医院文书档案管理的关键点与完善对策

2021-02-24苏敏

中国民商 2021年11期

苏敏

摘要：医院档案资料对医院来说是十分重要的，而其质量与完整程度受到医院档案管理水平的直接影响。医院文书档案管理水平提高，制度完善，管理规范，才能保证医院档案资料的完整与规范，才能保证医院的发展持续健康。本文阐述了医院文书档案管理的工作内容，针对文书档案管理的关键点，从建立保障机制，标准化工作流程，健全工作评价与考核机制这几方面，提出针对性的工作建议，以期能推动医院文书档案管理工作水平提升，实现医院健康有序的发展进步。

关键词：医院文书;文书档案;档案管理

医院在进行行政事务的管理过程中会留下一部分文书档案，这些文书档案记载了医院管理的重大事项，还对医院未来的发展起到重要的依据和支撑作用。医院文书档案还是医院未来进行战略决策和转型发展的重要信息来源，要重视医院的文书档案管理工作。醫院的文书档案是医院发展历史的见证者，也是档案管理中非常重要的一个部分。随着经济进步与医院向前发展，医院文书档案管理的作用越来越显著，医院的管理水平可以从其文书档案管理水平中窥见一二。医院文书档案的管理水平必须得到提升，这样才能促进医院的发展。但是，现在的医院文书档案管理还存在一些问题，医院文书档案管理能力不足，亟待我们去解决，为医院的健康发展和不断进步助力。

一、医院文书档案管理的工作内容

医院文书档案是非常重要的资料，是医院重大事件的记录者和见证者，通过分门别类的档案归纳整理，记录医院的成长历程。规范高效的文书档案管理能够提供可靠的经验与资源，促进医院其他管理工作的顺利进行。随着计算机的发展与科技的进步，无纸化办公成为了一种潮流与趋势，文书档案也逐渐转变为电子的文件与数据。但是，有些文本及图像是具有永久保存价值的，这些资料必须保留纸质文件。随着医院的发展，文书档案管理工作的复杂性和难度也随之增加。笔者根据在医院12年的档案管理工作来看，目前医院已经形成了集各类材料、科研、基建、房改、相像、会计、病案等资料的档案管理体系。作为一名档案管理工作者，需要清楚的认识档案工作的重要性，日常要做好文件、资料、会议等记录，并进行分类存档管理。

二、医院文书档案管理的关键点

（一）文书档案的规范性

在日常的工作中，医院的日常运营及管理都会形成大量的文件，但是并不是所有的文件都需要建立档案，只有一些有价值的文件才有留存的意义，因此，在管理文书档案时需要进行选择，不必要的文件就不需要归档整理。文书档案是具有一定效力的，在其检查、传递等方面都有非常严格的要求，文书档案管理也有规定，也需要规范的管理，只有规范管理文书档案才能提高管理效率。

（二）文书档案的完整性与系统性

医院在实际的工作与运营中会产生许多文件，即使剔除不必要文件，有保留价值的文件也非常多。文件的收集工作贯穿文书档案管理的全部过程中，就显得极其重要，文书档案收集程度及收集质量对档案管理的水平会产生直接的影响。而文书档案收集是否完整也是十分重要的一个部分，如正件附件、转发文件、原件、请示、批复等各种文件，只有保证收集到的文件完整全面，才能最大化的提升档案管理的可用性。文书档案不仅要完整，还要按照一定的标准进行系统归纳，各种不同类型的文件都要分门别类，避免文件相互干涉，这也是提升管理效率的一大影响因素。

（三）文书立卷的标准性

不管是对文件的收集，还是文书档案的整理、管理、调取利用等，都需要遵循一定的标准与规范。在对繁杂的文书档案进行归档时，需要让其统一，严格按照相关的规定制度进行收集与整理，鉴定;管理文书档案时，利用文书档案时也应该按照相关规定进行，如《档案利用制度》等，只有这样才能保证文书档案利用、管理工作更加规范有序，且不会出现问题;收集、利用、管理档案时，也要运用科学的方法，提升效率，提升文书档案工作的管理水平。

三、医院文书档案管理工作现状

（一）管理制度不完善，资料收集低效

目前，医院对于单档案管理工作并不够重视，没有考虑到管理制度的问题，导致医院在进行档案管理时，没有相应的制度和方法可以依据，从而导致档案管理效率低的问题，不利于档案管理效率提升。

（二）管理职责不明，管理方法不科学

对于档案管理工作，大多数医院都没有形成系统的管理制度，因此在人员管理方面也存在漏洞和不足，仅任命个别管理人员进行统一的管理，没有将管理责任分配到个人，这就造成管理混乱。档案管理也没有相应的追责规范，即使管理人员出现管理问题，也不对其进行追究，这些管理人员普遍没有掌握系统的管理方法，普遍依靠自己的管理经验，导致档案管理方法不够科学。

（三）医院档案管理意识不足

档案管理过程中，很多医院都不重视档案管理工作，没有树立起档案管理意识，下意识的忽视档案管理工作。在实际管理过程中容易出现档案管理资源挖掘不充分，档案利用率低等问题，这些都是由于医院档案管理意识薄弱。

（四）档案管理分散，管理水平落后

医院在发展过程中，需要一定的资金不断更新医疗设备，引进高端人才，那么应用于档案管理上的费用自然会被压缩。医院档案管理的硬件设备普遍已经使用多年，设备陈旧，经过多年的档案积累，医院的档案也早就超出了原有的管理空间，而医院的医疗用房也普遍不足，无法提供给档案管理工作更多的空间。目前医院档案管理普遍已经转变为计算机管理，管理人员也初步掌握了计算机技术。但是随着档案的增加，并没有进行技术创新，档案管理的信心花水平不足，档案收集不全面，导致管理工作整体水平较为落后。此外，目前医院的档案一般分科室进行保存管理，档案分散管理，不仅导致档案的重复保存和管理，造成人力资源的浪费，占用了大量的空间，还容易造成档案损毁丢失，给档案的安全管理保存带来威胁。

四、加强医院文书档案关键点管理的对策建议

（一）完善文书档案安全工作的领导机制

一是成立档案工作突发事件应急领导小组，负责在突发事件发生时决策、协调和实施对档案的抢救工作，加强档案安全工作的领导力量。应急处理办公室设在院办公室，对档案安全工作进行重点部署，将档案馆安全工作纳入档案管理的重要部分，实行一把手负总责、分管领导负直接责任的层次管理结构。

二是建立健全档案安全工作管理制度，明确划分档案工作人员的责任与权限，使档案管理工作的责任落实到具体岗位人员，日常工作有章可循、有法可依。在全院上下加强档案安全意识培养，强调“档案安全就是档案工作的生命线”，不断提高全院的档案安全意识，培养起档案工作人员的安全责任意识。

（二）建立文书档案工作的保障机制

第一，有效的医院文书档案管理保障机制的建立离不开对档案管理工作的重视。随着新医改政策的推进，医院除了要将管理工作的重心放在医疗技术与科研创新方面，还要注意建立健全文书档案管理工作的保障机制。完善档案管理制度，并将其纳入医院工作制度汇编中，做到文书档案管理的每个环节都有据可依，使文书档案工作人员的工作内容更清楚，岗位职责更明确，除此之外，还要注重信息化建设方面，引入管理软件，建立数据库，为文书档案的现代化管理创造良好条件。

第二，基础设施的建设也直接影响到医院文书档案管理的保障机制的建立。在硬件方面，设置专门的管理室，办公设施、温湿度计以及灭火器材等必备器材。针对档案室的防雨、防渗、防潮湿等情况进行全面的检查和维修，消除档案室的事故隐患。在软件方面，医院应该结合自身特点与需求，建立文书档案管理系统，并定期升级维护。实现档案管理信息化，提高档案工作效率，方便文书档案被检索、利用、调阅。此外，文书档案电子化也有一些需要注意的地方，如保密性、电子特征损坏，文书档案及时备份，秘密文件加密等。

加强对医院文书档案管理的重视，做到人力财力物力等全方位的支持，建立有效的医院文书档案管理保障机制，这样才能提高医院文书档案管理水平，促进医院持续健康发展。

（三）建立文书档案管理的标准化工作流程

想要提高医院文书档案管理的水平，一套管理工作的标准是不可或缺的。

第一，以国家规定为基础，结合医院自身的特点及需求，建立健全管理制度，并且制定详细规定，如档案归档、档案保管、档案借阅等。对于医院文书档案管理工作的标准，都需要详细制定，如文书档案的归纳方式、归纳格式、档案分类标准、索引规则、档案编纂标准等，保证文书档案的收集、整理、收录、归档、整理、借阅、销毁、保密、文档安全等各个环节都有标准的规则与制度，使得一切流程与环节有迹可循。

第二，紧盯制度的落实状况，坚持每年对档案进行一次系统化、规范化整理，以确保无丢失、霉变、退色、虫蛀、污损等现象，同时认真做好《档案借阅记录》等统计台帐。仔细检查文书档案的时效性，完成的文档及时整理归档，繁杂的文书档案需要鉴别重要与否，重点文书档案要有所标记。文书档案整理有的放矢，主次分明。归档的文件按照一定的标准与顺序，保证文书档案相互关联，尽量减少文书档案遗散现象的发生，降低文件的重复，提高管理效率。

第三，对档案管理人员制定业务培训活动。对档案的收集、整理、归档、移交、签定、销毁等过程进行培训学习，保证其工作严格按规定执行，建立问题沟通及反馈机制，发现问题及时上报并予以解决，确保档案材料安全。督促定期开展档案管理质量检查和安全检查，及时消除不安全因素。

（四）建立文书档案管理的工作评价与考核机制

医院文书档案管理为了使制度得到落实，应该建立切实可行的工作评价与考核制度。将文书档案管理工作评价与绩效考核挂钩，才能工作的积极性。

第一，建立切实可行的工作评价与考核机制，医院领导加强对档案管理的重视程度，将其纳入到医院管理的目标中，将其作为员工考核的一项依据，促进各个科室积极配合进行文书档案管理，才能提升管理水平。

第二，展开学习教育，鼓励员工转变观念，打破传统理念，树立先进的管理观念，建立服务意识、勇于创新、上下同心促进医院文书档案管理工作的进行。加强医院文书档案管理团队的建设，提升管理人员的专业素养与专业技能。

第三，完善档案工作岗位责任划分制度，使档案工作落实责任到人、措施到位。档案工作每个月要结合自身情况进行自查自纠，制定出切实可行的自我评价机制。定期开展档案工作外部监督检查，由领导带头进行档案案卷质量检查和安全检查，严格按规定进行工作奖惩激励，确保了档案管理工作的高效开展。

五、结语

医院文书档案是医院历程的见证者，也是医院办公室工作的重要组成部分。随着科技的进步及医疗事业的发展，文書档案的作用也越来越重要只有建立文书档案管理有效性的保障机制，建立其标准化工作流程，建立工作评价与考核机制，才能提高医院文书档案管理工作的效率，促进其管理水平的提升，推动医院持续健康的向前发展。

参考文献

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