卓豪人

（桐乡市第二人民医院，浙江 嘉兴 314500）

1 医院文书档案管理质量影响因素

1.1 前端：文件形成环节质量的影响

医院文书档案的前身是文件，文件质量如何会直接影响到后期文书档案质量，因此，文书档案前端控制至关重要。1）正文。医院制发的文件应该是处理日常医务管理公务活动，表达医疗机构及其领导者的管理意图，准确记载医院管理活动情况的依据，因此，医院文书档案具有查考、凭据等功能，而这一功能来自其档案内容本身的真实、准确，这就要求文件正文质量过硬。如果医院发布的文件内容记述不清、表达意图不明、管理活动记录不完整，等等，就会影响了文件内在质量。那么由文件立卷归档转化而来的医院文书档案便会失去了应用的凭证、查考和依据功能。2）文种。文件文种的性质和用途客观上赋予了文件一个能概括表明其性质、用途的统一规范。例如，办法、通知、决定、批复、公告、决定等，不同文种适用于不同行文场合，正确理解、使用文种不仅是机关高效管理的体现，也会对文件立卷归档后文书档案的质量。如把请示与函混用、将申请与报告混用等，影响医院文书档案整理和分类。3）体式。从体式上来看，医院文件包括结构、附加标记及格式等要素。医院文件行文有其固定、统一的体式要求，不得各行其是，更不宜标新立异。4）材料。医院文件用纸、字迹材料等也是影响医院文书档案质量的重要因素。首先是公文用纸。其质地是否坚韧、是否耐老化，规格是否统一（一般为A3、A4、B5等）等纸张的自然属性，是影响文件归档后质量的重要因素。……