文·张珍珍

（作者单位：邹平市黄山街道办事处）

迈入21世纪后，我们进入了大数据时代，这是一个极具颠覆性意义的新业务时代，从Pc到Intemet，从物联网到云计算，各种移动设备、社交网络和电子商务快速发展，将人类带入了一个全新的时代。随着我国市场经济的蓬勃发展，各行各业的经营规模和市场空间都在日益增长，传统的机关行政档案信息管理工作已经很难满足机关对于行政管理质量提升的需求。因此，有必要在大数据时代的背景下，对机关的档案信息管理问题进行分析研究，以期促进和完善机关档案信息管理工作。

一、大数据时代机关行政档案管理面临的困境

（一）机关行政档案管理缺乏一定的独立性

对于一个机关的行政档案管理来说，保持管理各个环节的独立性，是确保管理部门能够有序、高效履行机关各项职责必不可少的条件。然而，现阶段我国机关档案信息管理的独立性却存在着一定程度的不足。首先表现在机关行政档案管理部门不是一个单独的部门，而是依附在机关后勤部门或信息技术部门之下，只有依靠其他部门才能够完成管理工作以及达到管理效果。在大数据时代下，伴随着民众公务需求的增加，机关业务量大幅增长，大量的数据资料产生和循环，海量的数据和信息令机关行政档案管理压力剧增。在缺乏独立性的情况下，机关行政档案管理工作无法自主决策，对新兴技术力量的采纳必须经过层层审批，这个过程不仅影响管理效率，还会阻碍机关的良性运作。

（二）机关行政档案管理尚未形成科学管理机制

面对着市场经济迅速发展的要求，一个高效成熟的机关行政档案管理系统可以对于机关的发展方向提供有力地支持以及引导。然而，我国很多机关却尚未建立完整的机关行政档案管理系统，更不具备成熟的制度体系，这导致了机关行政档案管理系统长期效率低下，也让机关不能够对管理风险进行及时地了解掌握。制度不完善还可能导致机关的业务、人事、行政、财务以及行政等部门各自为政，全面统一管理无法进行。造成这种局面的主要原因，是机关的管理层对于机关行政档案管理系统建设的忽视，使机关行政档案管理系统缺乏专业人员的支持和指导，同时也有机关行政档案管理系统自身不作为的因素。

（三）机关行政档案管理系统的升级支持度不足

当代信息技术瞬息万变，机关行政档案管理已开始由纸质管理向信息管理转变，各级系统必须紧跟时代步伐，不断更新技术。但目前不少机关并没有真正理解大数据的意义，没有意识到大数据所带来的冲击、挑战和机遇，机关网络知识普及不到位，认识存在局限性和偏差，对大数据建设的投入不足。即使初步认识到大数据的重要性，也很少有将大数据应用于机关行政档案管理系统中的。许多机关行政档案管理系统的大数据平台建立后，常忽略日常的管理和维护，系统的建设也是千篇一律，落入俗套，推广性不强。

二、大数据时代完善公立机关行政档案管理的对策

（一）强化机关行政档案管理系统的独立性

在大数据时代下，应当充分强化机关档案管理的独立性。一是削减信息技术部门和后勤部门对于机关行政档案管理部门的管理权力，放权于档案部门；二是采用双重报告的形式完成机关行政档案管理系统。即分别向主管机关部门和机关管理层汇报机关档案管理的结果；三是需要机关人力资源管理部门发挥其全部的职能，对于机关行政档案管理部门的人事管理以及资源调配进行监督。

（二）完善的机关行政档案管理制度

一是需要机关在结合自身发展的现状下，对于传统的机关管理的工作方法进行改革，总结先进的国内外机关行政档案管理系统的经验及方法，从机关自身发展出发，选择有自身特点的管理体制。二是机关的高层管理人员需要洞悉机关的发展环境，及时找出机关行政档案管理系统中的问题，加强机关行政档案管理系统的规范性和科学性。

（三）运用先进的机关行政档案管理系统

市场经济环境下，机关要在行业竞争中获得优势，必须将大数据融入到机关行政档案管理系统中，运用大数据战略思维建立统一的机关管理意识，以大数据的“预测”功能对机关的自身发展趋势予以准确预测。建立创新型的机关行政档案管理系统，确保将有效的资源充分地利用起来，采用行之有效的方式，获得机关管理的作用最大化，将机关引领到正确的发展方向。机关管理部门要及时采用最新的大数据相关产品，使机关对区域形势有所掌握，根据机关既定目标不断地调整和完善机关的发展方向。

（四）构建规范高效的行政档案管理模式

首先，建设专业的管理队伍。要重视档案信息化人才队伍的培养，为档案信息化管理人才创造良好的学习环境，加大对档案人员进行计算机应用基础知识、数字化技术、网络技术、现代管理技术的培养，侧重对应用新技术、新设备、新方法的能力培养， 鼓励和支持档案人员参加培训和再教育， 提高档案人员理论水平和动手操作的能力， 努力培养和造就一支即熟悉档案专业知识又了解信息技术的复合型人才队伍。其次，建立监督考核有效机制。一方面，针对机关档案工作各个环节的规范程度进行监督和考核；另一方面，针对档案工作人员的工作表现和认真程度进行监督和考核，以全面实现机关档案的规范管理。再次，抓好机关档案工作关键环节，做好及时归档、及时整理、确保安全和优化服务。档案管理人员在资源管理过程中应尽力维护资源的完整性， 增强管理规范性， 提高归档时效性，时刻关注档案信息安全，积极主动地提供档案信息服务。

机关行政档案信息管理看似无足轻重，实际上却是影响机关稳定运营的关键所在。因此，机关必须运用先进的信息技术手段来武装机关行政档案管理系统，强化管理的独立性和制度的完善性，从而促进机关不断朝向积极的方向发展。