巧用EXCEL清查盘点基层档案库房

2021-02-22郑慧

北京档案 2021年1期

郑慧

摘要：档案库房盘点工作是档案管理业务中一项基础又重要的工作，不仅可以清查馆藏档案数量，规范档案管理，还可以了解馆藏情况，提升档案服务。鉴于多数基层综合档案馆普遍存在设备落后、人员不足等问题，而盘点工作又需要花费大量时间、精力，流程烦琐，因此作者基于现状，结合实际操作，提出利用EXCEL办公软件补充档案管理软件的不足，以提高档案盘点效率。

关键词：档案档案管理库房管理盘点

档案库房盘点是指定期清点库房内实体档案数量，并与档案管理系统中的电子目录、扫描原文进行逐一比对，检查档案质量的过程。档案库房盘点工作的目的是摸清家底、纠正错误、规范管理、排除隐患，然而在基层综合档案馆，面对庞大的档案数量，仅靠人工盘点档案，耗时长、效率低、錯误率也高。而现代智能化档案库房管理中的RFID、ZigBee等电子标签技术的引入，虽可以大幅度提高档案盘点效率，但面对高额的前期投入成本，对于发展极不平衡的基层综合档案馆而言，短期内根本无法实现。如何寻找一种简单而又高效的档案库房盘点方法，笔者在对所在单位鲤城区档案馆2012年、2018年前后两次库房档案进行盘点时，发现灵活应用EXCEL办公软件有助于库房盘点，以期此做法对大家有一定的参考意义。

一、档案库房盘点工作的必要性

虽然盘点工作是一项兼具高强度与烦琐性的工作，需要花费大量的时间、精力，但通过定期开展库房盘点，我们不仅可清查档案数量，找出“错位”档案，规范档案管理，而且可以深入了解馆藏结构，构思馆藏资源建设，探索档案开发方向。

（一）落实档案实体安全的全面“体检”

档案安全是档案管理工作的重中之重，无论是日常管理还是定期盘点，其根本目的都是保障档案实体的安全。档案库房盘点工作不仅是对档案实体数量、档案目录、档案原文的清点核对，也是对库房环境、防护运行情况、档案质量情况的一次全面检查。通过盘点，我们可以及时发现实体档案是否有虫蛀、霉变、破损、保管不当、外借不归等问题，排除管理安全隐患，确保档案安全管理。

（二）规范档案排架管理的绝佳时机

近年来，随着档案工作现代化不断推进，基层综合档案馆基本实现了目录电子化、原文数字化。然而在这一次又一次的现代化过程中，档案实体进进出出库房，一次又一次被翻动，难免存在乱放、错放现象。定期盘点则可以找到“错位的档案”。同时随着业务档案的数量剧增、机构改革的进行，“提前进馆”的档案数量与日俱增，基层综合档案馆要结合盘点工作科学布局库房，充分利用有限空间，避免短期内频繁地倒架。

（三）发现异常数据的高效途径

档案管理的最终目的是提供利用。然而在档案分布式目录建设、档案原文数字化大阔步进行时，档案数据的正确性有待质疑，目录数据不完整、档案原文张冠李戴、档案原文缺漏等问题在利用中仍时有发生。这些问题在一定程度上影响了档案利用。因此我们通过定期盘点，可以找出错误的数据、遗漏的图片，完善基本的数据，更好地为群众提供高效服务。

（四）熟悉馆藏档案情况的绝佳机会

档案盘点工作由于工程量大，通常5年进行一次。这对于刚入职的新人以及档案窗口服务工作人员而言，是一次绝佳的熟悉馆藏的机会。通过参与档案库房盘点工作，档案工作者不仅能具体了解档案的实际管理模式，更可以从盘点中了解馆藏档案的结构、分布、特点等重要信息，对今后馆藏资源建设、规范档案管理、开发利用档案等都可提供一定的思路。

二、基层综合档案馆盘点工作中存在的难点

（一）高新技术普及不到位

如果有高新技术支撑，库房盘点会相对轻松愉快。比如图书馆界在较早之前就已经开始使用条码技术和便携式数据采集器进行馆藏图书盘点，现在更是利用RFID和ZigBee技术对库房进行全智能管理。纵观档案界，虽然也有提出了智能化库房管理，但由于前期的条码技术不普及，要一步到位实现智能化库房管理，不仅要投入高额设备经费，还需投入大量资金完善前期基础工作，对于多数经费捉襟见肘的基层综合档案馆而言，很难实现。

（二）现有软件落后

相对于先进的智能库房管理暂不可及，基层综合档案馆现行使用的档案管理软件所具有的盘点功能模块也相对不够完善，没有独立的数据核查模块。比如多数基层综合档案馆档案管理软件在目录管理方面没有办法自动实现完整性、准确性纠错；原文数据管理方面无法自动检出漏挂接、错挂接的原文。现有纠错模式仍需要人工在盘点时将档案实体与目录、原文一一比对，耗工耗时，还容易有遗漏。

（三）工作人员不足

基层综合档案馆普遍存在人员不足的问题，不只是一人要身兼数职，有时还经常被抽调到其他部门完成临时性的工作，因此要想利用较短的时间进行集中盘点存在困难。在实际操作中，档案业务人员、非业务人员都要参与盘点工作，但由于对档案业务的熟悉程度不一，部分人员难免只是简单清点数量而已，很难发现盘点中的问题所在。

三、灵活应用EXCEL进行档案库房盘点

虽然对于基层综合档案馆而言，智能现代化的档案盘点暂时无法实现，完善的馆藏档案管理系统也一时无法跟上，但笔者在长期的档案管理实践中发现，合理使用EXCEL可以有效补充档案管理软件的不足，让档案盘点操作更加高效、便捷。

（一）利用EXCEL建立各全宗台账

建立各全宗的详细台账，看似一件烦琐的事情，但其实详细的基础表格数据才是盘点的开始。一旦建立起各全宗详细台账，并及时更新，今后无论是进行大型盘点，还是平时数据查考统计，都能轻而易举地从中快速找到想要的信息。以笔者所在档案馆馆藏0023鲤城区民政局全宗为例（见图1），应用EXCEL建立各全宗台账时，要尽量详细，不仅要建立文书档案、专业档案、实物档案等各门类档案的详细表单，同时每个门类的档案信息表也要尽量罗列清楚。如文书档案要罗列年度、目录号、期限、起止卷号、档案数量、特殊情况备注字段；婚姻档案要罗列年度、目录号、类别、数量、来源、备注字段等。这样建立起来的全宗台账一目了然，可以有效补充基层档案管理软件在盘点、统计等功能方面的不足。今后再次开展盘点工作时，只要打印全宗台账表单，照表逐一核对即可，对盘点中有疑问的地方先确认表中是否已记录在案，避免浪费时间再考究一遍。而且细化的全宗台账有利于将盘点工作化整为零，按人包干几个全宗，自由支配时间逐个盘点，可有效解决基层综合档案馆工作人员不足的难题。

（二）利用EXCEL更新架标

无论是新进馆档案上架还是盘点中档案重新排架，都需要重新登记架标，打印标签。此时利用EXCEL登记档案排架情况，再利用WORD的标签批量打印功能，架标的更新工作就会变得轻松、简单。

1.利用EXCEL登记需打印的架标情况（见图2）。

2.结合应用WORD“邮件合并”功能，批量打印标签。在Word中制作架标模板，对标签尺寸排版，使用“邮件合并”功能中的数据链接，提取“架标登记表”中的数据，批量打印标签。具体步骤如下：打开Word文件[工具栏]—[信函与邮件]—[显示邮件合并工具栏]—设置文档类型工具—自定义标签—新建标签，在出现标签选项窗体中自定义标签尺寸。

（三）利用EXCEL部署档案排架预留空间

库房盘点一般不可避免要调整档案的排架位置，如果只是局部调整排架比较容易，但如果遇到大面积倒架，就要重新布局库房各全宗排架。重新布局库房排架则要考虑全面，既要预留足够大的位置给各全宗，又要合理、不浪费空间。因此利用EXCEL表格的数据计算、统计功能，根据近5年接收档案情况，预测未来10年或者20年各全宗进馆档案数量，可较好地设计出库房排架布局。如图3所示，笔者所在单位2012年库房盘点重新排架时设计的库房排架布局，虽然后来经历了2次到期档案大移交、3次機构改革部分单位档案提前移交，也基本实现了10年不倒架。

（四）利用EXCEL做好盘点工作的问题登记

盘点工作不仅仅涉及前期的实体盘点、数据比对、质量检查，更涉及发现问题后的问题整改落实。盘点工作中发现的一部分问题可以当场解决，但更多时候有些问题短期内无法马上解决，需要登记问题情况并反馈给相关部门，如目录著录、档案原文漏扫描等。此时利用EXCEL表格对盘点中发现需整改的问题进行逐一登记，就可避免遗忘，也可及时根据表格跟踪整改落实完成情况。

总之，档案库房盘点工作虽然耗时耗力，但它是一项重要的基础工作。相信随着档案管理软件的不断完善、智能档案管理的慢慢普及，在不久的将来，各基层综合档案馆也一定能应用先进的电子标签技术进行智能库房管理，让档案清点工作有条不紊地轻松进行。