徐海燕

（青海省畜牧兽医科学院（青海大学畜牧兽医科学院），青海 西宁 810016）

在科技发展的过程中，各个科研单位发挥了十分重要的作用，尤其是一些地方科研院所，为基础应用科学、前沿技术、共性技术等方面的研究贡献了巨大的力量，为区域发展和经济建设提供了更多技术支持。在科研单位建设的过程中，做好档案管理尤为重要。科研单位的档案管理具有综合性的特点，不仅档案内容复杂、种类繁多，而且具有一定的机密性，与员工利益、研究成果有直接关系。所以，必须要采取有效的管理措施，尤其要加强现代化建设，加强信息技术的应用，促进档案管理质效的提升，保障档案的安全性、全面性，为科研工作提供更多依据。

1 新形势下科研单位档案管理的意义

所谓档案管理，亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，是国家档案事业最基本的组成部分，也是具有保存价值的各种记录资料，包括文字、图片等多种形式。各个单位都应该重视档案管理工作，在日常工作中做好档案的积累和存储，根据具体的使用和保管要求进行分类整理，实现统一管理、有效利用。在档案管理的过程中，应该建立完善的规章制度，充分认识到档案管理对科研单位发展的重要性。档案并不是单纯的历史记录，而是丰富的经验财富，应该采用科学化、规范化的管理方式。一方面，档案管理具有凭证作用[1]。可以作为内容凭证或形式凭证使用。从广泛的角度来看，档案对国家、社会、个人的活动足迹进行记录，具有一定的保存价值，记录了人们在政治、科技、文化、教育等领域活动中的信息内容，通过各项信息的记载可以真实地反应国家、社会或某个领域的发展历程。以科研档案来说，可以通过档案了解科研的过程和进度，具有十分重要的作用。档案具有原始性的特定，可以作为形式凭证使用。档案产生的过程中，不仅可以记录人的行为、思想，还具有原始的历史标记、文件形式。例如，公文需要按照规范的格式存储，保有最原始的签字、署名等内容。尤其在科研单位，利用档案文件可以确定科研成果的所属权，对知识产权的维护有很大的帮助。

另一方面，档案具有参考的作用。档案为一手资料，内容真实客观，可以真切地留下历史痕迹，能够成为有效的凭证，也可以为各项研究工作提供参考。档案十分广泛，各个区域都会建立档案馆，公司、单位都会建立专门的档案室，用于保存重要的档案。如果在工作中出现问题，则可以通过查找档案的方式追根溯源、探索途径。此外，档案还具有记录的作用，有助于文化的积累、传承和保护。在科研工作中，档案管理可以为有序的工作提供基础条件。丰富的档案信息可以为科研工作提供更加丰富的服务内容，通过对各项技术资料进行整理、分类、编辑目录，可以促进技术防护、成果保护等工作水平的提升。不仅如此，各项科研档案也可以为科研工作提供参考依据，有助于科研单位的发展和进步，也能促进科研成果的进一步完善。

2 新形势下科研单位档案管理工作存在的问题

2.1 不够重视

科研工作的内容较多，需要消耗很长的研究时间，也有很多重大科研项目会分为多个阶段进行研究，所以项目的参与团队比较复杂，每个工作人员的思想观念、技术水平存在差异，所以对档案管理的重视程度不同。很多科研单位将重心放在科研工作上，忽略了档案管理的重要性。由于不够重视，所以工作效率低下，权责不够明确，影响工作质效的提升。

2.2 制度落后

在科研单位工作运营的过程中，往往要投入很多资源，包括技术、人力、资金等等。然而，大部分资源都投入在研究工作中，档案管理工作的投入资源较少，没有完善科学的档案管理制度，资料编辑、信息归档的效率低下，在管理的过程中甚至存在资料不全、信息丢失等情况[2]。一方面，移交保管制度不够完善，很多科研项目时间较长，由于交接不当，经常会出现资料丢失的情况。另一方面，权责不明，出现丢失情况后没有及时处理，造成档案管理工作出现更多漏洞。

2.3 人才匮乏

目前来看，很多单位都会设置专门的档案管理人员，负责管理科研档案，但大部分管理人员并不十分了解科研项目的具体内容，对专业知识、专项技术的掌握不够全面，在科研的过程中很难做好资料收集、档案归类等工作。不仅如此，档案管理人员本身对工作的重要性认识不足，没有完全了解相关的规章制度，所以日常工作常常缺少积极性。

2.4 归档不当

在科研项目档案管理的过程中，并没有对管理人员进行明确的责任划分，各个部门共同落实资料汇总工作，没有专门的部门或人员负责资料整编工作，一旦出现问题就会相互推诿责任，造成问题处理不及时。档案管理人员没有直接参与科研活动，只负责档案管理，所以在收集整理、移交保管的过程中难免会出现问题，很多管理人员甚至无法及时发现问题，这就很容易造成档案丢失、信息失真等问题。

3 新形势下科研单位档案管理工作的创新改进

3.1 加强重视，提高认识

在新形势背景下，科研单位发展迅速，各类科研项目在不断增多，档案管理的难度也随之加大。为了促进档案管理工作质效水平的提升，必须要先充分认识到档案管理工作的重要性，确定各个部门的职责内容，建立完善有效的责任制度和奖罚制度，促进各个部门、人员工作积极性的提升。档案管理部门应该发挥自身的核心作用，开拓档案收集的方式和途径，对管理人员进行规范管理，确保档案管理工作可以顺利开展、全面落实。应该做好同步收集和分类归档工作，加深档案管理人员对科研项目的了解，落实责任考核制度，对相关岗位上的工作人员进行严格的考核，保障档案内容和科研项目的规划、研究、落实、完成等环节达成同步[3]。此外，应该做好事前监控，严格监督和管控档案管理的过程，保障各个环节的顺利衔接和有效落实，避免出现档案丢失等问题。也可以建立项目法人制度，由法人承担核心责任，加强法人的管理意识，使其可以将档案管理工作放在科研单位建设运营的首位，确保档案信息的全面性、详细性和真实性，为科研单位的发展运营提供更多参考依据。

3.2 完善体系，改善质量

要确保档案管理工作的有效性，必须要建立完善的管理体系。科研单位应该主动创新和完善档案管理体系，积极应用现代信息技术，促进档案管理工作向规范化、信息化、智能化的方向发展。在科研项目审批阶段，应该明确科研项目的具体要求，然后建立专门的研究管理部门，为各部门、人员之间的协调配合奠定基础，确保各个环节的顺利落实。在档案管理方面，应该配备专门的管理人员。档案管理人员应该对科研内容、材料进行详细的对比和分析，掌握丰富的资料信息，采用科学合理的整理方式，然后将资料移交给科研单位的档案管理部门。做好沟通协调工作尤为重要，保障管理体系的科学性、合理性，为各项工作的落实提供依据。应该按照标准要求进行资料的收集、信息的记录，保障印章齐全、书写清晰，使归档分类的质量可以进一步提升。此外，可以加强信息化建设，采用信息化的管理方式。加强办公室软件和硬件的应用，不仅要配备性能先进的计算机，还要增加高速交换机、扫描仪等现代信息处理设备。与此同时，要构建科研档案网络信息化平台，丰富档案的数字化信息资源，实现数字化、网络化的档案管理。可以引进先进的技术，并且开发手机客户端，利用互联网和终端平台实现信息的实时共享。尤其在5G时代背景下，建立手机客户端尤为重要，利用手机客户端调取、存储、增删档案信息，为科研、档案管理等工作人员提供更多便利。

3.3 培训教育，建设团队

为了更进一步提升档案管理工作的质效，必须要建立一个专业的档案管理团队。为此，首先要做好监督和管理工作，制定详细明确的档案管理制度，确保档案管理工作严格按照规范要求落实。其次，要加强人员的培训教育工作，不仅要提升工作人员的档案意识，还要提升档案管理人员的专业技术、职业素养，确保文件收集、归档、分类、存储等工作可以顺利落实。可以采用信息化的宣传方式，不仅要建立电子档案资料库，实现云平台存档，还要建立各种社交账号，对档案管理工作进行宣传和推广。

3.4 加强监管，创新技术

在工作落实的过程中，促进各个部门、环节之间的相互配合尤为重要。对于管理人员来说，不仅要积极参与科研项目的落实环节，还要综合分析科研项目的内容、人员素质等多项因素，对合同、科研资料、文献报告等重要档案进行及时有效的归档整理。尤其在图纸、文件等重要档案交接的过程中，要发挥档案管理部门的作用，严格监督各个岗位的工作情况，确保交接工作的顺利落实，并且采取有效的加密手段，避免专业的科研信息被泄露。

4 结语

综上所述，在新形势背景下，加强科研单位的档案管理工作尤为重要。在实际管理的过程中，不仅要完善规章制度、提升管理意识，还要加强信息技术的应用，积极创新管理方式，做好各个部门、环节之间的相互衔接，保障档案管理的全面性、有效性。