探讨学校档案管理工作中电子档案的应用

2020-12-07向江玲

魅力中国 2020年7期

向江玲

（新疆林业学校，新疆乌鲁木齐 830026）

伴随当前科学技术的不断提升，信息化技术也快速的发展起来，并在社会很多领域当中得到普遍应用。而在学校档案管理工作当中，应用现代化信息技术，使学校档案管理效率与质量得到了大幅提升。为了使电子档案更好地应用于学校档案管理工作当中，展开学校档案管理工作当中，电子档案的应用研究具有非常重要的现实意义。

一、在学校档案管理工作中应用电子档案的必要性

（一）时代发展的要求

进入新时代以来，我国的经济社会发展呈现出良好的发展势头，科学技术日新月异，特别是信息技术近年来获得了突飞猛进的发展，并广泛的应用于社会诸多领域当中。将现代信息技术应用于教育行业当中，不仅能够利用现代信息技术开展多媒体教学，提升办公自动化水平，同时，在学校档案管理中的应用也发挥了巨大的作用，通过信息技术引入学校档案管理工作，极大地推动了学校电子化档案管理，在保证学校档案管理工作效率的同时，确保了档案管理的质量，还有效降低了档案管理过程当中，工作人员的劳动力投入，对实现学校档案管理，高效化发展起到了重要的促进作用。特别是在当前社会发展飞速发展背景下，如何提高工作效率成为当前的重要工作目标，而通过电子档的应用，可以更加高效化的开展工作，所以在新的发展时期，加强应用电子档案是当前重要的发展要求。

（二）学校实现长远发展的需求

在学校当中，发展决策对学校今后发展具有重要的参考作用，而决策的正确与否，对学校的未来发展有着至关重要的影响，倘若学校在面临发展机遇与挑战时，有着强大的数据支撑，这更利于学校做出正确决策，制定出更加符合学校实际的发展政策，这对学校的未来持续健康发展是非常有益的。而学校发展需要的大量信息主要通过档案信息来提供，加强档案信息化管理，能够更加充分的整合信息数据，为学校未来发展提供有效的参考与指引，促进学校健康发展。

（三）提高档案管理效率的要求

学校是开展教学和科研管理工作的重要场所，而这些工作的开展会形成很多文字资料，还有学生的学籍档案教学档案的资料信息等，这些重要的信息资料，直接影响学校的今后发展与进步，所以保存价值与使用价值非常的高。然而，对于传统的文书档案管理工作而言，存在一定的封闭性，很多时候难以从中挖掘档案信息资料进行参考，然而利用电子档信息，可以更加及时的进行归档与查阅，有效提取相关信息数据，将档案信息的作用充分发挥出来，这对学校的长远发展是非常有益的。

二、提高学校电子档案管理水平的建议

（一）树立起正确的电子档案管理理念

现如今，对于很多学校而言，为了有效增强电子档案管理水平，管理层必须要对电子档案管理有一个更加充分的认识，了解电子档案管理的重要性以及便捷性，对电子档案管理给予充分的重视，同时对电子档案管理加强宣传，利用会议讲座等有效形式，扩大电子档案管理的宣传工作，让学校教职员工对电子档案管理有一个更加充分的认识，在实际工作当中，将电子档案管理的侧重点充分抓好，研究分析与学校管理实际相符合的电子档案管理模式，学校还应当加强管理与监督，通过激励措施，将工作人员的积极性充分调动出来，进一步提高档案管理质量。

（二）完善电子档案管理工作制度

为了保证电子档案管理工作水平的整体提升，应当在充分考虑实际工作基础上，构建完善的电子档案管理工作机制，同时，学校应当严格遵循国家有关部门颁布的电子档案管理相关文件要求，与当地实际充分结合，构建完善的电子档案管理规章制度。同时，学校还应当明确权责，对工作人员管理权限合理划分，将电子档案管理过程中，工作人员责任进行明确划分，如果管理电子档案过程当中有问题出现时，可以及时的对责任人进行问责，通过这种方式，能够有效提高电子档案管理水平，避免电子档案信息的篡改或丢失。此外，在建立健全完善的电子档案管理制度前提下，同时，还应当明确定位电子档案管理类型，科学合理地进行归类，准确归档各类信息资料，保证电子档案的工作效率与工作质量。

（三）加大对于电子档案管理监督的力度

为了提高电子档案管理工作的质量，对于电子档案管理工作进行监督也是十分必要的。为此，学校首先就要采取不定期检查的方式，检查工作人员的工作情况，主要监督工作人员信息录入方面的及时性，同时检查工作人员对于电子档案的分类和规章的情况，并将这些内容同工作人员的绩效考核直接挂钩，提高工作人员在主观上的工作积极性，同时保障学校电子档案管理的准确性与真实性，充分发挥电子档案的作用。除此之外，学校还要针对电子档案管理工作制定相关的奖惩措施，对于能够及时准确完成工作的工作人员，学校要给予肯定并给予一定的物质奖励，树立起榜样，激发工作人员的积极性，同时对于工作拖拉，工作质量不高的工作人员，学校要进行严格的惩罚，杜绝工作态度不端正的情况，提高电子档案管理工作的质量。