宋丽娟

【摘要】本文立足于档案库房安全管理现状，挖掘库房建设、基础设施、管理制度等方面存在的问题，并提出科学可行的改造措施。力求通过科学设计库房、加强硬件设施建设、健全安全管理制度等方式，从防火、防光、防尘、温控等方面着手改造，可有效改善库房原本环境，提高档案资源安全管理质量。

【关键词】档案库房;安全管理;建筑改造     【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.36.047

档案库房作为档案资料存储和管理的主要场所，可为档案信息安全提供基本保障。近年来，社会经济迅速发展，库房内存储的档案资料类型更加丰富、数量增加、使用频率也随之提高。但在注重档案利用的同时，库房建设与安全管理常常被忽视，导致许多不良后果发展。对此，管理者应深刻意识到库房安全管理与改造的价值，根据安全管理现状，明确改造需求与内容，从库房设计、安保设施、管理制度等方面着手进行优化改造，及时纠正错误，填补漏洞，使档案安全得到切实保障。

1、档案库房安全管理现状

1.1库房建设或使用不规范

部分档案库房受经济条件、地理位置等因素约束，在建设初期没有严格按照相关标准修建，多以普通办公用房标准进行建设。近年来，随着档案数量逐渐增加、安全管理意识提升，原本库房的容量、安保能力逐渐无法符合新需求，加上日常使用不规范，存在许多安全隐患，主要体现在：没有对库房墙体进行加厚和隔热处理、库房与公共阅览室共用一个出入口，一旦突发安全事故不利于人员迅速撤离和档案抢救、库房内部没有设置防火分区，部分库房内堆放杂物，对档案安全管理带来极大不利影响。

1.2基础设施不完善

许多档案库房因长期缺乏资金投入，基础设施不完善，一些硬件设备设施老化严重，无法满足当前档案管理需求，使安全隐患发生率提升，主要表现为：许多库房的档案柜为木质材料，潜在隐患较大，且库房内只简单配备了灭火器，未设置自动灭火系统、防火防盗报警系统、闭路电视监控系统等等，增加了管理者库房巡视难度。同时，个别库房内未配备温湿度控制设备、空气净化器等设施，库房整体保管条件较差，进而影响档案安保质量。

1.3管理制度不到位

库房管理制度的完善与落实有助于档案安全保障与高效运行。但是，部分库房存在档案管理制度不健全、执行不到位等情况，在设备设施应用、库房巡检、清扫、人员出入等方面均没有相应的制度规定，导致设备使用盲目随意、效率低下，许多管理工作都没有严格按照规定实施，非库房人员也可进入其中，在一定程度上增加了档案信息泄露与失窃的风险。

2、档案库房安全管理改造需求与内容

以某市档案库房为例，该库房在1994年建成，库房总面积200m，共计收纳9个类型55个属类的纸质档案，共计16000余卷，还存储着3000余盒录音带、光盘等等特殊载体档案。在建设时单纯考虑到承载力问题，忽视了防火、防光、防尘等相关要求，为后续档案保管工作埋下安全隐患。进入新时期后，根据住建局要求进行安全管理改造，使安保设施充分满足档案管理需求，主要改造需求与内容如下。

2.1改造需求

本次改造首先要满足安全性需求，档案库房安全与从业者安全都要加强重视。档案库房应设置独立的防火分区，且各区域划分清楚，内部员工应有独立的进出通道，与其他人员区别开来。库房设计要满足防火、防尘、温控等相关要求，还要做好火灾、地震、恐怖袭击等防范工作，确保档案与人员安全。同时，还要满足发展性需求，为后续档案库房空间拓展留有余地，还要对库房中部分设施与功能进行相应调整，使其能够符合新需求。在有条件的情况下，还应尽量减少室内承重墙、电力通讯、给排水调整改造的余地。

2.2改造内容

为优化库房内部环境，使其充分满足相关管理规定，需要对以下内容进行改造。例如，为满足温湿度调整要求，可通过加强维护结构、减少窗户面积、安装外保温材料等方式实现;还可根据库房需求更新优化新的硬件设备，如中央空调、防火报警系统、防尘系统等等，还可引入高科技成果，如通信传输设备、网络设备等，使各类信息得到智能高效的处理。

3、档案库房安保措施改造有效措施

3.1科学设计库房，排除安全隐患

根据库房设计规定，针对建设与使用不规范的库房进行改造，使其满足档案馆建设标准，全面消除和预防安全隐患。针对普通办公用房改建的库房，应对墙体进行加厚与隔热处理;通过串通方式改造或者搬迁档案库房，增设备用出入口，便于突发事件情况下人员紧急撤离，降低档案损失;针对空间狭窄，档案架排列密集、无独立防火分区的库房，应对库房空间进行扩建，使其存储容量增加，并科学分布档案架，将部分档案搬迁到更适宜的位置，预留必要的防火分区，保障库房档案安全。此外，还要加强对特殊载体档案的重视程度，如磁带、光盘、照片等，这些特殊档案的存放条件与纸质资料不同，对空气温湿度、磁场干扰、灰尘等要求极高，在库房设计中应开辟独立分区，专门用于特殊档案保管，如设置玻璃架、防磁柜等等，避免此类档案消磁或受损，最大限度的保障档案安全。

3.2完善安保设施，加强硬件改造

为改善办公环境，在经过专家论证后，针对现有档案库房进行扩建，并加大资金在硬件方面的投入，使安保设施得以完善，涉及到防光、温控、防火、防尘等方面，力求打造出良好的办公环境，延长档案保管寿命。

3.2.1防光改造

在人類生存环境中光是不可或缺的因素，但确实档案资源的大敌。光线对档案材料造成的破坏具有客观性，在长期照射下档案内的有机材料变质，发黄变脆、灰尘密集，导致资源受损。对此，可建造无窗库房，使室内温度、湿度等指标变化幅度变小，该库房原本窗户的采光面积为56m，在改造过程中，将6扇窗户全部用空心砖封闭，为满足空调外机安装需求，只在北侧留一扇窗户，改造后室内进光量不到2m，月均温停留在20℃左右，相对湿度在50-60%之间。为避免紫外线的危害，库房将原本的8盏荧光灯全部替换，改为60瓦的白炽灯，且带有防爆与隔热的灯罩，光源于档案之间的距离超过50cm。虽然无窗库房的温湿度同样受外界温湿度的影响，但与有窗库房相比指数波动较小，能够始终保持最佳温湿度，不但有助于纸质档案保护，且对磁性载体、光盘等特殊资料的保护也具有诸多裨益。值得一提的是，此种防光改造可避免有害气体与灰尘侵入，避免灰尘内的霉菌孢子、虫卵等进入库房，是预防档案灾害的新手段。

3.2.2温控改造

据调查，档案库房温度最佳范围为14-20℃，相对湿度在50-60%之间，否则高温环境会使耐热性较差的字迹材料出现油渗扩散情况;高湿度环境会加速纸张破坏，促进纸纤维膨胀。对此，需要对库房内温控设施进行改造，具体措施如下。一是安装外保温材料。为改善以往夏热冬冷情况，可在封闭库房窗户的同时安装外保温材料，将带有防火性能的A级岩棉板保温材料安装在建筑外墙，减少因墙体导热对室内温度产生的不良影响;二是替换空调机。该库房原本采用立式空调，但因室内档案架密集，到了夏季空调的冷风常常被架子遮挡，无法快速降温。在改造期间，将立式空调替换为嵌入式中央空调，风从房间上方吹下，不受架子的遮挡，室温能够很快提升或者下降，还带有除湿功能，在降温的同时还可控湿。

3.2.3防火改造

众所周知，火灾对档案库房带来的损失是不可挽回的，库房中大部分档案为纸质材料，还保存着许多磁带、光盘等，这些都是易燃易熔的材料，做好防火保障十分关键。在改造中，先安装A级防火保温门替换原来的木门，再将木质档案柜都换成防火材质，不易燃烧，还具有保温效果;还要对室内电路进行检查和改造，在建筑物顶部设置避雷装置。从总体来看，档案库房火灾的主要源头为电火，最有效的设施为气体灭火装置。该库房总面积为200m，大概需要20万元的改造资金。为节约投资，在实际改造中可将内部普通BV电源线变成BVVZ阻燃电源线，将照明灯替换成具有隔热、阻燃性能的新型灯具，并将空调、灯具的控制开关改装到走廊的配电箱中，在室外单独控制室内电路，并在室外加设避雷装置，使防火改造效果得到进一步提升。

3.2.4防尘改造

灰尘对档案产生的影响也不容小觑，其作为一种带棱角的杂质，长期堆积在档案上，在档案翻阅期间会磨损资料，且具有较强的吸湿性，一些带灰尘的档案很容易受潮，灰尘与水分将纸张粘在一起，使档案颜色逐渐变灰，造成污染。对此，在改造中将原本水泥地面铺设陶瓷地砖，地砖选用带有防尘、耐磨、防静电材质;将原本室内大白装饰清理干净，用防水腻子涂抹三遍后，刷上带有抗脱落性能的水溶性涂料;北侧预留的小窗户采用单框三玻隔热窗，并用聚氨酯发泡做好窗框與墙体缝隙的填堵。

3.3健全安全管理制度，提高信息化水平

针对部分档案库房存在的管理制度不完善、落实不到位、信息化水平低下等问题，可从制度完善、软件升级两个角度着手进行改造，具体措施如下。

一方面，完善库房安全管理制度。根据档案管理工作特点与实操情况制定相关规定，制度包括出入库、安全检查、应急预案、卫生保洁等多项内容，尤其是出入库管理更是安全管理的重心所在。在制定制度过程中，还要结合实际加入个性化规定，例如，库房通常不允许非工作者进入，但在实际工作中为提高工作效率，一些档案使用者常常需要进入库房查阅资料，对此在制度制定中应灵活规定，在保障信息安全的同时，为档案管理和使用提供更多便利。同时，还要制定日常安全巡检制度，派遣专人按照制度规定进行库房巡检，包括设施是被、档案资源、水路电路等等，将安全隐患消除在“摇篮”里;还应完善安全责任制度，对根据所属区域、岗位、职能的不同对员工进行安全责任分配，确保层层落实。

另一方面，升级库房应用软件，实施现代化安全管理。当前现代化技术不断应用到档案管理中，渗透到库房环境、安全管理等多方面。现代化管理是由管理软硬件系统高度协调来实现，以管理应用系统为核心，在库房改造期间先要保障管理软件的安全性，选择具备安全资质的开发商，对此类软件进行优化升级，并提高系统的可操作性，为档案管理者的应用提供更多便利，全面提高库房安全管理效率与安全。

结论：

综上所述，档案库房作为档案资源存储与管理的基本场所，可为档案安全提供基本保障。针对与建设规定不符的库房，应积极采取改造措施，从防火、防光、防尘、温控等方面着手改造，通过科学设计库房、加强硬件设施建设、健全安全管理制度等方式，使库房原本环境得到明显改善，有效预防和避免安全隐患的发生，全面提高安全管理质量和效率，使档案与从业者安全得到切实保障。

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