■ 陈菊英

土地档案管理是一项长期的而又艰巨的任务，是土地管理活动真实的历史记录，是土地所有权、使用权的凭证，具有法律效力，是国家档案的重要组成部分。它是土地权属管理的唯一手段和重要措施，是土地管理的一项基础性工作。而且能够为保护土地权利人的合法权益，维护土地市场交易以及为合理有效管理和利用土地提供依据。本文就土地档案管理工作作一粗浅探讨，谈几点看法。

一、土地档案管理工作的概述

土地档案是国土资源管理部门在土地管理活动中形成的具有保存查考价值的文字、图表、录音、影像、电子文件等不同形式的材料，是历史的真实记录，有凭证价值和法律效力。国土资源档案信息量大，种类繁多。既有综合类档案，又有地籍管理，建设用地，土地利用规划，国土资源监察，地矿档案等几大类。土地档案在制定土地规划，开发土地，解决土地纠纷，甚至对环境保护，资源合理利用方面都起着重要作用。土地档案的作用更是不容小视。它详细记录了各项目建设占用土地的情况，土地分类的变化以及每一宗房地产的土地权来源，交易变化过程，是土地确权，土地权属管理，土地利用规划等国土工作的重要依据。土地档案管理是国土地资源管理的重要组成部分。因此，做好土地档案管理工作对国家土地资源管理起着重要的作用。

二、土地档案管理的重要性

（一）确定土地权属的依据。

土地档案是确定土地权属，采用法律、经济、行政等手段科学管理土地的基本依据。比如办理土地使用证，或土地使用证丢失时根据地籍档案进行补办。

（二）判断土地是否违法占地的重要依据。

土地档案是使用土地、判断土地是否违法占地的重要依据。在乡镇及城市建设中涉及土地使用，是否属于违法占地，是否有合法使用手续，需要根据土地档案作出判断。

（三）处理土地纠纷案件的凭证。

土地档案是处理土地纠纷案件的重要凭证。在广大乡镇和农村中，经常发生土地纠纷事件，这时就需要查阅土地档案来明确土地情况，解决问题。因此，土地档案是维护广大人民根本权益的重要依据，是处理土地纠纷和违法占地的法律凭证，对促进社会稳定发展具有积极的促进作用。

三、时代发展的需要

（一）及时登记

国土资源管理的基础是土地档案管理，而土地管理的核心是以土地登记为主要内容的土地权属管理。可以说，土地管理的水平看土地档案，土地档案的管理水平看登记包括土地登记在内的土地档案管理现代化，首先是土地资源管理现代化的重要标志之一，是土地资源管理工作上水平、实现科学管理的关键所在。由于大部分地区进行了初始土地调查，完成了初始土地登记工作，建立了完整的卡、表册、图等资料，如何储存及充分利用这些资料信息为国土资源管理服务，已是当务之急。同时，土地登记信息具有明显的时态性，为保证土地登记资料信息的现实性和连续性，必须及时进行登记。

（二）提高科学决策的依据

土地登记档案现代化是提高科学决策的需要，这些多要素、多层次、多时态的空间资料，如果用传统的手工方法来处理，费工费时，还可能产生许多疏漏，而应用现代化的管理手段就能及时为领导提供所需的资料，提高领导决策的科学性，减少工作失误。

（三）查证及时、鉴证准确

土地登记档案根据土地登记资料公开查询办法的规定，部分可以公开查询，要实行公开查询部分真正做到查询资料全面、查证及时、鉴证准确，则必须采取措施利用现代化技术及时、准确地进行土地登记，创造既适合档案工作特点与规律、又适应不同档案载体的整理原则与方法。对档案信息进行整合，满足各项工作以及社会对档案多层面的利用需求，确保土地登记资料的现实性。提升对土地档案服务的创新意识，为土地档案规范整理工作的实施提供创新能力的空间，并促进档案整理工作构思与方法的改进。

（四）采用最先进的网络管理方法

土地档案管理工作要随着时代的发展而发生改变，要摆脱传统的管理模式。土地档案管理有其自身的特点，它更加要求实用性、真实性、客观性、资料完整性和图像完整性等，所以管理上要更加严格缜密。现代社会已经步入了信息时代，如果采用传统的管理方法，以文件、文档等形式进行贮存，不仅信息贮存效率底下，还可能存在滞后性，对后期土地利用和规划存在不利影响。所以要跟随时代的步伐，采用最先进的管理方法网络管理。网络管理具有诸多优点。一是网络管理方便快捷。网络管理在单位时间内的工作效率是传统方法的几倍甚至几十倍，有利于节省人力资源和经济支出，并且在资料查询和传递方面更加方便。二是信息储备量大。三是贮存种类多样，网络贮存没有格式限制，并且文字资料和图片资料可以结合储存。

四、如何做好土地档案管理工作

（一）加强培训

加强档案管理人员的业务培训，培养出既懂得传统档案管理，又懂得信息化档案管理的人才。适当提高档案管理人员的福利待遇，从精神和物质两个方面体现出对档案管理的重视。土地档案管理工作的好坏主要取决于工作人员的业务能力和业务素养，所以要加强工作人员的培训十分必要。优秀档案管理人员要自身的业务能力过硬，能够从工作中总结经验，需找方便快捷高效的工作方法。根据《档案法》的要求，对于档案管理人员的培训要采取请进来和走出去相结合的培训。培训邀请业内专家进行授课，引进最先进的管理技术和管理设备，提高办公效率。专家授课是间歇性、定期性的，所以工作人员要提高自己的学习能力，不断扩展自己的知识范围，提高自我的综合素质。同时，档案管理人员要积极配合业务部门所组织的培训，端正培训态度，努力成为业务过硬的素质高的精英人才。

（二）加强思想教育

土地档案管理人员是工作的核心基础，他们的重要性不言而喻。作为工作人员要有兢兢业业、勇于奉献、团结协作的工作态度，雷厉风行的工作作风，而且要有乐于奉献的工作精神。时刻把讲学习、讲政治、讲正气放在首位，认认真真履职，老老实实干事，要自觉遵守档案资料的保密性。提高自身的思想觉悟，机密性文件坚决保密，感情与工作要分离清楚，不能因为感情深厚而泄露秘密土地文件。凡未经领导或主管业务部门的批准，档案一律不得借阅或复印，以维护国土资源档案资料的严肃性，促进档案事业的健康发展，为经济社会又好又快发展提供最佳服务。

（三）任重道远

只有把档案管理的工作做好了，才能更好地了解过去，在已有的知识和经验的基础上不断开发创新，更好地为土地审批管理服务，为广大人民群众提供便捷的服务。当今社会，随着经济的飞速发展，保证土地供应，维护土地管理秩序的任务越来越艰巨，土地档案管理工作也是任重而道远，国土资源中档案服务越来越重要。档案管理需要研究新思路新方法，不能一味地依照过去的经验，这就需要每一位相关从业人员拿出自己全部的热情，积极投身于档案管理建设工作，各相关部门要分工合作，协调一致共同促进土地档案管理信息化发展。土地档案是重要的信息技术资源，互联网的发展使档案信息管理系统化。

（四）完善制度

在做好当前档案管理工作的同时，还要处理好交接工作。对各种类型的文件材料一视同仁，都要做好存档工作。对档案的类别和数量都要有序地排列和清楚地掌握。要完善制度，严格要求。土地档案管理人员要了解和掌握我国《档案法》的基本内容，它是日常管理工作的法律依据，要按照其规定完成自己的工作内容。《档案法》是土地档案管理工作的依据，必须进行有效地学习和宣传。要强调土地档案管理工作在土地管理中的重要地位、作用和价值。在土地资源管理工作中，档案的形成要规范化，档案的整理要系统化，档案的保护要科学化，档案的管理要现代化。

（五）加强信息化建设

对土地档案的数据库进行分析，要充分利用计算机、网络等功能进行土地档案的信息化建设。要建立电子影像档案数据库，实现对实地影像和图片的管理以及维护，该数据库的建立同时也可以与地籍管迳系统数据间进行有效连接，并通过对土地登记申请扫描，之后再完成土地登记，这样就可以生成电子档案，该类档案具有纪实性和重塑性。同时，文本档案和电子档案数据也因此而产生。建立档案数据库要对材料进行搜集齐全，这也是进行土地档案管理工作的基础，一定要保证原始资料收集不发生遗漏、没有缺失等现象。

（六）为未来社会发展服务

在对土地资源管理过程中所形成的文字、图像、声音等资料，是对土地资源管理的真实反映。土地资源管理资料不仅能够反映出当前土地利用状况，而且可以为以后土地的利用和规划提供相关依据。土地档案管理是一项长期的而又艰巨的任务，土地资源是不可再生的，是有限的，过度开发会影响子孙后代的生存和发展。时代的发展就需要依据土地档案提供的资料进行研究。土地档案管理具有长效性，它能够记录每个时期的土地开发变化，保存的资料可以随时査询，保证土地利用价值的最大化。

五、结语

土地档案体现的是每一宗地的权属性质、权属来源、地产位置、四至界限、面积、用途、登记、地上建筑物等最基本的产权的基本情况，可以为领导决策、城镇建设规划、盘活存量土地、办理产权登记发挥重要作用。