王昭琦 王笑寒 王梦婷

档案利用登记是档案利用工作的重要环节，通过利用登记可以准确掌握档案流向，检验档案收集是否齐全，准确的反应档案工作人员的工作量，有利于正确填报档案工作情况报表；通过对档案利用登记进行综合分析研究有利于掌握档案的利用规律，发现档案工作中的不足和薄弱环节，使档案的收藏更适于利用者的需求，为进一步做好档案工作提供新思路[1]11。本文通过对皖南医学院档案室档案利用登记情况的调查，发现存在的问题，提出改进措施，并对实施过程中可能遇到的障碍作出分析，提出合理建议。

一、现状

皖南医学院档案室成立于1988 年，目前留存的利用登记记录从1998 年开始。1998 年至2007 年，档案利用登记簿如图1 所示，其内容包括序号、日期、单位、案卷或文件题名、利用目的、期限、卷号、归还日期、借阅人签字、备注共十项。从登记情况来看，序号、期限、卷号这三栏都没有数据，这增加了档案借阅统计的工作量。案卷或文件题名一栏大都写得比较简单，根据所填内容无法准确找到所利用的档案。利用目的一栏大多数填写的是的是“查找”、“复印”、“参考”、“查阅”等没有实际意义的词汇，也有一些是空白，极少数记录可以真正表述出被查阅档案的利用目的。

图1 档案利用登记簿1

2007 年之后，档案室更新了档案利用登记簿模板（图2，见下页），一直沿用至今。登记的内容包括序号、借阅日期、借阅单位、案卷卷号或文件题名、利用目的、归还日期、借阅人签字、档案室经手人、备注共九项。……