陈美君 孙圣东 张翠婷

信息化时代下，先进信息技术在档案管理领域的应用，推动了档案管理工作理念、档案管理工作模式的转变，也初步树立了档案管理人员要不断提升自身的技术水平和职业技能的基本理念，从而促进了办公室档案管理工作开展效率和工作质量的有效提升。在信息化时代下，随着办公业务的不断增加，办公室档案管理的工作内容也更加丰富，显现出多样化的特点。主要涉及以下四个方面：

1.单位管理设施的建设。

要想使办公室档案管理工作走向信息化，就要有完善的档案管理设备作为支撑，提高管理设备对档案信息管理的安全。此外，还需要建立一个统一的管理平台，将办公室档案分为不同类别进行有区分地管理，并对办公室档案实施有效的保护措施，从而逐渐实现办公室档案管理信息化。

2.实施办公室档案管理标准建设。

任何单位只有通过严格的制度规范和法律保护才能促进档案管理工作，尤其是办公室档案管理工作的科学规范开展。办公室档案管理工作的开展不能脱离实际，要根据单位实际情况有条不紊地开展，通过实际经验和多次反复调研，建立一种符合单位实际情况的科学的办公室档案管理规范。在档案管理工作不断改进的同时，反馈机制的支持非常重要，这也确保档案管理工作可以向着正确的方向、实际问题与需求之间的关系进行改进。档案管理工作效率提升的同时，需要进一步强化与改善管理制度。

3.办公室档案的信息资源管理。

要充分核实档案中的各项信息的来源以及真实性，使收集到的这些信息与单位内部的档案信息资源库、数字档案、管理规范等保持一致，促进办公室档案信息资源的進一步管理完善及信息的真实有效。监督机制等方面，其中最为突出的便是人员方面的素质问题，对于办公室档案管理工作而言，因为工作本身属于一个高专业性的工作，再加上信息化设备的使用，需要以固定的计划实现对工作人员的技术培训，同时还需要提高对职业道德的培训，并适当进行考核。

4.档案管理人员要根据单位的实际情况，协助单位建立符合单位办公室档案管理需求的档案管理系统，在掌握基本的专业系统管理技术的基础上，提高个人的信息化系统使用技能，提高办公室档案管理效果。管理系统所应用的软件设备要尽量通用化，从而最大限度发挥办公室档案管理系统的作用，提升办公室档案的利用价值。除此之外，还需要针对奖励与惩罚需求做好相应的完善管理，针对管理工作者的工作需求提高重视，采取各种激励机制提高其工作的主动性，并根据实际需求不断完善与优化工作环境、条件的便利性。在这一基础上，需要严格落实监督管理工作。