陆娅琼

（云南华电金沙江中游水电开发有限公司梨园发电分公司，云南 丽江 674124）

数字文书档案管理系统，主要是融入了数字化管理的各项新技术与新功能。诸如：数据录入、档案类型自定义、档案共享链接、云端存储等功能，满足档案管理人员对档案的管理及利用的需求。现对文书档案数字化管理的必要性及突破，进行如下分析。

1 档案信息化建设

档案信息化建设是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。伴随5G、数据库、云端技术的升级，档案信息的数字化管理条件已经逐步完善。而信息化建设的发展，也是档案管理现代化水平的集中体现。若档案管理达到较高的信息化水平时，档案信息则能够完全依靠数字化文本存储信息，而数字信息即是档案源文件，也可被广泛地共享使用，是真正提高档案管理效率的高质量发展之路。

2 文书档案数字化管理的必要性

2.1 增强灵活性

早期的文书档案管理，均需要存储纸质办公材料。但是纸质文件最大的弊端就是很难灵活使用。如果仅存储纸质文档，很多资料又难以保存，诸如视频资料和音频资料等。而数字化文书档案管理，体现出更强的使用灵活性。数字化管理将文书档案进行扫描、校对、挂接、数据备份等一系列操作，所以数字化管理对增强文书管理的灵活性具有绝对优势。

2.2 提高便捷性

在纸质文书档案时代，检索查阅关键资料所需耗费的时间成本和人力成本非常高。尤其更需凭借档案管理员的大量精准记忆去查找文书档案，很难提高文书档案的管理效率，使用过程中的便捷性很差。……