谈电子档案对疾控档案管理发展的推动作用

2021-03-27郭翠月

中文信息 2021年5期

郭翠月

（湖北省枝江市疾病预防控制中心，湖北宜昌 443200）

档案资源管理对疾控中心的各项工作发挥着重要的参考价值，能够有效地提升档案资源的使用效率和利用价值，而怎样更好地管理档案资源成为现代档案管理工作中的重点问题。随着科学技术的不断发展，我国迈进了信息化时代，传统的纸质办公方式逐渐被线上办公替代，越来越多的单位开始利用计算机来进行资料的收集与整理，充分地发挥出计算机的数据处理能力，传输能力以及储存能力，很大程度上提高了档案管理的效率和质量。因此，加强电子档案管理的建设工作，可以实现档案管理工作的创新，还可以有效地推动档案管理工作的开展。

一、疾控中心档案管理工作的现状以及存在的问题

1.档案管理观念缺乏创新

疾控档案资料为疾控中心的各项研究工作提供基础条件，所以疾控中心的各项研究工作需要参考疾控档案资料。但是目前，我国疾控档案管理工作中还存在着许多的不足，主要的限制原因是受传统管观念的影响，许多档案管理人员缺乏对于档案管理重要作用的认知，没有树立正确的档案管理意识，对于档案管理工作的内容认知不清晰，重视程度不够。档案管理由于长时间没有进行规划性地整理和收集，呈现出复杂混乱的特点。另外，档案管理人员缺乏专业性，缺少档案管理技能和经验，不能科学合理地运用计算机技术进行档案管理，影响管理工作的高效性和完整性，同时也会影响疾控中心的各项研究工作[1]。

2.档案资料质量达不到标准

疾控中心以往的档案管理都是采用纸质材料，工作量较大，内容也具有分散性，不整洁且纸张规格不统一，管理质量一直得不到有效的提升，需要花费大量的人力资源进行档案管理工作，这种方式严重限制了管理效率的提升，同时资料无规划地存储，无法发挥档案资料的使用价值。除此之外，纸质资料长时间存储，会发生腐烂、破损、泛黄的现象，缩短了档案使用寿命，给后续的查阅工作带来困难。

二、疾控中心加强电子档案管理建设工作的重要性

1.提高疾病档案资料保存的便捷性

疾控中心收集的档案主要是包括各种传染病疾病、慢性非传染病、计划免疫、卫生检验等各类公共卫生的档案信息，能够为疾病预防和控制工作提供宝贵的参考价值。因此，需要完善档案资料的保存，纸质资料会随着时间发霉变质，并且在保存的过程中，避免不了使用现象，导致档案资料的破损或丢失，影响疾控中心工作人员的研究，缩短档案资料的使用年限。过去的档案管理工作，都是由工作人员进行收集和整理的，在整理的过程中，避免不了会出现各种错漏，给日后的档案查询工作留下隐患。同时，纸质资料的增加，对于储存空间的要求也逐渐提高，需要投入许多的人力和物力对档案资料进行管理。而电子档案管理的建设可以通过计算机对档案资料进行收集和管理，将各种资料内容保存在电脑硬盘中，并通过信息化的记录和计算，有效地防止信息的差错，节约储存空间，在对档案进行查阅时，直接利用计算机系统，提高查询工作的便捷性，很大程度上防止资料的破损和丢失，保证档案资料的完整性。并且，通过信息技术对档案资料进行收集和整理，可以减少档案管理工作人员的工作量，提高工作效率。

2.降低档案管理的风险和成本

加强电子档案管理建设工作，通过计算机技术对档案管理进行收集，整理和查阅，提高了档案管理的安全性和便捷性，避免数据资料的丢失和损坏，减少了纸张的应用，节约环保，降低成本，减少对档案管理的投入。

三、加强疾控中心电子档案管理建设工作的相关措施

1.创新档案管理理念

疾控中心要加强电子档案管理建设，首先就要创新档案管理的观念，摒弃传统观念，深刻认识到加强档案管理工作的重要意义，不断地提升档案管理水平。同时，要结合实际情况，完善档案管理制度，明确档案管理的具体方法。同时，要加强对于档案管理人员的培训工作，学习先进的档案管理手段，沟通和交流档案管理的经验，提高档案管理人员的职业素质和专业水平，加大力度建设电子档案，保证档案资料的完整性和有效性[2]。

2.加强档案管理的信息反馈

在实施电子档案建设工作中，需要高度重视档案资料的使用率，并对档案资料管理工作的开展情况以及成果进行验收和总结，这样才能发现管理工作中存在的问题，并针对问题采取有效措施解决。首先，档案管理人员要对档案资料的查询使用做好记录工作，并统计使用后的积极效果。其次，档案资料使用人员可以对使用感受进行总结，并对于电子档案管理工作提出意见和建议，促使管理人员改善管理工作中存在的问题，提高档案管理水平。