记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分。所谓过程状态主要针对产品质量的形成过程和体系的运行过程，而过程结果则是指体系运行效果和产品满足质量要求的程度。根据记录的上述特性，记录在组织的质量管理体系中发挥着重要作用。

在记录过程中常见的问题

盲——记录的设置、设计目的、功能不明，不是为管理、改进所用，而是为了应付检查。乱——记录的设置、设计随意性强，缺乏体系考虑；记录的填写、保管收集混乱，责任不清。散——保存、管理分散，未作统一的规定。松——记录填写、传递、保管不严，日常疏于检查；记录达不到要求、无人考核，且丢失和涂改现象严重。空——该填不填、空格很多，缺乏严肃性、法定性。错——写错别字，语言表达不清，填写错误。

记录的设计和编制意义

1.记录的充分性和必要性。记录作为基础性和依据性文件，应尽可能全面地反映产品质量形成的过程和结果以及质量管理体系的运行状态和结果。为此，组织既要从总体上评价记录的充分性，力求使原始记录完整，同时又要对每一记录的必要性进行逐一评审和取舍，要注意并非记录越多越好，正确的做法是只选择那些必要的原始数据作为记录。

2.记录的真实性和准确性。真实准确地记载质量信息，才能为有效地运行组织的质量管理体系并实现持续改进提供可靠的依据。因此，在确定记录的格式和内容的同时，应考虑使用者填写方便并保证能够在现有条件下准确地获取所需的质量信息。……