（云南昭通市住房公积金管理中心，云南 昭通 657000）

严格遵守国家档案管理规定，规范管理好人事档案为单位服务，这是每一位档案管理人员的天职。规范管理人事档案，让档案能客观、全面、真实地反映干部成长过程，为供需单位提供准确信息，这样才能干部人事档案的作用得到发挥。

一、干部人事档案管理中存在的问题

（一）工作人员管理力量薄弱，管理制度不健全

目前，很多单位人事档案管理并非专职人员，而是由单位抽调兼职人员完成档案管理工作，基于此，部分档案管理人员因专业素质不够过硬，业务素质不高，对档案的收集、整理、装订等没有严格按照档案管理规定进行，导致档案的不规范。同时，因对人事档案管理工作的重视程度不够，制度不完善也导致档案管理不够规范。

（二）档案管理过程不够规范

干部人事档案管理是一个系统而完整的过程，对档案的收集、整理、存档、借阅等都需要按照一定的规程进行。但在实践中，因管理制度的缺失，干部人事档案依然不够规范。如档案借阅没有按照借阅规程操作，从而出现有借无还的现象，致使档案丢失。

（三）档案管理环境落后

随着信息化进程的推进，档案管理逐渐向数字化方向发展。但在实践中，很多单位依然停留在手工整理操作，对于信息量较大的档案管理，手工操作容易导致档案管理的不规范化。同时，一些单位档案室建设落后、档案柜老化、保管条件简陋，“六防”设备不配套，也容易导致档案的不规范。

二、干部人事档案规范化管理对策

规范性，是指档案管理的，每个环节、每个步骤、每个流程、每份文档，都有一定的规矩和标准，这就是规范性。规范性管理至少有三层基本含义：第一，正确的标准；第二，规范的态度；第三，规范的操作。

（一）选好并用好人

干部人事档案管理工作较为特殊，具有保密性和连续性，这也就要求干部人事档案管理员是较为专业的、稳定的。在事业单位结构改革中，应从职称评定、绩效考核、选优评先等方面给予人事档案管理员以倾斜，以此而提高档案管理员的主动性。同时，应各单位应结合本单位人事档案管理实际情况，选聘具有较强专业性，且思想政治可靠、责任心强、业务能力强、具有担当精神的工作人员从事人事档案管理工作。若目前为兼职档案管理员的，要想法设法提高管理员的业务水平。

（二）严格要求在职人员，定期做好在职工作人员培训工作

各单位对档案管理人员要定期组织培训以提高其业务水平，要注重以“走出去”、“请进来”的方式，让档案管理人员多参与学习，努力掌握档案管理的原则和方法，从而提高档案管理工作效率。

（三）进一步落实干部人事档案材料整理的新要求

近年来，中组部贯彻新时代国家的组织路线，制定出台了一系列干部人事档案管理新规定新办法，明确干部人事档案材料的内容、分类、目录、卷盒规格等。我们应当明确和落实这些新要求做到精细化，规范化管理。

（四）规范化管理档案材料的细节操作

1.科学准确规范的分类排序，是做好档案整理工作的基础。干部人事档案整理常见排序方法有三种

（1）按材料形成时间先后顺序排列，主要是第二类自传和思想材料，第三类考核鉴定材料，第四类学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训材料，第七类表彰奖励材料，第九类工资、任免、出国和会议代表材料以及第十类其他可供组织参考的材料。这其中，第四类和第九类材料还有二级分类，二级分类中的小类别材料也是按形成时间先后排序；

（2）按材料内容主次关系排序，主要是第五类政审、审计和审核材料、第八类违规违纪违法处理处分材料，这类材料一般按照上级批复、结论或决定、本人对结论或决定的意见、调查报告、证明材料的顺序排列，其中证明材料要根据所证明的主要问题相应集中排列；

（3）三是特殊排列规则，主要是第一类履历材料和第六类党团材料，在总体按时间先后排列的前提下，要将最新一份《干部履历表》排列在最前面，入团志愿书或入党志愿书排在其他入团或入党材料前面。

2.规范收集材料

（1）要按时收集、整理材料。符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档，同时要定期催要材料；

（2）所收集的材料应规范。所有归档的材料必须是办理完毕的正式材料，如果是由组织部门审查归档的材料，还要有组织相关印章，调查结论或处分决定还需要有本人亲笔签名，没有本人签名的，要由相关组织注明情况。除证件、证书外，尽量不要使用复印件，使用复印件时要清楚地注明复印时间、出处，并加盖材料提供方所在组织人事部门的印章；

（3）所收集的材料应完整。成套的人事档案材料要完整，如果缺少相关联的材料，应及时进行登记并补充收集。还应注重连续形成材料的跟踪收集；

（4）加强材料鉴别。干部人事档案管理机构应严格干部人事档案日常管理，贯彻组织人事部门“凡提必审、凡进必审、凡转必审”要求，在接收材料时，认真鉴别档案材料，发现送交的材料不符合归档要求时，及时通知相关部门补送、补办手续。同时加强对干部规范填写档案材料的指导，认真审查档案信息，尤其是关乎干部年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份等方面的材料，杜绝材料涂改造假，从源头上把好虚假材料“入口关”，维护干部人事档案材料的真实性。

3.规范整理档案材料

（1）在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全。不能随便议论和泄露人事档案内容；

（2）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料；

（3）不得擅自处理或销毁档案材料；

（4）在整理中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露人事档案内容；

4.规范装订人事档案材料

（1）人事档案材料目录与材料核对无误；

（2）把完整的材料理齐，封装于档案袋；档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除；

（3）档案袋侧面书写档案人姓名，部门、档案号，要书写规范，书写姓名不得用同音字或不规范的简化字；

（4）为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、被糊等形式粘连在一起。将整理好的档案直接放入档案柜由专门人员保管。

总之，要实现档案管理的规范化，就要不断提高档案人员的理论水平和业务技能。要理论联系实际，深入实践。虽然档案管理的工作很辛苦，责任重大，但是作为档案管理工作者我们还是必须坚持：不忘初心，牢记使命。保证自己管理的档案资料真实、规范，为国家贡献自己的一份力量！