信息化时代职称档案管理

2020-12-07

魅力中国 2020年14期

（锡林郭勒职业学院，内蒙古锡林郭勒 026000）

引言

企业职称档案管理人员构成了“人”的要素，随着职称档案管理向信息化、智能化趋势发展，提升他们适应时代要求的职称档案管理能力则成为了第一要务。职称档案管理的对象则构成了“物”的要素，企业职称档案管理对象涉及科研、人事、文书、图情等多个板块，所以实现对这些职称档案对象的开发与利用则成为了做好企业职称档案管理的落脚点。

一、企业职称档案管理存在的不足

随着增强企业助力区域社会经济发展的要求被提出，企业已将职称档案资源开发与利用提上议事日程，但在实践中却缺少长效机制保障。具体表现为:（一）参与职称档案资源开发和利用工作的人力资源整合工作相对滞后；（二）职称档案资源开发与利用相脱节，难以对区域社会经济发展提供建设性建议；（三）职称档案资源开发与利用的工作体系尚不健全，无法实现全域式的职称档案资源开发与利用工作。由于这项工作还未形成机制，则导致了大量的人才职称档案资源仍处于“沉睡”状态。在国家大力推进教育扶贫的历史背景下，便弱化了就业与人才服务中心的服务能力和与社会保障部门之间的协作能力。

二、信息化时代职称档案管理措施

（一）坚持更新观念，持续推进职称档案现代化建设

信息化时代职称档案管理措施之一是坚持更新观念，持续推进职称档案现代化建设。观念的更新是实现职称档案管理工作模式创新建构的重要前提，作为职称档案管理工作人员，在接纳大数据与信息资源共享发展观的基础上，积极地对管理工作模式进行创新建构。对职称档案管理工作更新观念，就要求管理人员将“数字化”这一词汇作为管理工作的关键词，基于此，管理人员必须摒弃传统的管理观念，树立电子职称档案管理意识，以快速地适应数字化职称档案的发展进程。

（二）积极构建职称档案资料的信息化管理系统

信息化时代职称档案管理措施之二是积极构建职称档案资料的信息化管理系统。在进行数字化的职称档案资料信息化管理系统构建时，职称档案馆的单位领导应对职称档案管理系统的信息化建设加大投入，在发展基金充足的基础上做到完备购置信息化管理的硬件设备，同时要积极的对软件工具进行引进。此外，要保障职称档案资料信息化管理系统的操作人员具有较高的技能水准。在信息化管理软件系统的支持下，管理人员可以实现对职称档案资料的实时更新，可以在管理人事职称档案时通过特定检索直接添加某一位工作人员的劳动成果与绩效情况。对职称档案资料信息化管理系统构建时，要关注各个系统分支的联动性，以实现对职称档案信息的及时导入与转换，并实现对职称档案资料的全生命周期管理。

（三）提高相关管理人员的综合素质与能力

信息化时代职称档案管理措施之三是提高相关管理人员的综合素质与能力。管理人员，是整个管理系统的核心人物，管理人员的综合素质和能力直接关系到职称档案管理的工作质量。因此，对管理人员的培训必须提上日程，企业方面要高度重视起来，以定期培训的方式提高管理人员的职业意识和服务精神。必要的时候，还要进行业务能力的定期考察，保证管理人员的工作高效进行。关键还是要培养管理人员对计算机的操作能力，鼓励使用电子设备存储职称档案资料。因为使用电子设备存储资料不仅节约空间，也可减少人力物力的投入，还可以提高管理工作的效率。必要时可以制定相关的奖惩措施，激励员工学习计算机应用方面的能力。

（四）明确职称档案整理的内容，确保职称档案材料齐全完整

信息化时代职称档案管理措施之四是明确职称档案整理的内容，确保职称档案材料齐全完整。专业技术人员职称档案归档材料主要包括职称评审中形成的材料。职称评审工作，情况复杂，涉及面广，时间长；再加上机构改革变化，管理人员调动，管理无章可循等原因，使职称档案材料缺损严重。因此，首先整理出既全面又能突出重点的归档材料，是职称档案信息化的前提和基础。收集重点应包括专业技术人员的学历水平、专业特长、工作单位、学识水平、工作业绩、继续教育情况、创造发明、成果论著及年度考核等。其次根据职称档案的性质特点，把收集好的职称档案材料按不同系列、不同专业分类整理，可按以下步骤操作：一是按不同系列、不同专业挑选材料，分类存放。二是在分类基础上筛选，逐人逐项装订成册。三是按专业分类、以姓氏笔画，编号排序，整齐存放。对于外地调入的专业技术人员职称档案，应填写外地人员调入确认表，完善职称档案内容。

（五）服务创新，升级发展

信息化时代职称档案管理措施之五是服务创新，升级发展。大数据时代下，职称档案数据资源开始变得更加易得，但是针对职称档案服务价值而言，在对职称档案进行管理时，管理工作人员应注重对当前的服务模式进行创新，才能保证职称档案本身的作用真正被发挥出来。在创新职称档案服务模式时，职称档案管理工作人员应首先对信息进行充分挖掘，在大数据挖掘技术下，职称档案数据的自身价值可以被分类，并可以在创新应用视角下对职称档案内容进行调整，形成全新的职称档案数据内容服务体系，从而实现对职称档案知识服务框架的优化。在创新服务方面，应确保具备层级完善的职称档案管理组织结构，政府应提倡信息高度公开，提倡职称档案更多的关注对用户的个性化服务与用户新需求的不断满足。在具体创新时，则要从信息检索方式、职称档案利用模式以及个性化信息供给方式等方面加以改进，确保职称档案数据信息资源供给质量上乘，形成覆盖范围更广的职称档案服务网络格局。