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公安机关档案管理是一项非常重要的基础性工作，在打击犯罪、保护人民和维护社会稳定中发挥了重要作用。随着经济社会发展，公安实战工作对档案管理提出了新要求，加强档案信息化管理，进一步提升档案工作服务打击犯罪、服务社会管理的水平，成为公安机关档案工作的当务之急。近年来，临沭县公安机关统筹规划、高标打造，投资300余万元，积极推进档案室、物证室、案管室“三室一体化”建设，打破了上下层级和警种条线之间的平台壁垒，大幅提升了公安档案规范化、信息化和涉案财物管理效能化水平，有效促进了整体公安工作质效的大幅提升。

一、公安机关档案“三室一体化”建设的背景情况

（一）档案管理人员综合素质不高

由于警力不足，绝大多数派出所没有配备专职档案内勤，一般由内勤兼任管档人员， 有的甚至将没有经过任何培训、完全不懂档案管理业务的新警、辅警作为档案专管人员，人员不稳定、变化较频繁，导致档案民警不熟悉档案业务，业务技能差。部分办案民警甚至长期自行保管案件卷宗资料，未及时交档案管理人员归档，档案漏管、脱管现象严重，存在丢失、泄密等安全隐患。

（二）档案管理硬件设施不达标

由于经费不足，投入不够，基层派出所的档案基础设施配套普遍不到位，保管条件落后。部分派出所将档案室作为保管室、杂物间，存放大量与档案无关的物品；有的档案室库存容量无法满足工作要求，卷宗无法归档入库，无法妥善保管；有的档案柜年久失修，发霉、变形；有的未采取防潮、防虫措施，无消防设施、空调、温湿度调控和监控报警设备。

（三）档案信息化利用率不高

多数派出所档案管理模式仍以传统的人工管理为主，档案检索和查阅大多采用手工模式，较少运用现代化检索手段，查找速度慢，工作效率低。有的部门甚至未建立检索目录和查档记录，直接影响到档案的查找利用，导致服务实战能力大打折扣。另外，公安档案服务民生的主要是户籍档案，常常需要查找原始户籍档案作为依据。而从上世纪九十年代中期起，户籍管理开始大量使用计算机设备，忽视对纸质户籍档案的收集整理，有的保管不善，出现损毁、遗失等现象，导致公民在需要查找档案的时候，经常无档可查。

二、临沭县公安机关档案工作“三室一体化”主要做法

（一）高站位规划，着力打造智慧体系

一是整合全要素，构建“智慧化”格局。借助县局业务技术用房搬迁新址有利契机，将“三室一体化”建设工作提上议程、研究部署、制定方案、细化措施、考察学习、强力推进，明确了工作方向和目标。

二是硬件全覆盖，打造“一体化”模式。结合档案库房“十防”要求和物证室、案管室建设标准，先后投入300余万元护航“三室一体化”智慧建设，集中购买密集架、组物证存储货架、RFID案件智能管理柜，建成了智能RFID管理系统，实现了档案、物证、案管业务畅通、数据互联的一体化管理。

三是规范全流程，探索“数字化”管理。对所有库藏档案进行电子化、数字化加工，并录入档案信息管理系统，实现所有档案目录数据、法律文书、涉案物品网上查询。

（二）高标准建设，着力构建统筹模式

一是渠道共享，实现“源头化”追踪。智慧档案管理系统通过与案管系统、物证管理系统的对接，使每起警情、案件即时纳入档案收集的视线范围，电子眼实时跟进办理进程，案管系统发出归档指令后档案系统成功接收，确保从接处警到受案、立案、办案进程、办理结果实行无缝闭环式流转管理。

二是在线收归，实现“一站式”采集。档案管理员将采集的归档信息在县局档案系统中创建档案并同步至智慧档案管理系统，实现户籍、文书、声像、电子等档案的自动流转归档，“随办结、随归档”案卷归档新模式的建立极大提升了档案采集效率，保证了归档文件的真实性、完整性和有效性。

三是精准定位，实现“实名制”收存。系统成功接收档案后，赋予新入库档案“电子身份”标识（即RFID电子标签），档案管理员在档案柜排架上安排相应档案固定席位，将电子标签与档案柜座位扫描匹配，实现档案收存“实名制”。使得档案的双套制管理更加方便，案件管理可追踪、可催办、可安全保管，涉案物品管理不独立，有序存放、方便调阅、过程可追溯。

（三）高效能管理，着力提升服务能力

一是紧扣“物联网”，服务执法办案。依托智慧警务建设，以物联网技术为支撑，紧扣档案收集、分类、整理、储存、管理、使用等环节，实现档案管理由传统型手工模式向现代化物联网模式升级转型，推动档案工作从“封闭”走向“开放”、从“静态”变为“动态”、从“被动”转向“主动”。强化执法办案流程监督，规范执法案卷和涉案财物管理，提高执法办案质量，树立良好形象。

二是聚焦“大数据”，服务破案打击。以服务实战为引领，针对重大安保活动、重大案事件处置、重点人员管控等工作，积极探索档案赋能新模式，全面加强对历史数据的编研分析，变“死档案”为“活信息”。系统运行以来，已为打击破案提供服务20余次，梳理各类线索信息40余条，协助破获各类案件30余起。

三是立足“放管服”，服务社会民生。以智慧档案管理系统为桥梁，充分发挥档案资料在征兵政审、人口统计分析、民事诉讼、工龄核定等方面的积极作用，为群众亲属证明、婚姻登记、前科查询等诉求提供支撑，让全县群众享受到大数据时代公安“放管服”的改革红利。自运行以来，临沭县局利用智慧管理系统接待查档150余人次，提供各类数据200余条目，协助解决民生问题150余件。

三、几点启示

（一）更新观念，增强现代化意识

首先，领导干部要转变观念，高度重视档案管理工作。档案管理部门要加强对档案管理信息化建设管理，充分调动档案管理人员的工作积极性，注入新活力，改变“一潭死水”局面，切实提高工作效率。其次，要挑选一批懂部门业务、懂档案工作、懂信息化操作技能的专职人员，充实到档案队伍中来，并保持人员相对稳定，增强其服务意识、大局意识和责任意识，成就出一支业务过硬、作风扎实、乐于奉献的综合型档案管理队伍。

（二）加强培训，提高信息化素质

要针对档案信息化管理的要求，有针对性地组织档案管理人员系统学习档案专业知识、计算机基础知识、文字处理技术、档案管理软件应用等，并熟练掌握《档案法》《保密法》等法律知识的应用。组织档案管理人员立足工作岗位，加强对档案业务知识和部门业务知识的学习，使档案管理员做到“懂部门业务、懂档案工作、懂信息技术”。

（三）科学建设，加强实战化保障

要进一步完善档案事业投入机制，积极宣传档案利用的成果，科学运作、分步实施、循序渐进，大力建设各级各类档案信息资源数据库，实现档案基础信息在各部门、各警种之间互联互通、高度共享，为基层实战应用提供更大的便利和信息支持，充分利用网上档案信息服务实战，将各类档案的潜在价值转化为实际价值，提高档案的应用时效，更好地为各项工作服务。

（四）完善机制，夯实责任化基础

要实行专人分管档案工作，将档案管理责任落实到基层，具体到个人。要根据档案管理的各项要求，制定完善各项管理制度和操作规范，切实把档案工作作为各项事业的基础管理工作列入重要议事日程，纳入本部门本单位事业发展规划和年度计划。将档案管理情况纳入绩效考核，建立档案信息化管理与应用的激励机制，将其工作成效与年终绩效考核、评优、评先挂钩，以考核调动档案管理员应用信息化的主动性和积极性。