浅谈信息时代档案管理工作存在的问题及对策

2020-12-08

魅力中国 2020年28期

（河北省承德市兴隆县卫生健康局，河北承德 067399）

社会经济的发展带动了科学技术的进步，目前我国已经全面进入互联网的时代，信息管理和信息公开的使用已经成为社会发展水平和科技水平上升的体现。档案管理是一项比较复杂和工作量庞大的工作，因此利用信息化档案管理可以大大提高工作效率和质量，但是由于我国在信息时代档案管理工作上的发展时间还不长，在实践操作中难免会出现各种各样的问题，所以我们需要对这些问题进行解析，并找到解决的对策，促进信息时代档案管理工作的健康发展。

一、信息时代档案管理工作存在的问题

（一）管理软件缺乏通用性。目前我国用于档案管理的软件并不是统一的，档案部门使用的计算机型号、软件系统存在明显的差异，这给档案管理软件研发的工作带来了很大的难度，另外在电子政务系统和办公自动化系统上也不能实现统一化的研发，由于管理软件缺乏通用性，导致档案信息没有办法实现共享，严重制约了档案信息化、现代化的发展进程。

（二）档案管理的标准程度低。不同地区的档案管理在内部网站建设的时候，并没有采取统一规范标准化的建设形式，导致在后期管理的时候出现风格迥异的现象，很难形成标准化、规范化的统一管理，档案管理的标准化程度过低，阻碍了档案管理工作的高效化。

（三）档案管理的安全性和保密性不强。通过信息化手段进行档案管理的工作模式，虽然降低了档案管理的工作量，但是由于现在网络黑客和病毒等入侵行为比较频繁，档案管理系统容易遭到攻击而导致整个系统瘫痪，有些重要的资料甚至出现丢失的情况，不稳定的网络环境大大降低了档案管理的安全性和保密性。

（四）档案管理工作人员的素质有待提高。信息时代档案管理与传统的档案管理有着明显的差异，要求工作人员了解基本的对计算机技术以及网络技术，要求能够熟练操作计算机，能够在管理软件出现问题的时候采取正确的应对方法。但是显然现在的档案管理的工作人员并不具备上述的工作素养，因此为了保障信息时代档案管理工作健康持续的发展，有必要提高管理工作人员的工作素养。

二、信息时代档案管理工作问题的对策

（一）加强信息化建设。加强信息化建设是解决信息时代档案管理工作的重点，档案管理实现信息化管理的最终目的是实现档案资源的有效共享，让档案的价值得到最大程度的发挥。首先应该利用先进的信息化技术实现档案管理工作的自动化，例如在档案分类的时候，为管理软件进行编程，自动识别不同类型的档案资源，从而实现对资源分类的高效整理、统计、分析。其次借助互联网的传输通道，实现远程操作和相互交流的目的。

（二）提高档案数据的质量。在建立档案管理数据库的时候，除了要满足当前状态下的档案管理任务，也要站在档案管理未来发展的角度，做到具有前瞻性和发展性，保证数据库在短时期内不被时代淘汰，在长期内可以改进。同时控制数据库建立的质量，保证计算机识别档案资源的时候可以选择一些质量好的信息，对于已经老化的信息可以将其放在单独的空间长时间进行存储。

（三）建立健全的档案管理安全系统。为了全面提高档案管理的安全性和保密性，有必要针对档案管理的安全系统进行全面的升级和改造，保障档案信息资源不外泄，保证政治建设、经济建设以及社会发展的稳定和安全。档案管理安全系统包括两个部分，一部分是档案信息的存储安全，另一部分是档案信息的使用安全。存储安全需要技术研发人员在系统设计的时候加强防止入侵的安全系数，将录入信息的流程严格化。在档案使用安全系统设计的时候首先要针对接触档案资源的工作人员进行严格的审查，并在系统登录的时候采用实名制和录入指纹。

（四）加强档案管理专业人才培养的力度。做好信息时代档案管理的工作并不是一件容易的事情，对工作人员的要求也十分严格，因此档案管理部门应该加强管理能力和素质差的工作人员的专业素养的培养力度，建设专业技术过硬、综合能力强的管理人才队伍，为信息时代档案管理工作的顺利开展奠定基础。要求档案管理工作人员不仅要熟练掌握档案管理的基本知识，更要利用业余的时间积极学习信息化技术、网络技术、计算机技术等方面的新知识。