APP下载

提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

2020-12-16张晴

办公室业务 2020年11期
关键词:方法措施事业单位档案管理

张晴

【摘要】在社会对信息利用与共享有更高要求的背景下,档案管理工作的信息化发展成为主流趋势。信息化建设为事业单位的发展带来了极大的便利性,改善了工作人员的工作环境,明确工作范围,最大化提升工作效率。为此,只有通过档案管理的信息化建设,才能够真正实现事业单位的内部管理创新,从不同角度促进事业单位的未来发展。

【关键词】事业单位;档案管理;信息化及建设;方法措施

随着社会的不断发展,我国事业单位最大的变化就是档案数量的骤增。档案是传达信息的重要媒介,在单位组织结构中具有十分重要的影响。从当前发展现状来看,事业单位的档案管理工作成为衡量事业单位工作效率和实际运转效果的重要指标,尤其是对于部分具有高系统性和综合性的事业单位而言,档案管理的信息化建设工作不仅要保存具有珍贵价值的档案资料,也成为记录工作过程的重要内容。为此,事业单位在实际发展中要重视档案管理工作的信息化建设,切实提升事业单位的档案管理能力和管理水平,从而实现事业单位的未来可持续发展。

一、提升事業单位档案管理信息化建设的意义

(一)实现信息化检索。在当前信息化发展的大背景下,能否结合信息技术手段快速寻找有价值的信息内容已经成为制约事业单位发展的主要因素。在信息化时代,提升信息检索的能力,不仅能够有效提升事业单位的实际工作能力和工作效果,还能从根本上提升事业单位的档案管理质量。从传统形式来看,档案管理工作中的数据信息检索过程存在一定的效率问题,因此结合现代信息化的管理方式能够最大化提升档案检索的效率和工作能力。从整体性的角度分析来看,信息化档案管理更多的是在数字化管理的模式下,结合电力设备和媒体来开展数据检索基本工作,方便工作人员结合自身需求查找相应的数据信息。另外,可以快速查找出全部符合条件的信息,依靠现代计算机系统,计算数据信息的检索速度,能以最快的速度为使用者提供相关数据信息,从而提高数据的使用效率。

(二)优化档案存储环境。就我国当前事业单位的档案管理工作来说,档案管理的主要对象仍然是纸质资料档案,在资料存储过程和实际档案管理工作中仍然存在一定的难度。但随着时代的逐渐发展,信息化建设理念的出现对事业单位的改革和创新提出了更高的要求,电子档案信息的录入能够有效节省工作人员的工作时间,减少工作量,最大化提升工作能力和工作效率。信息化档案资料的管理模式改善了传统工作中对纸质资料的依赖性,减少了外界环境因素对纸质材料的现实影响,扩展了存储的空间,节省了纸质资料的存储成本。

二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

(一)缺乏专业的管理人才。专业化人才是提升档案管理能力,实现事业单位档案管理信息化建设的关键。只有工作人员都具备了专业知识储备和专业技能,才能切实提升事业单位档案管理信息化建设程度,提升整体的工作效率与工作水平。但是从当前事业单位的档案管理现状分析来看,信息化人才整体处于匮乏状态。究其主要原因,有如下几点:首先,事业单位自身的人才招聘过程受到限制,在现有编制名额与内部人员的基础上,难以增加事业编制,无法培养各类信息化建设人才;其次,当前大部分事业单位以纸质档案管理工作为主,档案管理人员的信息化能力和整体水平偏低,虽然事业单位自身能够相应提出改革和创新的观点,但是工作人员的能力不高,阻碍了事业单位档案管理工作的发展。

(二)档案管理信息化硬件设施不足。硬件设施主要是指信息化建设过程中,事业单位实现数字化档案管理工作的硬件保障。主要包括数据化的各项设备仪器,这是实现事业单位档案管理信息化建设与发展的标准。但是从当前事业单位实际建设状况来看,单位内部的资金匮乏,难以保障充足的资金直接应用于档案管理硬件设施及建设方面,导致自身的信息化档案管理设备采购资金不足,现有的设备仪器难以满足现代化管理的具体要求。

三、加强事业单位档案管理信息化建设的方法策略

(一)提升事业单位档案管理人员的专业技能。专业技术人员是开展档案管理信息化的重要因素,只有不断提升专业人员的综合素质水平,加强专业技能的体现,才能真正推动我国事业单位档案管理信息化建设与发展。首先,针对纸质档案存储和习惯而言,事业单位要加大培训力度,提升工作人员的现有认知,帮助工作人员掌握基础的信息化操作技能,从而全面提升工作人员的信息技术水平;其次,事业单位要提升招聘门槛,制定更加严格的招聘要求,积极吸纳外界先进技术性人才对档案管理工作进行创新,提升事业单位内部的人力资源潜力,加强人才储备,从而有效适应未来激烈的市场竞争和发展模式;最后,要重视对事业单位档案管理人员的综合技术考核,改善工作人员在专业知识和工作技巧方面存在的缺陷,结合实际工作状况给予针对性评价。在事业单位内部形成更加完善的奖惩制度,全面激发工作人员的工作热情和工作积极性,从宏观角度加强档案管理的信息化建设水平。

(二)建立完善的事业单位档案管理信息化标准。从当前发展形势来看,事业单位的档案管理工作仍然处于初级建设阶段,领导能对档案管理的相关工作予以足够的重视,但是实际改革效果不明显,仍然存在各种实质性的问题。为了有效改善当前这种工作现状,事业单位的档案管理工作需要从信息化建设的角度实现创新,推行统一的工作标准,建设规范化的制度与体系。从现有事业单位的发展形势来看,地方政府和有关部门应当建设更加完善的档案管理制度,推行统一的标准,以此来实现信息化建设对事业单位的实质性影响。就事业单位的档案管理录入方式、文字标识和格式等进行具体规定,从而为事业单位的高效性信息检索做好充分的准备。对档案管理工作的信息化建设而言,要结合计算机硬件和软件两方面的开发,规范电子文档的数据信息,为档案资料的数据信息库备份做好规范,因此来实现事业单位档案信息的统一化管理,逐步实现档案资料的电子信息共享,综合性提升档案管理的信息化能力和水平。

(三)树立积极向前的思想工作观念。在新形势下,事业单位的档案管理工作除了要做好技术方面的创新外,还要对工作人员的意识进行培养。增强相关领导和工作人员的档案管理意识,不仅能有效推动事业单位的发展与进步,还能切实保障档案管理信息化建设工作的效率,推动信息档案电子化的发展进程。通过这种方式促进传统的档案管理模式和管理手段发生巨大的改变,提升管理工作效果,在信息检索和档案资料的查询中也提供了一定的便捷性。针对人员思想工作观念的培养而言,事业单位的各级领导要注重自身言行,结合档案管理相关的制度和标准,不得随意翻看档案资料,也不能任意调用各类档案信息,有效保障信息安全。

(四)重视信息化安全管理。在信息化发展背景下,信息资源更加方便存储,读取过程更加便捷。但正是这种信息资源的优势,在实际工作中档案管理本身会面临一定的安全隐患,一旦事业单位遭受严重的网络攻击,就会出现档案信息资料的丢失,给事业单位的实际运转带来巨大的危害。为了避免此类现象的发生,事业单位要重视档案信息化建设阶段的安全性,提升工作人员的安全意识,重点开展网络环境的优化,对档案数字资源予以保护。首先,基于网络自身存在的开放性特点,档案信息资源面临着巨大的丢失和盗取危机,事业单位的档案资料本身就属于机密性较高的文件,在档案管理系统建设阶段需要做好工作人员的身份识别,结合不同员工的身份来开放特定的系统权限。通过权限的设定与加密设置等安全措施的应用,有效保障档案资料的实际存储和使用安全,切实提升事业单位档案管理信息化建设的安全性和稳定性;其次,事业单位内部要实现计算机控制系统的建設,加强网络安全管理,对档案的内容予以严格把控,定期开展计算机病毒的查杀,及时消除潜在的安全隐患。再次,事业单位还要定期进行杀毒软件的更新,及时更新病毒库,从不同方面做好预防措施。结合国家档案管理信息化建设的相关标准,加强硬件设施建设,防止档案出现毁损的情况,提升档案管理的可靠性和安全性。

四、结语

综上所述,在信息技术飞速发展的今天,事业单位档案管理迫切需要改革和创新。加强事业单位档案管理的信息化建设已经成为主流发展趋势,是事业单位实现转型的重要工作内容。从现实角度看,事业单位要对档案管理的信息化建设工作予以高度的重视,立足于长期建设和宏观角度实现档案管理,切实提升管理人员的工作能力和专业水平,以此来实现事业单位的可持续发展。

【参考文献】

[1]程文富.提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略[J].企业改革与管理,2016(02):23.

[2]冯跃萍.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].黑龙江科学,2016,7(13):138-139.

[3]李琪.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略思考[J].企业文化旬刊,2017(04):190.

[4]戴桂芳.浅谈提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].赤子,2017(02X):176.

[5]罗玲.提升事业单位档案管理信息化的方法策略[J].卷宗,2017(024):8.

[6]张代勇.探究事业单位档案管理信息化建设的问题与策略[J].祖国,2016(22):99.

[7]潘新娇.提升事业单位档案管理信息化的方法策略[J].兰台世界,2018(S1):48.

[8]宫艺.提升事业单位档案管理信息化建设水平的策略[J].办公室业务,2017(1):35.

猜你喜欢

方法措施事业单位档案管理
关于企业档案管理体制改革的探讨
新形势下档案管理工作创新探析
新农村建设形势下卫生院档案管理工作探讨
档案管理现代化中档案管理原理的运用分析
初中语文教学中的多元化教学方法
加强大学生省情教育的思考
完善制度建设,提升队伍战斗力
黑龙江省事业单位登记管理局事业单位登记公告
黑龙江省事业单位登记管理局事业单位登记公告
黑龙江省事业单位登记管理局事业单位登记公告