卫生院档案管理工作现状及强化措施

2020-12-08孟新民

山西青年 2020年9期

孟新民

山东省鄄城县卫生局卫生监督所，山东鄄城 274600

档案的管理在卫生院的发展过程中扮演者非常重要的角色，有效科学的对档案进行管理，利用档案信息进行数据等方面的分析，可积极的促进卫生院的发展，同时对卫生院工作的效率与人员素质的提高都具有一定的作用。因此，对于卫生院在档案管理方面现存的问题需要得到及时的、具有针对性的解决，帮助卫生院改变发展现状，提高医疗服务水平与质量，更好的做到为人民服务。

一、卫生院档案管理的工作现状

（一）档案管理意识较薄弱

档案管理可作为卫生院的日常管理工作的基础性工作，提高档案管理的意识，对卫生院的日常工作顺利开展具有积极地促进作用。现在，人们的生活水平逐渐得以改善，对身体健康的问题关注日益增加。但是各种病菌也在不断的增加，导致各种疾病也逐渐的迸发，从而增加了卫生院相关档案的信息数量。但是，由于卫生院的规模有限，一般地处于经济发展受限的乡镇地区，日常的管理集中于行政管理工作，而忽视了对档案的管理。因此，卫生院的档案资料并不能够积极的发挥其作用，导致卫生院的工作效率会受到一定程度的影响。

（二）档案管理技术较落后

卫生院对档案管理的意识相对薄弱，这就直接导致了在档案管理这方面的工作并不会引入较为先进的技术手段对其进行很好的管理。档案管理技术的落后会影响卫生院整体管理水平的落后，导致档案资源的利用效率降低等问题的出现。而由于档案管理意识的薄弱，对档案管理的资金、技术投入也就大大的降低，相关的硬件设施和软件设施都不能跟上信息化时代的发展。目前仍有非常多的卫生院在档案的管理方面还是停留在人员手工操作的阶段，极大的降低工作效率。除此之外，甚至是有些卫生院的档案储存室阴暗潮湿，没有专门的档案室，及其容易导致档案的缺失。

（三）档案管理制度较欠缺

一项管理工作必须具有明文进行约束，才能够更好地开展管理工作，使档案得到高效的储存与开发。很多地方的卫生院由于对档案管理工作的疏忽，故而并不会就针对档案管理的工作建立健全的规章制度，以规范档案资料的存取与开发等行为。由于没有健全的规章制度对档案管理进行有效的约束，导致很多卫生院的档案资料丢失、破损等，就不能够确保档案的真实性，降低了档案的价值。现在各项医疗优惠政策的逐渐全面发展，实则是在不断地增加档案管理的难度。因此也就更加的需要健全的规章制度来对档案的管理进行约束，逐步形成规范化、标准化的管理模式。

（四）档案管理人员素质较低

档案管理的效果在很大程度上也取决于管理人员的素质。很多卫生院的档案管理人员都是一些将近退休的工作人员，大多数都还保留着较为传统的管理理念，对于现代网络技术的管理手段的接受程度较低，这对于档案的管理具有非常大的影响。卫生院在每年虽然都会有不定期的培训，但是并不会对档案管理方面进行人才的培养、培训。甚至是更有一些对档案管理不重视的卫生院，聘用兼职人员从事档案管理的工作，缺少专业的管理知识与理念。因此，管理人员素质的缺乏是阻碍卫生院档案管理工作创新发展的较大阻碍因素之一，需要得到及时的改进。

二、卫生院档案管理工作的强化措施

（一）强化档案管理人员的意识

作为档案管理人员，首先只有在思想意识上具有正确的认识，才能够指导档案管理工作更好的开展。对相关的档案管理人员进行思想意识的引导，树立正确的思想意识，提高对档案管理的重视程度。相关部门可通过积极地开展相关培训，通过档案管理的实际案例的分析，解析档案管理对卫生院发展的重要性，牢固档案管理人员的责任意识。卫生院的领导作为档案管理工作的指导人员，必须提高对档案管理的重视程度，将档案管理纳入日常的工作管理内容中。其次只有领导足够的重视，才能不断的端正具体档案管理人员的工作态度，逐步提高卫生院对档案管理重要性的整体认识。除了通过培训增强管理人员的意识外，还可以通过宣传的方式加深管理人员对档案管理的重视程度。利用现代社交平台建立内部管理人员交流的群，在群里分享档案管理专业知识、档案相关法律等相关的视频，通过一些实际的案例来促进管理人员管理意识的提高。还可以建立起线上的授课群，档案管理的专业研究者或者相关的其他专业指导老师，可以在群里分享专业的知识经验，传授档案管理的重要性，逐步提高卫生院以及相关档案管理人员对档案管理的重视程度。

（二）完善档案管理的设施设备

处于互联网的信息时代，档案管理日常的工作开展需要借助现代的网络技术，提高档案管理工作的效率，促进卫生院的档案管理逐步实现现代化管理。互联技术的应用需要借助相关的硬件设施和软件设施，利用电脑等电子设备进行信息的储存，利用现代信息化技术手段进行档案的存取与分析，逐步完善相应的数据库，以方便日常的医疗工作开展。并且能够通过档案数据的分析，为药品、预防保健、科研、教育等与医疗相关方面工作提高相应的数据支持，从而更好地规划工作的发展方向。因此，不断完善卫生院档案管理的设施设备，为社会的医疗事业提供更好的服务。

（三）建立健全档案管理制度

健全的管理制度是保证卫生档案实现标准、完整、科学、安全和准确的绝对条件，只有建立健全相关的规章制度，并且认真地贯彻落实，才能为档案管理的相关工作监督提供依据，以约束相关的人员、部门做好档案管理的工作。健全的相关管理制度能够进一步促进卫生档案管理的制度化、规范化、标准化和现代化，对档案管理的机制优化具有非常重要的促进作用。因此，需要根据各卫生院的实际情况进行相应规章制度的制定并且实际的落实到位，从而使得卫生院的档案存取及其他环节都有章可循。并且在具有规章制度的明文规定下，能够实行责任制，做到有章可循、有法可依。

（四）提高档案管理人员的素质

档案管理水平的高低取决于管理人员素质与水平的高低，建立一支专业的高素质、高水平档案管理队伍建设，有利于提高档案管理的水平。这就要求档案专业管理人员具备较高的档案管理专业知识，熟练掌握现代网络技术以及具备现代的管理理念。而档案的管理作为一项管理工作，其管理人员必须具备一定的专业管理知识和技能，以及高度的管理思想意识和正确的态度，才能够在其岗位上不断的发挥才能，做好本职工作。因此，需要组建专门的管理人员队伍，或者至少是要对档案的管理人员进行专业的培训，增加管理人员的专业管理知识与技能，提高档案管理人员的综合素质。积极地引进专业的管理人才，积极地开展各卫生之间的相互交流学习的座谈会，增强各卫生院之间的信任，实现互帮互助，共同发展的良好格局，以此更好的为医疗事业做贡献。同时需要对档案管理人员进行继续教育，熟练的掌握信息学、统计学、心理学等与之相关的学科，以此成为具备专业知识的复合型档案管理专业人才，从而提高专业管理的水平。