（单县人力资源和社会保障局，山东 菏泽 274300）

一、档案信息化的内涵及其原则

档案信息化是指在档案管理工作中全面加强信息技术的应用，通过信息技术实现档案的管理工作。主要包括两个方面，一个方面是对现存纸质档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为数字化档案资源；另一个方面是通过信息技术实现对数字化档案资源的管理和利用，由传统的纸质档案管理转变为以数字化信息为基础的档案材料并做好保存，并向社会提供利用服务。

档案信息化作为档案管理的新模式，具有其独特的优势和特点，因此，在档案信息化管理过程中必须要坚守其工作原则，坚决避免出现各类影响档案安全的不利因素。综其原则，主要有两点：一是规范性原则，在对纸质档案进行数字化的过程中，必须严格按照档案数字化加工标准和规范来操作，既要保持现有纸质档案的安全无损，又要保证数字化成果的质量，确保数字化档案的齐全、完整、清晰、规范，确保档案信息资源符合国家标准；二是安全性原则，档案安全是数字化档案不同于纸质档案的主要特点，实现档案信息资源的有效利用，必然会建立局域网等方便档案资源共享，但限于当前网络的脆弱性和黑客技术的发展，给档案信息资源安全带来极大威胁，因此，我们要加强网络安全技术的研发，充分保障档案信息化资源的安全。

二、推行档案信息化管理的重要意义

在任何一个机关事业单位中，档案资源都是重要的资料之一，档案管理工作也是重要的一项工作之一，给单位的各项工作开展都能提供有力的发展参考[1]。但随着机关事业单位档案工作的规范化开展，档案收集工作越来越好，形成的档案资源数量也越来越多，在仍然采取传统档案管理模式的情况下，单位的档案管理工作则会带来较大压力。因此，积极推进档案信息化建设则是大势所趋，必然给档案管理工作带来较大的便利。

一是能够提高档案工作效率。档案信息化管理采用计算机来完成，能极大地减轻档案管理人员的工作量，方便做好收集档案资源的登记和管理，大大提高工作效率，能减少档案管理人员在档案登记和管理中所耗费的时间，能带动档案管理人员的工作积极性，不再为繁杂耗时的档案管理工作而烦闷。

二是能够有效保护档案纸质资源。传统的档案查阅利用，需要对纸质档案进行翻阅，尤其是重复利用率高的档案，更是会多次翻阅和复印档案，由于档案都是装订过的，每次的手动翻阅查找和相关内容的复印都会给纸质档案资源带来损伤，不利于档案的妥善保管。

三是能够提高档案服务能力和水平。档案信息化管理过程中，最大的优势就是体现在档案的查阅利用中，档案信息化管理可以完美实现“一次投入、多次产出”的目的，只需要对纸质档案进行一次扫描加工，便可以无数次的查阅利用，通过检索关键词、年份等相关信息，能快速定位所查找档案，有效避免因人工查找不仔细等查不到的现象，尽可能地满足查档需求，提高了档案服务水平。

三、档案信息化管理面临的问题

随着信息化建设的推进，越来越多的机关事业单位开始了信息化建设，但是通过实践来看，仍有一些机关事业单位的档案信息化建设存在各种各样的问题，影响档案信息化管理的实现，归结起来主要有以下几个方面。

1.对档案信息化建设不够重视

在信息技术快速发展的形势下，实现档案信息化管理是档案管理工作的大势所趋，也是提高档案管理水平的有效途径。但是，在部分机关事业单位，尤其是一些基层单位的领导人员对业务工作关注较多，对档案工作不够重视，档案信息化管理的意识相对较差，没能在档案管理工作中投入较大精力和资金，仍沿用传统的档案管理模式。此外，档案管理人员也缺乏对档案信息化的了解，安于现状，不能积极学习新知识、掌握新技能，这都严重阻碍了档案信息化建设的进度，从而影响了档案管理工作的科学化发展。

2.档案信息化资金投入力度不够，基础设施薄弱

开展档案信息化建设必须有一定的软硬件基础，而这些软硬件必须有充足的资金做保障，然而，由于领导的不重视，在档案管理方面安排的资金较少，加之机关事业单位一般为财政拨款，没有其他收入来源，而有的单位资金又过于紧张，很难在档案信息化建设方面投入过多的资金，因此，大多数的机关事业单位便没有档案信息化建设所必需的设施设备，基础设施薄弱，制约了档案信息化建设的进程。

3.缺乏统一的标准规范和完善的安全制度

由于档案信息化起步相对较晚，国家档案行政管理部门出台的数字化档案的相关标准与规范则较少，目前仍缺乏统一的标准与规范，各机关事业单位也就没有相应的标准的技术流程，因此各单位在信息化过程中大多是从自身的实际出发，自行管理，无法做到全面协同发展。此外，还缺乏相应的安全管理制度，由于计算机操作系统和网络本身存在的安全缺陷，不仅硬件容易出现损毁现象，且操作系统和档案信息资源也容易受到病毒的侵扰和损坏，还容易受到不明网络人员的恶意攻击，给档案信息资源带来较大的威胁。

4.档案信息化管理人才不足

档案信息化建设和管理有一定的专业技术性，都需要专业的信息化人才来开展，但是各机关事业单位无论是人员招录还是人才引进都是为了满足业务工作开展，而很少为了档案工作而专门招录相关人才，加上现有的档案管理人员多是非档案专业，基本上为轮岗或者岗位调整而调入的，缺乏专业的档案信息化基础知识和业务能力，导致机关事业单位档案信息化管理人才不足，现有人员难以满足档案信息化建设和管理的需求，影响了档案信息化建设的速度。

四、推动加快档案信息化建设的对策

1.转变思想，提高对档案信息化建设的重视程度

各机关事业单位的领导要积极学习档案新业务知识，充分了解档案信息化发展趋势，转变思想观念，充分认识到加强档案信息化建设的重要性，将单位档案信息化建设提上重要日程，全方位支持单位的档案信息化建设工作，提供便利的条件，在单位逐步开展档案信息化建设，争取早日实现档案信息化管理[2]。现有档案管理人员也要加强档案知识学习，尤其是档案信息化相关知识，提高自身计算机操作水平和网络工作能力，为今后的档案信息化管理奠定好技能基础，并积极投入到档案信息化工作中，及时对档案信息化管理工作进行反馈总结，完善信息化管理工作中的不足之处，从而促进信息化建设更快、质量更好的发展。

2.加大档案信息化资金投入，加快档案信息化基础设施建设

纸质档案数字化是实现档案信息化建设的前提，信息化基础设施是实现档案信息化管理的硬件支撑，而这两项工作都需要有充足的资金保障。各机关事业单位要将办公经费向档案信息化建设方面倾斜，确保满足档案信息化建设需要。首先，要安排专项资金对现有的纸质档案进行数字化扫描加工，要确保扫描的图片清晰度和档案信息的完整性，并且及时、准确地对数字化扫描档案进行目录录入，为后续的查阅利用打好基础；其次，购买档案信息化管理所需的现代化设施设备来提高档案信息化管理水平；最后，要设计研发或者购买符合自身单位要求的档案信息化管理系统，以满足实际工作需要，并能有效避免档案信息资源失泄密现象发生，在实现档案信息化管理的同时，切实维护好档案资源安全。

3.建立统一的规范体系和完善的管理制度

只有建立统一的标准和规范体系，才能推动档案信息化规范化建设。因此，要建议各级档案行政管理部门在符合国家《档案法》的规定下制定一套符合地方要求的、统一的、标准的规范体系，以推动档案信息化建设顺利开展。此外，要积极建立一套科学、完善的档案信息化管理制度，用制度来规范和指导档案信息化建设，明确档案信息化建设的流程和技术规范，以确保档案信息化建设过程中的档案安全。

4.构建高素质档案信息化管理队伍

加强档案信息化人才队伍建设是做好档案信息化建设的根本，人才队伍的素质和能力决定着信息化建设的质量和速度。各机关事业单位要多措并举，加快人才队伍建设。一是要加强对现有档案管理人员的信息化知识和技能培训，积极派遣外出参加信息化业务知识培训，或者邀请专家来单位授课，提高他们的档案信息化技术水平和能力；二是要通过招考或者人才引进形式，积极引进既懂信息化技术又懂档案管理知识的复合型人才，扩充档案信息化管理队伍；三是要探索激励政策，提高档案管理人员的学习和工作的积极性，为单位的档案信息化建设贡献力量。

总之，档案信息化管理是机关事业单位档案管理工作的必然趋势，各单位要在信息化建设的实践过程中，积极吸取教训，总结经验，切实提高单位的信息化建设水平，使档案的价值得以充分发挥。