

1.3 档案资源开发与服务模式创新是时代发展的客观要求

随着时代的发展，企业现代化、国际化程度越来越高，企业档案信息资源的信息属性与知识属性日益突出，企业档案的地位越来越高，作用无可替代。同时，企业对档案信息的需求呈现出多样化、高效化、个性化、专业化、知识化、集成化的特点。原有的靠来馆查借阅或靠网上数据库的简单查询检索的利用方式已经不能满足现实的需要，迫切需要运用数据挖掘技术等有效的技术手段，对庞杂零散的档案信息资源进行集成整合，从大量的数据中抽取有用的信息和知识，满足档案利用者对档案信息产品和服务的越来越高的要求。

2 档案信息集成遵循的原则

档案资源开发与服务利用是档案工作的宗旨，提高服务利用水平是档案工作的永恒追求。档案信息集成应当遵循三个主要原则。

完整性原则。首先是内容的完整性，即档案信息集成产品横向要涵盖各个专业领域，纵向要有各个层次、多种形式的档案信息产品；集成信息产品相互之间具有关联性，在逻辑上形成一个整体。其次是服务功能的完整性，即将分散的档案信息资源管理系统进行优化组合与无缝对接，建立起功能完整的新的统一的“一站式”的档案信息服务平台。

层次性原则：首先是集成产品的层次性，即根据需求，从不同的知识层次和不同的利用角度进行多维化的集成整合开发，形成多个层次满足不同利用需求的档案信息集成产品。其次是利用检索操作的层次性，即依托网络平台提供多层次的档案信息集成产品检索（如简单检索、复合检索和专家检索等），以满足档案利用者的不同层次的检索需求。

效益性原则：效益性是指档案信息集成产品具有方便快捷和可利用性，能够达到为利用者提供优质高效的集成化档案信息服务的目的。通过计算机软件系统智能查询则一键查到，效益相比书籍增强。

3 档案信息集成的有效路径

3.1 深化通用性编研，升级档案信息集成传统产品

1）深化大型国有企业年鉴编纂。从信息集成角度看，年鉴是上一年度产生的以管理类为主、声像类为辅的档案信息资源的整合。大型国有企业致力打造一个以公司年鉴为核心，以公司所属二级单位和成员单位年鉴为支点，以管理类、声像类档案为资源整合对象的现实版的综合信息集成群。在年鉴编纂过程中，突出石油企业特点，并且考虑到便于今后油田编史修志工作的需要，实现年鉴与油田志书的有效对接，做到栏目合理和相对稳定，突出核心业务，为修史续志奠定坚实基础。覆盖全油田的年鉴信息网络，不仅是年鉴信息的集成，更是产品开发的分工网络。

2）深化油田组织机构沿革编纂。组织机构沿革是系统记述企业的机构、职能、体制、人员、编制及其发展变化的史料型参考材料。编写组织沿革是一项复杂的系统工程，时间跨度大，涉及单位多。为了降低编纂工作难度，提高编写质量。所谓常规化运作，就是先编制方案和模版，通过文件形式下发到各单位，进行安排部署，对工作规范、进度和时间做出详细规定。在工作推进过程中，采取切实措施，加强业务指导。同时，每年进行沿革对接工作，待到一个周期后，再按照组织机构沿革的体例规范进行编纂出书。由此形成完善的组织沿革编纂工作机制。

3）深化大事记编纂。大事记作为年度大事要事信息集成，具有重要的史料价值。在方法上，坚持“日搜集、月整理、年整理汇编”，即每天搜集大事要事，分条记录，按日组合；每月按日期时序排列，构成当月大事记；每年按月份顺序系统排列组合，并对全年的大事记作通篇的文字修改加工和选材上的必要删补，构成当年大事记。在范围上，要求公司所属二级单位和集团成员单位按月编写大事记。在形式上，做到图文并茂，并向图文、声像并茂迈进。

3.2 加强专项编研，开发档案信息集成新产品

1）确立原则，制定规划。按照“统筹规划、循序渐进、安全共享、全面整合”的开发原则，通过统计分析档案利用情况、召开利用者座谈会、个别走访、电话征求意见、问卷调查等形式，围绕被调查者的兴趣偏好、阅读习惯、对档案信息的需求状况等进行调查分析。在此基础上，对全部馆藏档案进行梳理。根据需求调查结果和对馆藏的梳理分析，制定档案信息资源开发规划、档案编研总目录和专项编研指导意见。

2）项目管理，常规运作。项目管理，即将总目录所列项目全部分配到相应的单位或部门，由档案部门牵头，制定编研工作规范，每个项目开展之前都制定详细的项目方案，由具有较强实力的单位或部门具体承办，运作成熟取得经验后再在全系统推广。常规运作，即对体例框架相对稳定的编研项目，改变过去分阶段集中编纂的惯例，将其作为一项常规工作，常年续编，有效发挥了档案“资政、存史、育人、交流”的作用。

3）多措并举，建设队伍。首先，对档案馆内设机构和机构职能进行全面调整，设立专职部门负责通用性编研和专项编研。同时，各二级单位中心档案室也相应设立档案编研岗，为档案信息集成奠定组织基础。其次，在系统中大力开展岗位练兵活动，督促系统人员学习档案编研业务知识，提高系统人员的知识水平和业务能力。第三，根据编研项目进展情况，开展有针对性的业务培训和业务指导，帮助解决共性问题。

3.3 开展数字化编研，探索档案信息集成新途径

1）开发《大型国有企业组织机构沿革编纂查询系统》。通过对组织机构沿革历史信息、编制文件、任免文件的文档格式和行文规律等进行分析，确定关键信息的定位方法，采用自定义识别、数据挖掘等关键技术，准确提取目标关键字，实现多模版历史数据导入、直观树型结构展示和多样化的文档输出，最终建设一个既能够实现计算机自动编纂、满足组织机构沿革编研业务需求，又能够便捷、灵活查询、满足企业利用需求的计算机系统平台。

2）开展《大型国有企业档案信息集成管理与服务系统》研究。在取得《大型国有企业组织机构沿革编纂查询系统》数字化编研成功经验的基础上，为解决大型国有企业档案信息集成化管理与服务面临的问题，加快档案信息集成步伐。二是开发《大型国有企业档案信息集成系统》，实现计算机辅助编纂、审核、校对，实现年鉴等档案编研成果的半自动化编纂，在提高编研效率的同时，将馆藏管理类、声像类、荣誉类等档案信息，根据内容集成为各类专题，为企业生产经营建设提供集成化的档案信息利用服务。

3）搭建“一站式”档案信息集成化服务平台。档案信息资源开发的最终目的是为利用者提供优质高效的信息服务，而随着信息技术的发展，网络的普及，通过网络获取信息已经成为人们获取信息的重要渠道。为了适应这种形势，最大限度地发挥档案信息资源的使用价值，提高档案信息资源的利用率，大型国有企业档案馆以信息技术为依托，面向油田局域网用户，搭建了一个界面友好、信息丰富、方便快捷的“一站式”的档案信息资源交换与共享网络平台，初步实现了档案信息的“一站式”服务。可以说，“一站式”档案信息服务平台既是另一种形式的馆藏全宗，也是为档案利用者提供集成化档案信息服务必备的网络窗口。