浅谈财务档案管理中存在的问题及应对策略

2020-12-08

魅力中国 2020年28期

（湖南省怀化市第一中学，湖南怀化 418000）

随着社会经济的不断发展，传统财务会计档案变得日益复杂。财务会计档案管理的不仅仅是会计核算工作方面的产生的，如会计凭证、会计账簿、会计报告、银行对账单等相关资料，在财务工作中还存在有行政事业单位往来收据、非税收入收据，以及因有社会服务性收入而在税务局领购的增值税发票等票据;合同方面，有与各个银行发生贷款时签订的各种贷款合同、对外科研项目需开具发票时交来的合同复印件;学校内部单位交来的各种财务支撑资料，如预算申请单、创收项目收费标准申报单、财务收支自查资料;等等。

一、当前财务档案管理存在的问题

（一）未树立正确的财务档案管理意识

当前，部分企业更侧重于追求经济效益，而对于单位的财务档案管理工作不够重视，觉得档案管理就是简单的收集与整理些财务数据，没什么难度和要紧的，因而抱着无关紧要的态度。由于对财务档案管理缺乏正确的认识和管理意识，造成财务数据等资料收集不及时、不全面，时效性滞后，以致信息失真。加上部分企业领导者觉得财务部门是后勤二线部门，对财务档案管理工作的重要性不认同，没有全局观念，导致岗位人员配备不足，财务档案管理效率低下。

（二）缺乏健全完善的财务档案管理制度

尽管目前绝大多数企业均制定了较为健全的管理制度，明确了各部门、各科室、各岗位人员的工作职责，但涉及到财务档案管理工作的制度和职责较少，更未对相关管理人员进行挂钩考核，以致管理理念老套、管理模式滞后。由于未能健全完善财务档案管理制度，一些具有价值的信息和资料未能得到有效利用，收集也存在一定难度，造成财务档案资料收集和信息管理不一致，完全脱节，财务档案管理工作缺乏整体性、科学性、规范性，信息资源得不到有效整合，无法适应新时期新形势下企业发展的需求。

（三）档案管理信息化程度不高

信息化技术的高速发展，使得这项技术户泛应用于各行各业，给人们的工作带来了很大的便利性。企业的经营活动中涉及到的财务档案包含大量的原始资料，这些财务核算的资料反映的是企业的经济状况，是极为重要不可丢失的。同时，随着企业的发展，财务核算的资料数量日益增多，为保存这些资料不仅需要占用一定的空间，还为档案的查阅带来许多不便，加上财务人员的变动，一些档案在人事变动的过程中流失，都给档案管理工作带来不利影响。目前，企业虽然对财务管理进行了信息化建设，但信息化程度不高，纸质档案积累过多，未能及时更新电子档案，信息滞后。管理人员信息化技术水平有待提升，也未能充分利用互联网的优势完善企业财务档案数据库的建设。

二、加强财务档案管理的对策

（一）树立科学的财务档案管理理念

社会的不断发展和进步，知识的新旧更替，企业领导者和管理者也应紧跟时代的步伐，与时俱进，树立科学的管理理念实施对财务档案的管理，以适应社会发展的需求，推动企业财务档案管理工作质量的提升。在实际管理的过程中，管理人员要明确财务档案管理的职责和目标，认真贯彻落实各项管理制度，严格按管理规范执行，加大对财务档案的审核与鉴定力度，真正发挥自身的职责，提升财务档案管理工作的成效，完成管理目标。同时，企业的领导者也应重视财务档案管理这项工作，设置专人对档案进行管理，积极监督企业财务档案管理工作的执行力度，将档案管理与绩效、奖惩挂钩进行考核，激发档案管理人员的工作积极性。

（二）加强对财务档案管理人员的专业培训

财务档案管理工作的质量与管理人员的专业素质、专业知识、职业道德具有很大关系。因而，企业应加强对财务档案管理人员的培训，培训不仅包含财务档案管理专业知识和内容的培训，还应包含计算机操作等专业技能的培训，有条件的应参加由档案管理局、财政局联合举办的“会计档案管理办法’，的相关培训，如对记账凭证的收集整理、财务档案的分类方法、如何装订记账凭证、装订厚度、财务档案的存档、移交、销毁，计算机操作和应用等，使档案管理人员充分认识到档案管理工作的重要性，纠正档案管理工作中存在的误区，牢固掌握并灵活应用计算机技术，做好财务档案管理信息化工作，不仅提升了自身的专业能力，还能为企业的经营和发展提供数据信息，发挥财务档案的真正价值。

（三）健全完善财务档案管理制度

财务档案管理制度是实施档案管理工作的基础，只有健全完善了企业的财务档案管理制度，档案管理工作才能做到有章可循、有序进行。健全完善的财务档案管理制度和流程是档案管理人员行使职能的依据，对于财务档案的规范化管理具有重要意义。同时，财务档案管理制度的建立还要具有可操作性，要结合企业实际情况，切勿照搬其他单位，生搬硬套、财务档案管理制度应详尽具有可行性，易于把握和操作，明确档案管理人员的职责，确保档案管理工作的顺利开展和进行。

（四）加强财务档案信息化建设

信息化建设有助于财务档案管理工作更加高效的开展和运行，因而企业可结合自身实际，建立完善的信息化管理系统，如局域网的建设，使企业各个部门都能通过局域网实施对财务档案信息资源的共享。档案管理人员要及时对信息和数据进行更新，建立电子档案、数据库、网络管理平台等，既能提高工作效率也便于今后的查询，为企业的管理和发展提供数据。