董 昊

近年来,随着科研项目资金规模的快速增长,科学事业单位财务报销业务量也日益增大。基于2016年以来国家颁布的一系列为科研人员减负松绑政策的背景,科学事业单位急需充分利用信息化手段,提高科研管理效率和便利化程度。越来越多的科学事业单位开始对现有会计核算软件进行升级改造,实行网上报销模式。同时,政府会计制度自2019年1月1日起施行,为适应政府会计制度会计核算和科学事业单位财务管理科学化精细化要求,网络报销模式将逐步替换传统报销模式,提高科研项目财务管理和经费报销效率。

一、网上报销流程

一般来说,科学事业单位网上报销的主要流程为：科研人员登录网上报销系统→根据报销业务的类型和项目开支方向,选择经费类型、项目编码、预算指标以及结算方式等信息,填写相应的报销单据→填报信息核对无误后进行保存,同时,科研人员利用手机、扫描仪等工具对取得的主要原始票据如发票、合同进行拍照,并将符合要求的图片上传→点击提交单据走审批流程(审批流程已设置进系统,提交后将自动流转到下一审批人)→报销人员待审批结束后,即可打印网上报销单,连同纸质原始票据一同送至财务部门进行初次审核→会计人员初审通过后提交,审批流程根据金额权限设定内容自动传送给相关领导审批→领导审批后,会计人员对科研人员填制的网上报销单据进行终审,最后生成记账凭证。

二、网上报销模式的优势

（一）为科研人员松绑减负

1.解决签字难题。传统报销模式下,报账过程的一个关键问题就是“签字难”。报销人找领导签字,而领导可能会因为开会、出差不在办公室。报销人员只能在工作空闲间去找领导签字。实施网上报销模式后,科研人员可以在任何地方登录系统进行报销,领导也可以在非固定办公场所进行审批,报销单据也不再受到地域的限制。

2.减少手工错误。网上报销模式中对所有报销单据进行了分类,如报销劳务费需填写劳务费报销单、报销出国费用需填写因公出国费单据,单据根据各经费类型需要设置了固定的填写格式,且经办人姓名、所在部门、项目名称等均已在初始化信息维护时录入,科研人员可在填写时自动关联。同时,网络报销模式下的报销单据对于必输栏目设置了强制输入提醒,既有效减少了人工填写错误的概率,又避免了出现单据填写不完整的问题。

3.实现经费预算控制。网上报销模式中科研人员能够实现科研经费预算的实时控制。科研人员在填写单据时,每笔支出的项目预算均在审批前就可实现预算总额和预算明细的同步控制,出现无预算或是科目超支单据将无法保存,从系统层面限制预算的超支和无预算的经费开支,提高了科研项目管理效率,加强了预算管理,避免了年终调账情况的发生。

4.方便科研项目结题验收。网上报销模式下科研人员可以实现数据的高效获取。年终项目结题验收时,科研人员可以查看项目每张单据对应的凭证号及电子附件,不用再集中赴财务档案室复印验收资料的会计凭证,可以直接登录系统查询并进行批量下载。同时,报销项目经费时,每笔支出均已经对应预算开支科目的功能分类和经济分类,年终编写项目财务决算时,科研人员不用再根据财务账上的经济分类科目进行重新归集,能够更加直观地获取数据,为科研项目结题验收工作带来极大的便利。

5.单据状态可自行查询。网上报销模式下科研人员可以实现审批情况的实时反馈。科研人员最关心的就是自己的单据何时可以完成报销,单据流转到了哪个环节。在传统报销模式下,报销人常常往返于财务部门或者是通过电话问询是否完成报销单据;网上报销模式实行后,报销人员可以自行登录系统实时查看单据状态。

（二）为财务人员提高工作效率

1.自动生成凭证。目前,在新政府会计制度下,会计核算难度明显加大。一是新制度要求会计核算采用平行记账,一笔会计分录既要编制财务会计分录,又要编制预算会计分录。二是按照编制政府会计报告的要求,部门内部单位为避免事项重复列示,应将属于政府内部各主体之间的经济业务事项进行抵销后编制。故此,为了区分部门内外单位的可抵消事项,财务会计的相关科目均设置了往来核算项。三是科学事业单位在核算项目时往往需要通过设置会计科目辅助项来对项目进行核算。因此在现行制度下,科学事业单位实际核算时,编制完一笔会计分录通常需要选择多达十个辅助项,如项目名称、预算来源、单位往来等,造成财务人员手工录入工作量大且出错率高。而在网上报销模式下,系统可以按照新政府会计制度设置分录规则,同时自动获取辅助项,将报销人已经录入的项目名称、预算来源、金额等信息进行自动关联,制单时一键完成凭证的自动生成,提高会计的核算效率,减轻财务人员的工作量。

2.缓解报账压力。网上报销模式下,科研人员无需再到财务部门进行问询,减少了报销人员与财务人员的直接接触,避免了嘈杂拥挤的工作环境导致财务人员因超负荷工作引发的消极情绪;同时,财务人员可以根据每天工作事项的轻重缓急,选择相对固定的工作时间处理网上报销单据,改善了财务人员工作环境,提高了财务人员的工作效率。

三、网上报销模式存在的问题

（一）系统设计存在局限性

1.兼容性不佳。网上报销系统对电脑配置相对较高,浏览器、Java版本较低或是电脑内存不足都会造成登录时间较长、登录后出现卡顿及操作不稳定等问题。同时,部分科学事业单位未能与网银系统实现对接,科研人员已在网上报销系统中录入的公务卡消费、个人、单位等转账信息,仍然需要财务人员对这些信息进行二次加工,重新输入到网银系统中,不仅加大了财务人员出错概率,还影响了支付进度。

2.预算控制方式调整不灵活。在网上报销模式下,系统添加项目信息时将按照各个项目管理制度,对所有项目的预算明细科目设置控制方式,以利于监管。预算科目的控制方式是基于当下的项目经费管理办法进行录入,一旦管理办法发生变更,由于一个项目通常对应多个预算明细科目,将造成大批量的修改。

3.不适用多个项目报销同一单据。科研人员在填写网上报销单据时,不同的开支项目必须分单据填写,即一个单据只能对应一个项目。对于科学事业单位来说,多名科研人员共同出差,如进行田间试验、野外采样,或是前往同一地点进行开会等,通常情况下是由一人进行费用结算,同一报销事项涉及多个项目开支方向,此时需要报销人就同一事项将车船票、住宿发票、租车发票等进行拆分。同时,年底课题组部分项目存在少量剩余金额,课题组为了整合项目开支,会将同一张发票的材料费按照明细内容及项目相关性从多个项目开支。目前在一单一项目的设计下,科研人员只能填写多个单据对应同一事项,报销时不仅加大了填制单据的难度,而且财务人员审核单据时也不容易对应,需要将多个单据的金额进行加总核对。

（二）部分人员对网上报销系统参与度不高

1.数据不共享增加了工作负担。一般来说,科学事业单位的内部信息系统包括办公部门的OA系统、科研部门的科研管理系统以及财务部门的网上报销系统,单位内部不同的业务系统较多,信息数据相互关联,但各个系统之间相互独立不兼容,无法实现数据对接和共享,导致科研人员耗费大量时间精力重复填写相关数据。如科研人员在办公室的OA系统中填写的出差审批计划可用来对接到网上报销系统中的差旅费报销单,报销人不用再重复录入报销事由、出差天数、起始地点等;又如,在科研部门的科研管理系统里填写的项目信息可用来对接到网上报销系统中的预算管理信息,科研人员不用重复录入项目基础信息。

2.线上线下协同效率低。科研人员在网上填写报销单据前,准备的报销材料若涉及到相关业务,仍然需要走线下审批,如报销会议费需要提供部门、业务处室、领导审批的会议审批表,报销材料费需要提供采购人、出库人、验收人签字的入库单、验收单等。有些审批程序比较繁琐、涉及部门比较多,报销人需要花费很多时间和精力,这在一定程度上造成了线上报销业务推进缓慢,科研人员获得感不高。

3.新事物接受力不强。在网上报销系统模式下,科研人员需要自行在网上报销系统中填写报销单的全部内容,部分年纪较大的科研人员对电脑操作不熟悉,更习惯于在财务人员的指导下计算报销金额、粘贴原始附件,使用纸质单据进行填写。另外,部分科研人员平常忙于科研,不愿花费太多的时间去学习网上报销。

（三）安全风险

1.网络潜在安全隐患。网上报销系统通过外网联通,科研人员登录的时间、地点、终端不固定,容易带来各种安全隐患,且网上报销系统通常是与账务核算系统连接,大量的财务数据在系统中传递,一旦遭遇病毒入侵等不确定性攻击造成系统瘫痪,将会对财务安全性构成威胁。

2.报销人登录密码设置及使用不当。项目报销权限必须经由项目负责人进行授权或是已经被授权的其他项目组成员进行操作,部分科研人员不注意保管好自己的密码或是简单地设置为默认密码,甚至将自己的账号和密码交给多人使用,一旦审批出现问题,很可能出现他人冒领冒用项目报销经费的情况。

四、完善网上报销模式的相关建议

（一）做好网上报销系统的维护和优化

要求技术人员定期进行系统维护,清除报错数据,通过更新高版本的配置软件,提高系统的运行速度,不断完善系统的稳定性和兼容性。同时,对系统功能进行优化,尽快实现网上报销系统与银行系统连接,加快支付进度,减少工作量,避免二次输入的错误,提高会计核算的效率和准确度。并且,科学事业单位还可根据实际业务上的需要,与技术人员协商建立解决方案,考虑对系统新功能实现二次开发。

（二）加强对科研人员系统上线前后的培训

要做好对科研人员的系统操作培训工作,至少需要两次。第一次,由厂家开发人员讲解,对系统设计理念、系统架构、系统功能、各模块的使用等做详细介绍,使职工对系统有个初步的认识。系统运行一段时间后,各项流程基本调整到位,应由财务人员对报账人员进行二次培训。财务人员站在报账人的角度,编制系统操作手册,对系统操作做详细、全面的讲解,并对相关问题的处理方式、填报方式做规范要求。这个阶段,因为报账人对系统已经使用了一段时间,财务人员也更了解单位业务流程,讲解时也更符合报账人操作习惯,效果会更好。

（三）搭建网上报销交流平台

通过微信群或QQ群搭建信息交流平台,财务人员可以将审核过程中发现的问题及时反馈给报销人,便于双方沟通联系。同时,财务部门也可以将网上报销操作流程、常用操作小窍门以及财务规章制度和报销手册发送到该平台,供科研人员学习与查阅。通过该平台,不仅能加强财务人员与科研人员之间的沟通与交流,也增进了科研人员对财务工作的理解与支持。

（四）优化审批流程

财务部门应主动联合其他业务部门理顺线上线下的审批程序,重新整合审批流程,减少重复审批。在符合内控管理的前提下,可以从网络报销系统流转的审批程序,尽量不再走线下审批,真正让科研人员体验到网络报销模式的便捷性。

（五）提升安全性能

加强对信息系统安全性的管理和监控,加大对网络安全基础设施的投入,不断完善网络系统,建立网络信息安全预警机制,规避不规范操作、使用不良软件造成的安全风险,防止数据丢失。同时,科研人员登录网上报销系统时,应注意使用杀毒软件对病毒进行查杀,不定期修改登录密码,密码应当设置数字和大小写字母的组合。同时,财务人员要注意对重要数据进行保护和经常性备份。

基金项目： 中国热带农业科学院基本科研业务费专项资金（项目编号1630022020016）