胡荣华

社会环境的日新月异给防震减灾事业的发展提出了新的挑战，作为防震减灾事业主要建设者的地震系统也面临着如何改革和突破自身瓶颈，实现创新发展的问题。正如唐太宗李世民在《旧唐书·魏徵传》中所说：“以铜为镜，可以正衣冠;以古为镜，可以知兴替;以人为镜，可以明得失”。发展之路的探索首先应从借鉴历史开始，只有这样才能尽量避免不走弯路，不入歧途。本文从最能真实地反映地震系统防震减灾事业发展的文书档案、人事档案和地震专业档案这三种档案资源门类入手，探讨三者在服务、促进和推动地震系统防震减灾事业中所起到的作用，以期为如何利用档案资源服务于防震减灾事业提供可供参考的思路和建议。

一、文书档案对防震减灾事业发展的服务作用

文书档案是地震系统各级局机关在处理公务性事务的过程中形成的档案，它既是地震系统行政管理工作的重要方面，也是地震系统综合工作的重要组成部分。科学的文书档案管理工作模式不仅有助于提高公文质量，健全公文流转机制，更有助于提高工作效率，形成良好的工作作风，还能服务于防震减灾事业的稳定和可持续发展。

文书档案是地震系统档案的“中枢神经”。从时间看，它“记忆”着地震系统组建、发展的全过程，从1969年7月19日在周恩来总理“团结起来，共同对地震之敌”的指示下成立的中央地震工作小组，到1971年按照国务院国发56号文件的要求成立国家地震局（由中国科学研究院代管），到1988年按照国务院国发5号文件的要求正式成立中国地震局（国务院直属），再到后来的一系列机构改革和职能变化，随之产生的文书档案不仅成为了地震系统发展的见证，更承载了防震减灾事业发展的历史意义。从内容看，它“存储”着关乎地震系统正常运转的每一条重要的上级指示和下级请示，无论是部门间的平行业务联系，还是办事人员个体查找资料，都要首先查找和参考文书档案。文书档案作为地震系统传递信息的“枢纽”，对防震减灾事业的各项工作都起到很大的服务性作用。它既可以为单位领导和职能部门提供科学的决策信息和依据，推进依法行政，保障工作顺利开展，又可以为单位办事人员提供参考和借鉴资料，提高工作效率和行政管理水平。同时，文书档案的记录作用还能约束和监督办事人员的公务行为，使其自觉遵守单位相关规章制度，降低违规违纪事件的发生概率。

二、人事档案对防震减灾事业发展的促进作用

人事档案是地震系统组织人事部门在进行人事管理实践活动过程中形成的档案，与地震系统的每一个人都息息相关，它记载和反映了个人的成长经历、德能勤绩和工作表现。对于单位来说，这些原始材料和历史证件是人事档案工作开展的基础，是考察提拔干部的重要凭证，是人事和分配制度改革的重要依据。对于个人而言，人事档案既是个人职业发展和职称晋升的重要证明，也是个人权益和福利的有力保障。

地震系统的改革和创新要靠所有地震人的共同努力，只有组织和领导“知人善用”，把每一个地震人都尽量安排在适合的岗位上，才能形成最优合力，在最大程度上促进防震减灾事业的发展。因此，“因事设岗，因岗设人”显得尤为迫切和必须。这就要求组织在设置岗位分工和培养选拔人才之前就对职工的个人经历和能力有足够的了解，而人事档案正是对一个人的综合信息有着最全面记录的载体，主要包括教育背景、工作经历、社会关系、政治素养和业务水平等。查阅一个人的人事档案就能对被查阅者有一个较为全面的认识，可以将一个人的现实表现和历史经历结合起来，从而获得对其更立体的了解和认识，以便确定其岗位或是否提拔。此外，基于对一个人较全面的了解，组织可以在工作中帮助其扬长避短，调动其工作积极性，引导其为单位和事业发展贡献自己的力量，还可以在上述利用人事档案开展人事管理实践活动中总结经验教训，不断完善地震系统的人事和分配制度。

随着社会和市场经济的快速发展，我国公民的权利意识开始觉醒，人们即将进入权利时代，对人事档案的利用需求必然与日俱增。人事档案中所记录的诸如工龄、工资、职务、职级等重要个人信息，对于办理个人事务来说是非常重要的依据，如果没有相关档案，可能很多手续和事情都无法办理。比如，这几年地震系统刚逐步完成养老保险改革，每一位在职和退休职工的档案都要通过审查才能完成这项工作，这其中人事档案的重要性不言而喻，人事档案的管理工作功不可没。此外，组织在选拔、任用和提拔干部以及个人进行职称评定和工作调动时，人事档案作为信证，对其的审查也是非常重要的工作环节。人事档案与地震系统内的每一个地震人的切身利益都密切相关，良好的人事档案管理能推动单位人事和分配制度的改革，而良好的、公平合理的人事和分配制度又能反过来促进单位职工充分发挥其主观能动性，激发地震系统实干创业的工作热情，使地震人更加积极地投身到防震减灾事业的建设中去，为地震系统的创新发展服务。

三、地震专业档案对防震减灾事业发展的推动作用

地震专业档案是在从事地震科研、地震监测预报、地震应急与救援、震害防御等有关的基础理论和应用研究、地震观测仪器研制和基本建设等活动中直接形成的具有保存价值的科技文件材料，归档范围包括地震管理、地震监测与地震预测预报、地震工程、地震对策、地震科学研究、基本建设、设备仪器、标准计量和环境保护及其他。地震专业档案对防震减灾事业发展的推动作用主要是通过对地震专业档案的开发利用实现的，主要有以下三个方面：一是地震监测与预报。地震救援工作需要开发和利用以往的处理经验才能在地震发生时对震级、震害、次生灾害等做出科学的判断，及时有效地制定和执行应急救援方案，开展灾后评估和恢复工作，为有效保障人民群众生命财产安全和开展灾后重建工作提供重要支撑;二是地震科学研究需要开发和利用以往的科研成果和經验总结才能创新发展提高科技成果转化效率。地震系统现已有一批成熟的科技成果转化产品投入市场，产生了显著的社会和经济效益，比如高速铁路地震预警系统，核电站地震仪表系统，水库大坝和大型工程建筑形变观测仪器，高层建筑地震监测仪器，桥梁和高层振动位移监测系统等专业设备仪器;三是防震减灾文化建设需要开发和利用以往的文件、照片、声像和实物等地震档案资源才能为编研出版科普宣传作品、开展科普宣传工作提供和丰富创作素材，通过对这些真实、直观、权威的档案资料进行深度挖掘和编研，可以让公众了解防震减灾工作，加深对防震减灾工作的认同感。比如，地震系统以“5.12”全国防灾减灾日、湖北省科技活动周、“7.28”唐山大地震纪念日、全国科普日、国际减灾日、全国宪法日、“4.15”全民国家安全教育日等活动作为宣传契机，在充分利用地震专业档案资源的基础上，创作出了许多高质量的防震减灾科普宣传文化作品，并积极开展防震减灾“六进”宣传教育活动，赴多地设立“楚震科普角”宣传点、开展防震减灾科普讲座，向公众普及防灾减灾文化、地震科学知识和防震减灾服务于经济社会发展的成果，使群众了解了防震减灾工作的内容和重要意义，提升了地震行业的影响力和公信力。

四、总结

随着防震减灾事业的发展，档案管理工作也必须与时俱进。档案虽“无声”，但我们要通过有效利用让其“发声”。运用科学化和现代化的档案管理工作模式，充分利用好地震系统的文书档案、人事档案和专业档案等各种档案资源为防震减灾事业建设和发展服务，为促进地震系统创新发展提供重要助动力。希望本文可以为如何利用档案资源服务于防震减灾事业提供有益参考。

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