□欧振宇

人事档案是在管理活动中形成的，主要是对公民个人经历、学历、思想品德、社会关系、工作状况以及奖励等方面的原始记录，具有重要的参考、依据和凭证作用。长期以来，人事档案一直是由人工进行管理，耗时耗力，还容易出错。新时代背景下，随着社会的发展与需要、人才竞争的加剧、数字化时代的到来，我国对档案管理工作也提出了新的要求，做好人事档案的开发与利用工作，有利于促进人才的培养与开发，加强人才高效配置与优质发展，提高国家的综合竞争力。

一、新时期人事档案开发及利用的意义

1.为人事工作决策提供科学依据。人事档案信息资源是开展人事工作的前提，人事档案是对个人情况进行全面的综合性记录。进行人事档案的开发与利用，有助于用人单位全面了解一个人的德行与才能，并且通过对个人以往的学习与工作经历以及所取得的成绩的了解，对个人进行更合理科学的评价，在进行人事任命决策时，也可以判断其是否符合岗位的需求，能否高效实现人事岗位匹配。目前我国正处于高速发展时期，我国的发展同各专业高素质人才息息相关，要想建立一批高素质、先进性的人才队伍，也需要开发与利用人事档案信息资源。所以，人事档案资源的开发及利用为人事工作提供了科学、可靠的信息资源，实现单位管理水平的提升。

2.实现人才资源的优化配置。随着互联网、大数据时代的到来，对信息数据的挖掘显得尤其重要，进行人事档案的开发与利用，有利于从大量的档案信息数据中发现人才的关键信息。人事档案中记录了很多个人相关的信息，能够从品德、才能、成绩、发展等方面反映一个人的综合情况，而不同的岗位需要不同的人才，开发利用这些信息资源，可以选择出高素质、专业性的人才，然后有针对性地进行工作人员的配置与培养，为他们提供更好的发展平台与发展空间，最终达到人才资源优化配置的目标。

3.有利于推动人事档案工作发展。近些年来，社会信息化进程加快，信息资源成为人类社会经济活动的重要战略资源，人事档案作为个人成长信息记录的重要载体，在人力资源管理中的地位越来越突出。人事档案信息资源的开发与利用是人事档案工作的重要内容，只有充分开发与利用人事档案才能将其价值真正发挥出来，更好地服务用人单位、服务国家经济。人事档案的信息化管理主要以计算机网络技术为主，改变了人事信息传统的存储、传输与保管方式，为人事档案提供了更加全面的信息，还可以避免出现信息丢失的情况，这对促进人事档案工作发展起到至关重要的作用。

二、人事档案开发及利用工作中存在的问题

1.人事档案开发利用意识淡薄。人事档案虽然在人事管理上发挥着重要的作用，但是由于档案管理工作比较繁杂，并且无法在短时间内做出明显的成绩，导致很多单位对人事档案的重视程度不高。人事档案开发利用的成果无法预计与衡量，尤其是与业务部门相比较，所以在人事档案开发及利用上缺乏主动思考、主动作为、创新不足等情况，不求有功但求无过是当下很多单位人事档案管理的现状。

2.现代管理技术未能深层次运用。目前，虽然在人事档案的硬件上已经不断推进数字化建设，然而在某些具体的工作中依然采用传统的人工手动操作方式，工作方式没有实现自动化的转变，现在管理技术没有得到深层次的运用。大多数的人事档案管理工作仅仅是把纸质档案由原来的铁皮柜导进加密的计算机系统，简单进行人事档案基本信息的录入，信息更新不及时，无法动态反映个人的信息。

3.人事档案管理制度不完善。很多用人单位对于人事档案管理极不重视，缺少制度层面的约束。比如，缺少专门的人事档案管理科室或者是人事档案管理人员，有些单位还会将人事档案与其他种类的档案混在一起进行管理，职责分工不明确。同时，在人事档案的资料收集、归档、检索、查阅过程中没有制定配套的制度，使人事档案的管理缺少科学性与安全性，没有形成完善统一的人事档案管理体系。

三、新时期人事档案开发及利用策略

1.转变思想，加强人事档案开发及利用意识。要想加强对人事档案开发及利用，首先要从思想上改变个人与社会对人事档案的认识，加强对档案开发利用重要性的宣传，有利于从业人员转变传统落后的思想观念，促使个人重视人事档案并积极利用人事档案，营造合理开发与利用人事档案的良好氛围。同时，进行开发及利用理念的转变，推陈出新，与时俱进，在人事档案开发及利用中采用新理念、新思路，满足当前用人单位的需要，满足经济社会发展的需要。

2.加大投入，推动人事档案信息化建设。新时期，人事档案的信息化建设是进行档案资源开发及利用的前提条件，建立电子档案、完善人事档案数据库，有利于进行资源的整合与分析。目前，各单位要加强资金与人力的投入，充足的资金可以保证信息化建设对硬件与软件的需要，也能保证后期的运行与维护。专业人才的培养与招募是档案信息化建设必不可少的条件，强化队伍建设，才能将现代管理技术充分运用到人事档案的开发及利用中去。目前很多单位都有专门的人力资源系统，员工的教育经历、工作经历、奖惩情况、家庭情况等都详细记录在系统内，员工可以自行查询与修改，做到人事档案资源的自动采集，人力资源部门可以根据采集到的信息进行有效整理，为后期的岗位安排、个人评价、绩效评定等提供科学的依据。总之，人事档案信息化建设完善了档案信息的采集、归纳、更新等过程，为档案动态管理提供了良好的优化途径。

3.完善制度，健全人事档案开发及利用机制。要想人事档案开发及利用取得更好成果，就应当建立完善的人事档案管理制度，这是新时期对人才管理的基本要求，缺乏完善的制度容易导致人事档案无法发挥出真正的价值。健全人事档案开发及利用机制对于加强人事档案信息资源的开发与利用具有显著的推动作用。人事档案工作要适应现代社会发展的需要，要运用现代化的管理技术与管理手段去进行人事档案的管理，实现人事档案资源开发与利用效率的最大化，最大限度地为企业提供优质的档案信息服务，提升工作效率与工作质量。