陈 洪

（福建省港航建设发展有限公司，福建 福州 350001）

由于某国企单位的特殊性，办公室档案管理涉及的内容极为繁杂，并且办公室档案管理的效率对于单位正常运转具有很大的影响，因此就对办公室档案管理人员提出了很高的要求，但是某国企单位的办公室档案管理人员专业相关度较低，因此档案管理效率就比较低[1]。提高办公室档案管理效率对于提升该国企单位的各方面工作效率具有十分关键的意义。

1 办公室档案管理的概述

1）办公室档案管理的概念和特点。办公室档案管理主要是指办公室针对具有保存价值的文献进行整理，并将其装订成档案，防止珍贵数据丢失的管理活动。一般而言，办公室档案管理具有以下几方面的特点。第一，档案管理具有机密性。由于一些档案文件具有涉密性质，因此档案管理需要加强保密性工作，通过保密性质工作提升档案管理的质量。正因如此，档案管理工作需要加强安全性管理，通过安全性管理，提升档案管理的机密性，确保各项档案数据不会被随意泄露。第二，档案管理具有专业性。档案管理工作并不是一项随意性的工作，档案管理工作涉及许多不同的步骤和细节，具有较强的专业性，只有专业的工作人员才能够真正深入档案管理工作，非专业性的人员可能导致档案管理工作不是很理想。第三，档案管理具有时效性。任何一项档案在规定的时间内都必须加强管理，但是随着时间的不断推移，档案管理工作的时效性会逐渐的减弱，档案的重要性也会随着时间的推移而弱化。目前，许多档案都已经规定了档案解密期，一些档案在经过100年之后可以进行解密，因此档案管理工作具有时效性特点。

2）办公室档案管理的意义。第一，确保档案数据不会流失或者毁灭。由于档案具有非常重要的价值，因此加强办公室档案管理可以确保办公室的档案数据不会随意流失，可以提升办公室档案的数据的质量，可以确保各项档案数据不会随意毁灭，有助于提升档案保管质量。第二，提高办公室档案管理的质量。由于许多档案都具有非常重要的历史价值，办公室加强档案管理可以提升档案管理的质量，确保各项档案在需要时有证可查，以提升办公室自身的管理质量。第三，提升办公室档案管理人员的综合素质。在档案管理的过程之中，各项档案管理最终还是由人来管理，因此加强办公室档案管理可以显著提升办公室档案的管理质量，可以有效提高办公室管理人员的综合素质，使办公室管理人员具有更强的综合能力，可以胜任各种各样不同的档案管理工作，最终提高办公室档案管理的质量。

2 目前某国企单位办公室档案管理工作中存在的问题

1）对于档案管理工作不够重视。某国企单位办公室档案管理人员对于档案管理的工作并不够重视，绝大多数管理人员并非档案管理专业背景，而且往往都是招聘进来就直接工作，没有接受过专业的档案管理方面培训，甚至一些人认为档案管理就是将资料收集好保存起来就可以，对于档案管理效率和整个的单位事务运转之间的关系理解不够深入，从而导致办公室档案整理不规范、不易查找等问题[2]。

2）档案收集保存方式过时。随着计算机信息技术的飞速发展，很多国企单位都实现了数字化、网络化档案管理，但是某国企单位目前依旧沿用传统的纸质档案，纸质档案具有很多缺点，比如占地方、难以查找、浪费资源等，并且归类工作量比较大，工作效率低。在日常管理的过程之中，档案室的管理人员更加倾向于传统的管理方式，一些领导对于信息技术也不够重视，认为数字化的技术可能会导致档案数据丢失或者是随意泄露，认为保守的档案管理方式才能够真正确保档案的机密性，致使国企单位的档案保管方式相对落后，并没有跟上信息化时代的发展要求。但是，落后的档案保管方式也可能会导致档案资料的物理消失，容易对档案资料保管造成威胁。

3）档案管理人员专业程度低。因为某国企单位的领导对于档案管理工作的重要性认识不够，因此档案管理的人员也不够重视档案管理工作，通常档案管理人员都是随意指派，或者说由其他岗位的人员兼职，没有为档案管理设立针对性的职位，并且也不会对档案管理人员进行专业的培训，因此某国企单位的档案管理人员专业程度较低，档案的收集整理不能做到及时规范，甚至有时还会出现档案遗失的现象[3]。与此同时，一些档案管理人员缺乏必要的道德修养，缺乏必要的职业操守，在档案管理的过程之中并没有遵循职业道德规范，甚至存在着随意偷拍档案的现象，这是一些机密档案资料外泄，导致档案管理效率低下，甚至可能导致档案存在毁灭的风险。

4）档案管理工作缺乏系统性。某国企单位的办公室档案管理工作缺乏系统性，通常档案管理人员只是着手于当下的工作，对当下的档案进行收集整理，不会考虑如何才可方便后续的查找和存放，工作热情有限。此外，现在依旧保持传统档案管理的观念和模式，“靠”“等”的问题比较严重，容易出现档案归整不及时、档案内容遗失等现象，从而影响单位其他部门的正常运转。该国企单位由于其涉及的工作内容比较繁杂，因此其办公室档案管理工作强度大，难度高[4]。而通常档案管理人员只是将档案资料收集起来，不重视档案的系统性归置，并且开展档案整理相关研究内容水平有限，往往使得办公室档案不能高效使用。

3 提升办公室档案管理效率的方法

1）增强对办公室档案管理的重视。首先，某国企单位的上级领导要转变对办公室档案管理的看法，深刻了解办公室档案管理对于单位工作运转效率的影响，重视办公室档案管理工作，设置专门的岗位，聘请办公室档案管理相关专业的人员，提高办公室档案管理工作的效率。其次，要建立对办公室档案管理人员的培训制度，根据该国企单位办公室档案管理工作的特点，针对性地开展系统化的档案管理技能培训。聘请相关领域专家教授到单位为相关人员讲授最新的档案管理知识和方法，拓宽档案管理人员的视野，促使档案管理人员主动学习，从而提高自身的专业能力。另外，增强《档案法》的相关培训，定期开展《档案法》相关知识普及，可以以知识竞赛、演讲等活动，逐渐提升档案管理人员的法律意识，从而促使档案管理人员可以规范管理档案[5]。第四，奖励档案管理工作做得比较好的人员，并且邀请其开展经验分享会，讨论该国企单位档案管理工作目前存在的问题，对分析之后改进方法，从而提高档案管理人员的工作热情。在奖励过程之中，办公室不仅仅需要加强精神奖励，更需要加强物质奖励，通过物质与精神相结合的方式激励档案管理人员，以此提升档案管理人员管理热情，提高管理质量。最后，要加强“服务”观念的宣传，档案管理工作是为单位其他事务的顺利开展而服务的。可以从经济角度来分析档案管理的影响，从而进一步增强档案管理人员的服务观念，进而提升档案的使用率。与此同时，办公室还可以引导档案管理人员提升服务意识，要求档案管理人员写出服务心得，以此提高服务质量。

2）建设一支专业程度高的档案管理队伍。首先，某国企单位需要引进档案管理相关专业的高级人才。档案管理人员的专业性决定了档案管理的效率，因此有必要根据岗位的特点引进专业化的档案管理人才，确保档案管理工作的高效性。其次，要增强目前档案管理人员的责任心。办公室档案管理工作比较枯燥无味，通常做的都是别人难以看见的事情，因此就对档案管理人员的责任心要求比较高。所以，某国企单位极有必要增强现有档案管理人员的责任心，增强他们的法律意识以及责任感，培养他们默默奉献的精神，从而降低档案管理工作纰漏，提升档案管理效率。另外，要不断加强对管理人员的专业素养训练。档案管理工作专业性比较强，再加上现代的档案管理工作引入网络技术，因此提高档案管理人员的计算机应用技术是极为重要的，建设一支专业的档案管理队伍对于提升档案管理效率十分关键。最后，提高档案管理人员的职业道德操守。为了可以有效提高档案管理的质量，办公室不仅仅需要提高档案管理员的专业素养，同时还需要提高档案管理人员的职业操作，培养档案管理人员的职业道德，使档案管理人员可以胜任档案管理工作，最终提升档案管理的质量。

3）增加档案管理相关预算，完善信息化管理系统。随着计算机网络技术的飞速发展，该技术在提高档案管理工作效率方面具有极大的作用。而信息化管理系统的建设需要投入大量的财力，因此某国企单位应该积极寻求资金支持，增加档案管理相关预算，完善档案管理的信息化系统，促使档案管理电子化，无纸化，这样不仅节约了资源，还可以极大提升档案管理工作效率。比如说，将某国企单位档案管理信息化系统纳入政府信息化建设，资源共享，这样可以极大降低系统开发资金。或者说在软件的开发中，可以利用该单位软件开发背景人员优势，开发出适合于本单位档案管理工作的专业系统，从而提升该单位档案管理工作效率。

4）健全办公室档案服务反馈制度。由于办公室档案管理工作是为整个单位的运转而服务的，因此极有必要健全办公室档案服务反馈制度。及时掌握跟踪其他部门使用档案服务中存在的建议，能够极大地促进档案管理人员对档案管理工作作出改进，从而提高档案管理的效率。反馈内容包括档案的检索服务是否简捷快速、档案的分类是否正确、档案的传输保密性是否良好等，反馈内容尽可能比较具体，具有较强的可操作性，有利于档案管理人员完善档案管理机制，提高服务意识，充分发挥每一份档案的价值。通过良好的反馈机制，不断提高档案管理工作的先进性以及效率，促进单位其他部门的高效运转。

5）健全档案管理人员退出机制。为了提高办公室档案管理质量，办公室还需要建立档案管理人员退出机制，及时清退不合格的档案管理人员，及时提拔合格的党员管理人员，形成人员能上能下的流动机制，以此才能够真正提升档案管理人员的综合素质，才能够真正提高档案管理的质量。为此，办公室需要出台档案管理人员退出机制管理办法，明确档案管理人员的任职资格和退出前提条件，通过规章制度约束档案管理人员的行为，及时清退不合格的档案管理人员，以此提升档案管理的质量。

4 结束语

办公室档案管理效率直接影响单位其他部门的运转效率，高效的档案管理工作极为重要。对于某国企单位而言，办公室档案管理和每一个项目的开展都息息相关，因此极有必要提升办公室档案管理效率。本文从管理制度、人才建设、管理信息化、服务反馈等方面讨论了提升档案管理工作的方法，仅供国企单位以及其他相似企业参考。某国企单位必须与时俱进，加强国企单位档案管理信息化建设，对档案进行科学管理，从而提升档案管理效率，充分发挥档案管理部门的作用，从而进一步提升整个单位的办事效率。