基层事业单位档案现代化管理工作的对策

2020-12-07杨婷

魅力中国 2020年7期

杨婷

（鹤岗市不动产登记中心，黑龙江鹤岗 154100)

引言：近年来，随着计算机技术，网络技术的发展，基层事业的档案管理工作也开始广泛的应用到这些技术，这使得档案管理工作的效率得到了极大地提高，也为基层事业档案管理工业现代化提供了途径。目前，大部分的基层事业单位都已经实现了档案的现代化管理，与传统的档案管理工作相比，现代化的电子管理更能够节省工作时间，优势更明显。

一、基层事业单位档案现代化管理的重要意义

目前，我国经济社会发展速度飞快，不论是计算机技术还是互联网技术都已经得到了广泛的应用，因此，利用现代信息技术对基层事业单位的档案进行管理是时代发展的必然趋势。基层事业单位的档案管理工作采用现代化信息化的方式能够促进我国电子信息技术的发展与普及，与此同时还可以推动我国信息化建设的发展，在此基础之上，还能够实现远程档案的共享，促进国家基础信息资源的传播。基层事业单位档案管理的现代化能够推动我国经济社会的发展，同时也是经济社会发展的必然要求，能够提高企事业单位的管理水平。从当前的大环境来看，传统的档案管理方法已经无法更好的满足经济社会的需求，阻碍了基层事业单位管理水平的提高。因此，基层事业单位要想跟上当前时代发展的步伐，就必须要认识到基层事业单位档案管理现代化的重要意义，并将其融入到今后的档案管理工作当中。

二、基层事业单位档案现代化管理工作中存在的问题

(一)档案管理制度不够完善

俗话说，没有规矩不成方圆，任何事物的发展都要遵循其发展规律，也都要有对应的约束条件，对于基层事业单位来说也是一样，需要完善的制度对其进行规范。有一部分基层事业单位虽然已经制定了相关的档案管理制度，但是仍然不够完善，还存在许许多多的问题，例如案卷标题，档案序号不够完善，组卷不统一等，这些都是由于档案制度不健全而导致的。除此之外，相关的工作人员在对档案制度进行执行的过程当中，只停留在表面上，并没有使其发挥实际的作用，这在很大程度上降低了档案的利用价值，同时也降低了档案的可信程度。

(二)档案检索效率过低

档案检索方式按照检索方式可分为计算机检索与手工检索，其效率和档案硬件设施有很大的联系，而检索效率依赖于检索工具，随着现代科技的发展，计算机是目前检索速度最快的检索工具，但还是有很多基层事业单位坚持手工检索。也有很多部门为了提高档案检索效率，对多种检索工具研发投入了很大人力物力，错误的认为检索工具越多检索速率就越快，但实际上并不是这样的，档案检索效率在于检索设备是否精益求精而不是数量的多少，而且检索工具设置过于细密或者过于繁琐，不但不能提高档案检索速度，还可能造成档案重叠出现的情况发生，这样既不方便检索，还大大影响档案检索的速度，适得其反。

(三)档案利用率低、管理人员意识薄弱

尽管档案管理对基层事业单位的发展改革具有很重要的作用，有利于基层事业单位回顾过去，学习从前有利于未来工作的开展，不管是经济效益还是社会影响都能在无形中给事业单位带来提高，但是长期以来许多基层事业单位并没有有效地利用档案中的资源信息，管理人员的意识也很薄弱，忽视了这方面的管理，也损失其中隐含的效益。

三、基层事业单位档案现代化管理工作的对策

（一）转变档案管理观念

当前形势下，我国的基层事业单位普遍存在不重视档案管理的现象，并且关于档案管理的观念也非常陈旧封闭，面对经济信息时代的到来，各单位应当主动创新档案管理观念，坚持与时俱进，不断变革，充分利用现代信息技术，对现有检索系统进行优化与完善，结合工作实际情况，利用相关软件或系统管理平台对单位档案进行整理归类，实现档案管理的自动化，并对其进行统计与开发，节省档案管理时间，提高工作效率，让基层事业单位的档案管理能够适应经济形势的发展，不断提高自身的档案管理水平。

（二）完善软件和硬件建设环境

各基层事业单位可以根据实际工作范畴建设内部的档案管理系统，让各个部门的档案能够通过网络平台迅速安全地传输到档案管理中心，再由档案人员进行统一的整理、归类、编号、保存和鉴定等工作，可以确保档案的及时性、真实性和准确性。此外，还应当选择兼容性及稳定性均比较好的管理软件，单位内部各部门及统计基层最好选用相同的管理软件，以实现档案管理的标准化和规范化，提高电子档案的质量。