张红燕

摘要：电力运行检修档案管理是电网运行管理中的重要一环，具有重要的历史凭证价值和信息利用参考价值，是企业可持续发展战略的有效抓手，促进了企业精细化管理，提高核心竞争力。而积极推进信息化建设，将先进的信息化手段与档案管理相融合，能够极大释放档案信息价值，提高档案管理水平，更好地为电网运行服务。

关键词：信息化档案;电网运行;应用

引言

现如今，档案信息化管理为各行各业提供了快捷的服务。在大数据视角下，档案信息化管理推翻了传统管理模式的局限性，管理系统越来越完整，满足了当前档案管理的需求。但在这一发展过程中，也存在很多问题有待解决，就此我们展开讨论，以实现档案信息化管理更加高效与精确。

1、电力档案管理中存在的问题

1.1、档案管理标准化、规范化程度低

随着电力工程项目的增多、部门分工的细化、大量新技术的应用，档案管理难度也在不断加大，然而档案管理仍沿用传统模式，规章制度滞后于电力企业的业务发展，档案服务难以适应业务需要，尤其是疏于标准化管理，保管随意，调用困难，监督不严。而且档案管理理论研究与电力实务脱节，使得电力企业档案管理效率低下，跟不上电力工程业务发展速度。

1.2、档案管理网络未落实到位

隨着电力事业的发展，电网企业对档案管理也提出了新的更高的要求，制定了相关的管理制度，例如《电网公司档案工作评估办法》《电网公司档案管理办法》《电网公司档案管理工作规定》等。档案管理的地位也有所提高，建立了以企业领导为主管、档案管理部门负责人分管、档案员具体负责、兼职档案员协助管理的四级档案管理网络，然而这些并未落实到位。与主营业务相比，档案设施建设的投入依然较少，难以充分满足档案管理需要;并且企业领导对档案管理工作的重视程度不够，兼职档案员积极性不高、工作效率低等，反映出企业的档案管理意识不强，思想上不够重视[1]。

2、借助信息化技术提升档案管理水平

2.1、强化档案信息化建设

建立以档案部门为主导、各部门特别是生产管理部门密切配合的集中统一管理的档案资源管理架构。公司积极开展设备检修管理系统平台和档案工作系统融合管理的实践工作，创新设备档案的管理方式，运用先进科技技术对超特高压电网的重要设备档案进行全过程管控，设备检修管理人员负责现场收集更新的设备检修记录、图纸、设备出厂资料、检测试验报告、技术台账、巡视报告、隐患和缺陷等设备信息，确保设备资料齐全完整。公司档案管理人员对设备检修档案进行数据采集、元数据录入及储存。借助先进的科技手段，实现设备检修档案的分类储存、快速检索和调取。实现设备检修档案从基建到运维检修全过程管理的要求。

2.2、优化语义的转化与排序

语义转换功能是信息技术发展背景下生成的先进的数据处理方式，优化语义转换功能是保证档案能够被有效利用的前提，它的主要功能具体体现在如下几个方面： 一是拓展检索。在查阅档案时，输入查找的词汇后，引入歧义消除技术可以判断其含义，延伸到相关联的词汇; 二是完善检索。能够正确筛选出检索信息，避免查到的信息偏离主旨，从而保证工作效率;三是总结评价。通过对所查询到的结果进行分析，总结其与输入词汇的关联度，考核所查询结果是否可靠准确，实现系统实时更新。由于档案信息量庞大，实时优化语义转换功能，能够对检索质量做出保障，也能够提高工作效率，这样一来，只要输入简单的词汇就能查找到想要的信息，使服务更人性化。优化排序过程也同样是实现档案智能化管理的重要条件，在引入语义功能的基础上，不仅能从系统中找到检索内容，也同样能搜索到与它意义相近或相关联的词汇，系统的优化使检索信息更加全面[2]。

2.3、全面构建档案数字化管理标准，保障档案归档高效性

对于电力设计档案而言，档案形式的差异决定了标准的不同。针对数字化档案，在管理过程中，要以国家以及国际标准为依托，结合行业标准，保障数字化档案科学管理的实现。具体讲，主要包含数字档案的编码标准、数字档案文件管理标准、归档完成的电子文件的整理原则、格式转换机制以及电子文件归档技术要求与规范等。从本质上讲，数字档案管理标准使得档案数字化工作获得了根本依据[3]。

2.4、立足全程控制，强化早期介入

传统档案管理把工作重点放在档案资料形成以后，由于没有早期介入，仅靠末端管理，难以保证档案的完整性和系统性，这样档案的利用价值必定降低。针对传统管理模式的不足，应建立全过程档案管理机制，即在档案资料形成前就介入管理，向业务部门或职能部门提出档案的具体要求，并在整个过程中加以监督和指导。通过落实档案责任制，让电力企业中与档案相关的每一个人及每个部门都清楚自己承担的责任，从而确保档案的完整和系统。为了提升电力企业员工、部门对档案管理的参与性，应将档案管理流程与企业业务流程相融合、衔接，以增强档案工作的交互性。

2.5、完善安全体系保障建设的长效机制

安全保障始终是电网检修管理工作的重中之重，防治结合，重点在于做好防范部署，做到防患于未然。1.提高档案人员安全防范意识，加强宣传培训，做好档案的保密宣传，同时加强现场档案安全管理，做到档案安全责任落实，现场检修资料的及时收集完整、安全存放，防止资料遗失、破坏，信息管理系统账号及时更新保护，防止信息外泄。2.贯彻落实公司关于信息安全防护管理条例，建立从上到下的信息安全管控体系。细化信息等级保密区分，明确内外网使用范围，涉密信息不得通过外网网络及移动硬盘等传送储存，定期做好数据备份，保障信息安全[4]。

2.6、基于大数据与云服务，全面提升档案信息服务水平

面对电力行业的不断发展，电力设计档案资源规模与数量不断扩大，内容丰富，实用性更加突出，因此，可以发挥大数据以及云服务等先进技术的优势，强化档案信息服务水平的提升。一方面，要重视对电力设计档案资源进行整合，加强组织与协同，依托关联性技术，实现数字档案的全方位融合，以用户需求为基础，发挥数据挖掘技术的作用，扩大档案资源组织与开发，加快构建更具专题性的档案资源库。另一方面，对档案信息服务模式进行优化，可以以大数据为依托，构建云服务平台，突破档案资源利用在时间以及空间上的束缚，发挥可视化平台的作用，强化将设计项目全过程的集中展示，为用户提供更加全方位的档案信息[5]。

2.7、运用云存储和云服务提高档案利用率

随着大数据技术和云计算技术的广泛应用，档案管理工作也要实现质的飞跃，提高其管理效率，要积极引入云存储的技术，做好海量档案资料的网络空间存储，例如建立云端存储库或数据库，定制云存储服务器，实现资料的上传和保密，提高档案处理能力。其次，采用云服务技术，提高档案资料的利用效率，提高档案管理水平。

结束语

档案管理人员在今后的工作和学习中，要更加努力，发挥自己的特长，努力提高档案专业理论水平和工作技能，不断提高政治理论水平和现代企业管理技能，认真学习外语、计算机知识。为企业建设、为祖国的电力事业作出更大的贡献。

参考文献：

[1]李惠俊.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].技术与市场，2019，26（12）：217-218.

[2]吕海清.智慧城市背景下城建档案管理研究[J].办公室业务，2019（23）：112+114.

[3]周珺.新时期电力企业下如何做好档案管理的保密工作[J].营销界，2019（48）：241+243.

[4]王朋，杨本云，隋东阳.电网示范工程建设路线图[J].项目管理评论，2019（06）：72-75.

[5]廖秀梅.电力企业档案数字化质量与安全保障研究[J].企业改革与管理，2019（22）：18+21.