工程项目招标采购管理的成本控制及其途径选择研究

2021-01-14王艳霞

科学与信息化 2020年36期

王艳霞

陕西榆林能源集团有限公司陕西榆林 719000

前言

经济全球化背景下的市场竞争尤为激烈，促使各个企业纷纷采用科学合理的采购管理手段控制工程项目成本，从而凸显成本控制在招标采购管理中的地位与优势。此外，由于国家进一步放宽了企业准入条件，投标过程中不断增加的有资质企业使得竞标难度加大，因此探究工程项目招标采购管理的成本控制及其途径，成为企业研究的重要课题。

1 工程项目招标采购管理发展现状

成本预算是工程项目招标采购管理加强成本控制的主要角度。一般情况下，招标阶段存在的众多问题会导致实际成本与预算目标不符，例如工程所需材料的市场价格发生变动、物资供应商信誉度不高等，都会影响工程投资成本，进而降低整体建设利润。此外，工程项目管理人员、采购人员、设计人员成本控制意识不强、招标采购计划与流程不完善、采购过程监督管理不到位等问题，会造成各部门之间信息交流不及时，使得成本控制出现偏差，进而导致企业资源产生不必要的浪费。

2 项目招标采购管理的成本控制途径

工程项目招标采购管理模式包括项目投资主体自采自购、EPC总承包、委托承包单位代采购、聘请第三方团队这四种模式。其中，EPC总承包模式较为常见，总承包单位会从全局角度出发，通过制定的系统、详细计划进行采购管理、质量管理、安全管理等，并对建设过程中的问题负全部责任，对降低工程项目招标采购管理风险具有十分重要的现实意义[1]。

2.1 利用全过程概念，强化成本控制意识

实现企业经营战略采购目标是工程项目采购管理的主要目的，从降低成本角度入手，采取一系列有效的质量、进度、预算等管理手段，从而凸显出工程项目高质量、高水平的特点，保障企业市场占有率的提升。因此，企业应积极利用全过程成本控制理念，将招标采购管理的成本控制延伸到工程项目建设的各个阶段，突出强调各部门员工成本控制理念与技能的增强，使得成本控制力度得到加大。在招标采购环节，充足的货源、较快的供货速度、较低的购货成本成为企业建设工程项目全新的利益增长点。与此同时，企业还应充分考虑工程项目建设全过程中可能存在市场风险，引导员工树立全过程成本控制观念，从而将招标采购阶段成本控制在合理范围。一般情况下，工程项目招标采购流程包括投标、竞标、采买、交付、检验，又可将采购管理的成本控制具体分为准备、实施与收尾三个阶段，每一阶段、每一步骤在工程项目中具有不同的侧重点，促使企业从整体成本控制角度出发，进而凸显出全过程成本控制观念的价值与优势。此外，切实加强合同管理对成本控制、风险控制具有十分深远的影响，能够有效避免项目建设资源产生不必要的浪费，应由采购人员对采购市场进行调查与分析，在保证物资质量可靠的基础上，提升工程项目建设的质量与水平，推动企业可持续发展的进程。

2.2 制定详细的计划，加强预算与成本控制

工程项目招标采购管理的成本控制需要详细、系统、完整的计划，这样才能保障企业整体效益的提高。首先，由采购人员采集工程项目建设所需的数据与信息，为造价预算工作提供可行的依据。其次，明确工程项目材料、设备的名称、用途、指标参数等，按照方案需求填写完整采购清单，确保采购工作顺利开展。最后，严格按照工程清单购买物资，在此过程中，需要与供应商做到有效的信息交流，以此保障招标采购的合理性，提升预算工作的科学性。为进一步降低成本、减少资金浪费，一方面，加强采购预算工作。首先，采购人员从工程项目实际需求出发，根据统一的资金使用标准对招标采购成本进行合理的评估；其次，对每一阶段所耗费的资源进行测算，明确各项资金的用途，避免造成资金以及工程建设资源产生浪费；最后，在相关部门的配合下，执行编制好的预算计划，并结合实际情况对计划进行适当优化与调整，部门人员需严格遵守系统、完善的资金使用制度，保障招标采购管理成本控制措施的有效实施。另一方面，加强核算管理。工程项目资金允许在合理范围内波动，要求财务人员严格核算各项资金的使用情况，注重部门之间的沟通与信息交流，保障监督管理工作的有效落实，为招标采购管理成本控制实效性提升奠定坚实的基础，实现成本控制的预期目标[2]。

2.3 分析采购大环境，合理选择物资供应商

采购大环境的变化直接影响工程项目招标采购阶段的成本，因此，采购人员应全面考虑工程建设材料在采购大环境中的变化信息，学会利用信息化技术了解物资供应商的基本信息，实现对市场信息的动态监控，以此确保采购编制的合理性。市场完善、系统信息机制的建立，首先，建立便于对比、分析工程项目的建设价格目录，以此实现成本降低的目的；其次，科学制定应对采购大环境变化的采购方案，以此实现对招标采购阶段成本的有效控制；最后，充分利用采购大环境，真正把控采购方与物资供应商之间的关系，确保企业自身把握较大的竞争优势，不仅有利于产品质量的提升，还可实现采购成本的降低，促进企业健康良性发展。与此同时，采购大环境中的供应商资质存在差异，需要严格按照规范标准对招标工作进行优化，避免资质不合格的供应商服务影响工程项目采购管理的成本控制。供应商资质的判断，需要结合国家相关标准以及市场声誉度进行评估，避免在物资供应中混入不合格的物资。此外，工程项目管理人员应定期检查建设所用材料的质量是否与招标文件相符，严格按照合同规定追究供应商责任，将自身效益损害降到最低，保障招标采购管理的成本控制实效得到充分发挥，为自身提高核心竞争力奠定坚实的基础，保证工程项目获得预期利润。

2.4 构建信息化系统，规范采购管理流程

工程项目招标采购策略可以理解为：从企业经营战略的采购目标角度出发，采取的计划、方案与措施。在市场机会的共享、新技术与新产品的开发、数据信息的交换与利用、市场风险的共担，促使工程项目采购方与物资供应商合作模式发生了改变，只有双方以信任作为基础，才能建立长效的合作关系[3]。因此，为避免供应商在竞争中、采购方在采购中出现过多保留信息的行为，通过建立信息化供需系统，真正实现信息共享，促使业界中的双方能够突破传统合作模式的局限，最大程度降低信息不对称度。工程项目采购方使用互联网技术能够在信息化系统以及平台中搜索到自己想要的信息，指导所需材料与设备的市场价格，极大地提升了招标采购管理的效率。物资供应商在接收到系统信息反馈后，在最短时间内对客户需求做出反应，有效降低供需风险，避免库存发生堆积。与此同时，信息化系统上通过统一的配送平台为采购方进行配送，有利于招标采购管理成本控制的加强。此外，采购方还可根据系统提供的信息定期分析市场变动情况，从而制定出科学合理的招标计划与采购执行方案。目前市面上常用的信息平台，可由上级单位通过内网系统对下级单位进行统一的大宗物资采购安排，并且采取线上招标形式，利用互联网平台、大数据技术完成招标采购管理工作。在招标采购过程中，应由专业人员细化采购文件、明确清单数量、落实文件审核工作、加强评标监督等，以此提升工程项目招标采购的透明度，真正发挥信息化系统的优势，为企业降低采购成本、规范管理流程、提高经济效益奠定坚实的基础。工程项目招标采购管理信息化系统如图1所示。