成 震 青岛市教育装备与信息技术中心

在互联网时代背景下，网络工具为人们的生活带来了很大的便利，同样，在事业单位档案管理工作中，也要重视强化档案信息化建设与管理工作，以此来提供更加便利、安全、个性化的档案服务。笔者在日常档案工作中较为关注管理的优化与创新，文章主要是对事业单位档案信息化建设与管理方法展开深度剖析，希望对于我国档案建设、管理工作提供相应的帮助。

在事业单位发展期间，档案管理是一项重点、核心的工作内容，但是在以往的档案管理事务中，依然存在一些问题，很多事业单位自身的信息化建设水平有待提高，进一步让档案管理工作和信息化管理模式深度整合在一起。由此，事业单位需要强化信息化建设与管理工作，通过运用新技术、新方法、新手段，全面实现档案管理工作的优化与创新，用智能化工具取代人工操作，减少更多的人力支出、物力支出、财力支出，提高档案管理工作效率，展现出档案信息的综合价值。同时，一定要注重设立档案信息化安全建设体系，以此来保证档案信息的安全性和完整性。

档案信息化的建设与管理特征

在使用、查询方面较为便捷

传统的档案记录、存储方式，存在一些问题，有待改善和优化，在档案信息查询方面也不够便捷、及时，无法有效提高档案管理质量、效率。通过档案信息化建设、管理，在使用、查询方面较为便捷，构建科学的、有效的档案信息管理体系，为用户提供个性化、全面化的档案信息查询服务。同时，在档案的信息化建设与管理工作之中，事业单位各个部门查询到的信息也较为完整、准确，能够节省更多的人力、物力、财力，提高事业单位的经营和管理效率。

存储环境存在优势

事业单位中的很多档案信息都较为重要，一些涉密档案信息需要由专人保管，档案管理工作量较为庞大，工作内容较为复杂，会耗费大量的时间和精力。而在事业单位档案信息化建设、管理工作中，能够为档案存储提供优良的环境，防止出现单位数据信息泄露、流失的问题，让档案信息更加完整、准确。伴随着我国经济的飞速发展，单位对于档案信息化建设、管理工作提出更多新的标准和要求。在当前的档案信息化建设、管理中，一定要不断健全档案管理体系，通过网络设施，让档案管理结构更加合理化、系统化、完整化，增强档案管理工作的安全性。

让档案管理更为规范化

在以往的、老式的档案管理工作中，由于大部分的档案数据、信息都需要工作人员来填写和录入，但是工作人员之间的个体差异比较大，不同部门的工作人员在填写、审核档案数据信息的时候，存在一定的差异性，最终会影响档案数据信息中整体的内容和格式，无法保证档案数据信息内容、格式的规范化。由此，单位要借助于信息化手段来开展档案管理工作，能够让档案管理更为规范，方便档案信息、资源的统一管理，实现档案信息、资源及时共享。同时，在档案信息化建设、管理中，通过专人专岗的形式，让档案管理更为规范化、系统化。

档案信息化建设与管理的原则

全面统筹原则

在事业单位档案信息化建设、管理工作中，一定要遵循全面统筹的原则，基于统领结构层面做好统筹规划工作，对传统纸质档案资料进行转移，以往出现重复性的档案信息化建设工作，尽可能减少人力、财力、物力的浪费，围绕不同类型档案信息展开管理，重视旧档案管理模式向新档案管理模式的过渡，完善和健全组织制度，展现出档案信息化建设、管理的优势。

技术适用原则

在事业单位档案信息化建设、管理工作中，一定要遵循技术适用原则，让档案信息化建设顺利开展下去。档案信息化建设、管理需要以信息技术作为重要支撑，事业单位一定要选择适合本单位实际情况的系统软件平台，使用兼容性比较强的拓展接口，以此来全面拓展系统平台中的各项功能。同时，在档案的管理与建设过程中，一定要设定兼容性强的体系架构，这样方便日后新技术、新架构和新内容的融入，展现出档案信息化建设、管理的作用和优势。

安全、保密原则

在事业单位档案信息化建设、管理工作中，一定要遵循安全、保密原则，遵守《中国人民共和国宪法》相关条例，落实公民保密义务，明确涉密人员的权力与义务，最大程度保障档案数据信息的安全性与完整性。同时，在档案信息化建设与管理工作之中，一定要围绕“用户需求”来提供档案资料，保证原始资料的全面性、准确性，让全体员工适应档案信息化管理模式，提高档案管理工作质量和效率。

事业单位档案信息化建设与管理的方法

树立档案信息化管理观念

单位要想取得理想化的档案管理成效，需要树立档案信息化观念，让档案信息化项目能够顺利开展下去。通过在实际工作中的总结、调查可以发现，目前在信息化建设工作中，根本不能展示出一定的功能、作用与优势，档案的存储方式、管理方式较为落后。同时，目前单位中的档案管理人员呈现出分散化的现状，缺乏一定的主观意识和参与意识。

因此，一定要让档案管理人员具备较强的信息化管理观念，基于档案查找、档案借还、档案复制、档案传递、档案管理等层面，强化信息化建设，减少人力、物力、财力支出。事业单位要强化对档案信息化建设的教育、宣传，由上到下落实档案信息化建设工作，通过激励、沟通、奖励的方式，让员工深切感受到开展档案信息化建设的迫切性与重要性。

在档案信息化建设期间，单位一定要投入更多资金和技术方面的支持，加大基础设备投入，并且要聘请专业人士来负责档案管理与建设工作，相关人员不仅要具备档案管理的工作经验和专业的理论知识，还要能够熟练操作系统软件，这样才能够取得理想化的信息化管理成效。

除此之外，单位一定要重视对员工的监督与管理。用户需求是关键，员工需要深刻认识到档案信息化建设和管理的重要性，带动基层工作人员的凝聚力和积极性，为实现档案信息化建设贡献出自己的力量，这样才能够促使事业单位档案信息建设更好地发展。

强化基础设施的建设

只有做好基础设施的建设工作，才能够为档案信息化管理奠定扎实的基础。档案室通常是事业单位中的重要行政部门，在具体的档案信息化建设、管理之中，要及时更新或置换老旧的设施设备，更换已经有损坏、使用不便的资料库架，可以使用满足档案管理标准的带锁资料架，把一些涉密载体放置在带密码锁的文件柜之中。

在档案信息化建设中，要安置通风设备，配置专业的电子温湿度检测仪，以此来探测到档案室中的温度、湿度情况，确保档案室的温度湿度满足档案馆里的需求。同时，相关部门一定要结合自身的发展需求、业务需求，设定相符的档案信息化建设与管理系统平台，以此来满足长期档案信息化管理的标准需求。在档案信息化管理系统平台之中，一定要检测系统中的存储功能、计算功能、负载功能，注重档案信息化管理系统平台的日常维护，让系统能够顺利运行下去。

事业单位要保证档案存储格式与拓展借口之间的兼容性，结合用户、管理人员实际需求，对当前的系统平台进行更新与优化，为之后的信息转移、存储工作奠定良好的基础。除此之外，在事业单位的档案信息化建设、管理工作中，一定要重视软件、硬件管理，提升其安全性、利用率，对管理人员展开知识培训、知识学习活动，必要时要聘请专业的档案信息化管理人员，引入相关的密钥技术、防火墙技术，提升档案信息系统的安全性。

提升人员的综合职业素养

要想提升档案信息化管理水平，一定要提高单位人员的职业素养。档案管理人员无论在最初的档案信息化建设期间，还是未来的档案管理信息系统维护、使用期间，都是最为关键的，都承担着重点工作职责，因此需要全程化跟进。

事业单位要提升工作人员综合素质，才能够实现档案信息存储的创新，才能跟上时代发展的步伐，才能为企业、为用户提供全面化的信息服务。档案工作人员在日常工作实践、学习过程中，一定要积极总结相关的档案管理经验、技巧、方法，融入更多新想法、新技术、新内容。单位要强化对档案管理人员专业化的教育与培训，让相关人员学习行业标准规范，意识到自身工作职责的重要性。

同时，单位要定期开展培训考核管理活动，全面拓宽档案管理人员的眼界与思路，让每一位工作人员都拥有过硬的、专业化的档案理论知识，掌握新的技术和新的方法。事业单位要为档案管理人员提供提升、学习深造的机会，鼓励档案管理人员积极投入到学习进修活动中，并且给予资金、政策方面的支持，比如，学费福利、休假福利等，激发档案管理人员积极踊跃地投身到档案信息化建设中去。

除此之外，在日常档案管理工作中，相关工作人员之间要积极讨论与沟通，通过研讨会的方式，相互借鉴、相互学习，以此来提升档案工作人员的综合素养，掌握更多的现代化档案管理技巧、方法，更好地胜任档案管理工作，为档案信息化建设工作奉献力量。

设立档案信息化安全体系

在事业单位发展过程中，很多档案信息都是涉密的，如果出现档案信息遗漏、丢失和盗取的情况，会带来不可估量的影响。由此，一定要设立档案信息化安全结构体系，并提供相应的安全保障与支撑，以防止出现数据库损坏、丢失，以及档案信息泄露事件发生。

首先，在事业单位信息数据资料采集过程中，因为需要处理的信息资料数量较为庞大，需要把部分纸质档案信息转化为电子形式，部分单位由于档案室空间有限，会选择在就近单位存放，在此过程中，一定要区别存放非密档案数据资料与涉密档案数据资料。外包工作人员杜绝接触涉密档案数据资料，需要由本单位档案管理者亲自执行，做好对外包单位的保密资格审查工作，选择可靠的、专业的外包单位。

其次，在事业单位档案信息化建设、管理工作中，要设立涉密载体台账，重视账物相符工作，无论是档案的使用、销毁、保存、复制与制作，还是档案的传递、管理，都要符合单位的保密规定。在档案信息化建设初期阶段，对于电子设备的需求量比较大，相关的档案管理人员一定要及时维护电子设备，保证计算机主机封条的严密性、完整性，安装专业的计算机信号干扰器。档案管理人员不可以利用公共网络、家庭网络来处理涉密档案信息，如需携带外出的涉密档案信息，一定要得到相关保密部门审查批准，在带回单位之后，也要做好保密检查工作，以确保外带的涉密档案不被丢失，完整归还。

最后，一定要强化对档案数据库数据信息的备份工作，由专门人员来对电子目录、电子文献展开数据备份工作，不仅要打包存储备份数据，还需要定期开展数据恢复测试，尽力保证数据信息的完整性、完全性。

规范档案信息化管理标准

首先，一定要制定完整的档案信息化管理标准。档案信息化管理是一项持续性的、长期的工作，只有做好进程控制工作，才能让档案工作有序落实与推进。在正式开展档案信息化工作之前，要提前制定工作标准，并且要把工作标准清晰、完整地传达给相关人员，明确具体要求、标准。

同时，在档案信息化建设、管理工作中，如果出现偏差，一定要全面、及时分析原因，找到问题的源头，有针对性、目的性地解决问题，让档案信息化建设、管理工作顺利开展下去。事业单位要不断完善档案信息建设、管理制度，充分展示出档案数据信息的价值，为员工提供个性化的数据信息服务。一定要健全档案归档的制度，合理运用信息技术，让电子档案的管理更加灵活化、标准化、简单化以及便捷化，及时得到更新、补充档案信息，既要做好纸质档案归档工作，还需要做好电子档案归档工作，实现“双轨归档”，保证事业单位档案信息的完整性、安全性。除此之外，在规范档案信息化管理标准期间，要做好档案信息化管理、监督工作，杜绝出现任何的纰漏。

综上所述，在事业单位档案信息化建设和管理工作中，一定要高度重视，重视对于档案管理人员的教育培训，提升相关人员的综合素质。同时，事业单位要科学制定档案信息管理计划和相关制度，完善档案保密制度、保管制度，防止出现部分档案数据信息缺失和泄露的现象，保证档案信息的“双轨归档”，展现出档案信息的利用价值。同时，还需要做好基础设施建设，强化资金和技术投入，重视后期的维护工作，取得最佳的档案信息化管理成效。