孟凡程

（鹤岗市不动产登记中心，黑龙江 鹤岗 154100)

一、纸质档案与电子档案的对比

（一）纸质档案的优势与劣势

所谓的纸质档案是一种以纸张作为信息存储介质的档案。纸质档案有着悠久的历史却依旧存在我们的工作中，它的优势也是十分明显的。

纸质档案的优势：

1.纸质档案的原始性和真实性强，可作为原始凭证。最早的纸质档案大多是亲笔书写的纸质文书，字迹与纸张材质的不同可以很快鉴别出档案的真实性，特别是保管期限越久的档案越难被篡改，可作为原始凭证，具有一定的法律效力。

2.纸质档案可信度高。纸质档案是从当时工作中形成的文件直接转化而来的，“白纸黑字”客观地记录了当时信息，从记载的信息到纸质档案上的各种标记，如责任人的签署、单位公章、领导批示等都体现着档案最初的痕迹，给人以不容置疑的可信度[1]。

纸质档案的劣势：

1.纸质档案对存储环境的要求比较高，高温、潮湿、铁锈、蛀虫都会对纸质档案造成不同程度的破坏。

2.纸质档案从收集、归档、入档案库都需要大量的人力物力，同时也需要有空间较大的档案室来存放日积月累下的纸质档案。

3.纸质档案的共享性较低，同一份只能在同一时间借给一个人或者一部门，不能供其他人借阅。

（二）电子档案的优势与劣势

电子档案是利用计算机技术，通过硬盘、磁盘等作为存储介质的档案。随着大数据时代的到来，电子档案出现了纸质档案无法比拟的优越性。

电子档案的优势：

1.电子档案存储介质具有多样性，可以通过硬盘、磁盘、光盘、云存储等多种介质来存储。

2.电子档案载体小，不需要较大的存储空间，仅仅一张光盘就可以存储30万页纸质档案，这样一来既可以节约保存纸质档案所占用的空间，也可以减少一定的人力物力。

3.电子档案实现了信息的高度共享。只要计算机上有安装一致的档案系统，在档案管理员的授权下，可以在不同的地点、同一时间共享大量的档案信息。

电子档案的劣势：

1.电子档案比较容易被复制和修改，会让档案的真实性受到严重影响，一般来说并不具有法律效用。

2.电子档案的安全性比较低，一旦计算机感染病毒就会对电子档案造成严重损害。

3.电子档案对于电子设备的依赖性比较强，必须通过计算机来进行操作，当电子设备出现问题的时候，档案的信息将无法保存。

二、纸质档案与电子档案并行的必要性

（一）电子档案无法完全取代纸质档案

虽然现在发达的信息技术给档案的储存带了许多的便利，但是电子档案却有着一些弊端，正是这些弊端导致电子档案无法完全取代纸质档案。由于电子档案的查阅和储存必须依赖电子设备，对于档案的稳定性来说是一种考验。如果全部放弃纸质档案采用电子档案，一旦电子档案发生损坏，将无法把整个档案完整的保存下来。同时纸质档案能够作为原始凭证，具有一定的法律效用，而电子档案却没有法律效用。在一些国家机密文件的储存上面，使用纸质档案比电子档案安全的多。

（二）纸质档案利用效率比较低

纸质档案的形成以及保管等非常复杂，同时当人们要对档案进行查阅的时候还需要经历十分复杂的检索过程。还有纸质档案的共享率比较低，不利于档案管理的发展。如果还对一些档案采取纸质档案的管理，那么就会导致工作人员的工作负担增加，降低工作效率[2]。

三、纸质档案和电子档案并存发展的建议

（一）建立两者之间共通的部分

建立纸质档案和电子档案共通的部分主要是指可以通过一定的技术将纸质的档案和电子档案联系起来，在数据库当中建立映射，实现对档案的自动化管理。当我们需要查阅档案的时候，可以在计算机上面对档案进行检索，然后根据映射翻看纸质档案。同时处于对安全性的开率，还可以仅仅对档案进行归档保存，采取不同的管理方式来让档案之间的映射能够顺利建立起来，提高了档案的安全性和共享性。

（二）加强对于档案管理人员的培养

目前很多档案馆当中并没有专门的对档案进行管理的人员。在实行共通管理之后，需要对所有的档案进行筛查，这就需要很多的专业人员。在条件允许的情况下，可以让档案的形成部门和档案管理部门进行独立设置，让专门的档案管理人员来负责统筹。档案管理人员需要及时的对档案进行归档，这样就能够大幅度降低管理人员的工作量。同时，还可以对传统的档案员进行培训，提高他们的技能水平，让档案的管理效率也到的提高。

（三）更新档案管理设备

电子档案对于电子设备的依赖性比较高，这就需要具有专门的档案储存设备才能够做好对于档案的管理工作。由于购买相关的设备需要大量的费用，使得一部分档案馆不愿意进行这方面的建设。因此就需要及时的更新观念，对以前的档案管理设备进行更新是保障档案安全性的重要一环，是实现纸质档案和电子档案并存的保证[3]。

四、总结语

总之，由于现在信息化技术以及网络技术的飞速发展，也促进了档案管理工作的进步，传统的档案管理过程已经不能够很好的为档案提供安全的保障，需要紧跟时代的步伐，及时的采取电子档案和纸质档案并行的方法，来对档案进行更加完善的保护工作。而且电子档案和纸质档案并行的方法将在未来一段时间内都是最佳的档案管理方法，这种方法具有很多的优势，能够推进档案保存工作向着更加规范化和科学化的方向发展。