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随着信息化的不断发展，在知识社会创新2.0不断推动以及大数据、云计算、移动应用等新形态不断加持下，“互联网+”作为互联网思维的进一步实践成果，正加速推动经济形态不断演变，从而为改革、创新、发展提供了广阔的平台。城建档案作为城市建设历史的记忆载体，是组成城市多元文化的重要一环，也是城市可持续发展的宝贵资源，在进行社会管理、提供公共服务、保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件等工作中都具有非常重要的作用。因此，如何将信息时代的创新形态与传统档案查阅利用模式相融合，将城建档案查阅利用事业纳入“互联网+”行动计划，令其更好地为城市发展建设服务，是摆在城建档案从业者面前的一道新的命题。

一、城建档案查阅利用现状

随着城市建设发展的不断科学化、理性化，城建档案在城市生活各方面的参与度越来越高，城建档案的利用率也不断提升，近几年来，城建档案查询量、来访量以及12345市民热线等求助量以每年超过30%的速度在不断增长。以济南城建档案馆为例，目前城建档案查阅利用主要集中在以下几个方面，一查阅图纸，包括装修改造、确认工程状况、解决纠纷等用途，约占总量45%；二查阅前期审批文件，包括办理确认产权、办理竣工验收、留档备查等目的，约占总量30%；三政府部门调研，用于办理案件、明晰产权、建设规划研究等目的，约占总量15%；四查阅拆迁、土地及其他部分因各种原因纳入馆藏的文件或单纯业务咨询等，约占总量10%。因此，传统的档案查阅利用模式也越来越需要进一步改进提升，自我优化，以更加契合城市发展的脚步。

二、信息时代城建档案查阅利用的探索和发展

（一）系统的开发建设和后期维护

首先一个基本功能完备的城建档案管理系统，既要满足城建档案从接收入馆到查阅利用各阶段工作的需求，又要服务器处理速度够快、存储容量够大，可以根据需求增长不断追加硬件配置模块，以满足日益增长的数字化信息大批量处理及存储数据的需要。在此基础上，系统功能的可扩展性以及软件公司后期维护的保障执行能力至关重要。而以往的软件公司往往更注重前期市场开发，系统一旦交付之后，经常会暴露出后期维护不力的缺陷，修改一次需求动辄需要等几周甚至几个月，这样的维护能力完全无法满足现在信息化高速发展的需要。因此，需要在前期市场调研时选择合适的软件及负责任的公司，将系统从调研到交付运行及后期维护各阶段的指标规定明确写入合同中，并且在系统需求建立阶段，既要明确列出当前需要实现的功能，也要留足未来可能扩展的功能接口。

（二）多平台建设

计算机系统应用的不断发展，使得电脑端的城建档案查阅利用平台在各地城建档案馆得到普及，用户可以在档案馆提供的电脑上进行档案查询、浏览。然而，随着移动数字时代的到来，服务利用的便捷化越来越成为用户的普遍需求，因此无纸化操作、远程查档、移动查档等新型查档模式成为新的发展方向。通过对档案进行扫描数字化，将纸质档案以电子图片的形式保存到服务器中，就有了让用户通过网络、手机进行移动查档的数字基础。然后就是需要通过开发网络客户端、手机端的档案查询利用APP，或依托其他网络公众平台等方式进行推广普及。如通过济南市政府推行的“一网通办”网络办事平台，或者借助类似城建档案馆的网站查询模块及微信公众号等平台，向用户开放档案查询端口，根据档案资料的密级划分和用户身份验证，有针对性地提供远程查档服务，实现城建档案的随时随地查阅，使服务利用更加便捷高效。

（三）电子档案推广落地

电子档案是近年来档案馆不断推进的一项工作，内容涵盖很广，具体到城建档案的查阅利用方面，主要包括两个方面，一是电子档案的查阅，二是电子档案的复制提供。电子档案的查阅普及程度已经很高，通过将纸质档案进行数字化著录扫描等流程录入计算机系统，用户就可以在档案馆提供的查阅终端上进行电子文件查阅，但是电子档案的复制提供，可能才是真正实现无纸化的关键一步。以济南城建档案馆为例，每年仅档案复制这一项，就需要为用户提供几万页资料，并且其中近半数为大型图纸纸张。因此，只有真正实现了电子档案代替纸质文件提供利用，才算真正把无纸化操作落地。而电子档案的提供利用，其前提是加盖合法的防伪电子签章，这方面需要通过政府大数据管理部门的核准并实施，同时还需获得涉及城建档案提交利用的各环节终端单位的认可，否则用户即便复制了电子数据也只能要么自行留档，要么另打印成纸质文件提交各终端单位，无纸化只能沦为空谈，这方面尚需要政府部门自上而下的推广施行。

（四）专业化人员配备

馆藏档案的查阅利用，是通过配备一定数量的查档岗位工作人员来实现的，以往的人员配备往往不限专业或简单要求档案管理相关专业。然而因为工程建设档案查档群体的特殊要求，需要查档接待岗位的工作人员既要懂档案管理知识，又要对建设工程档案具有一定程度的阅读能力。比如一些市民因为家中漏水、供暖、装修等问题来查档，这些人往往看不懂专业的建筑资料和竣工图纸，搞不清管道走向，分不清承重墙体，所以经常对着图纸一筹莫展。这时候就需要具有一定建筑专业知识的工作人员对其提供专业指导和帮助。因此，为了保障城建档案的服务社会能力和效率，既应进一步加大查档岗位工作人员的配备力度，例如采取N+1的配备方案（N为所能提供的查档窗口数量），又应加强档案管理和建设工程以及相关法律法规应用等多方面业务能力的培训，有条件的话甚至可以安排类似档案导览的岗位，聘请建筑工程及法律相关专业人员向用户提供专业指导和宣传，以提高城建档案馆提供业务咨询及服务用户的能力。

（五）硬件设施提升

查档场所的硬件设施都是围绕着服务用户而设置，升级硬件也都是为了更好地提高查档效率、改善用户体验。从功能来看，主要分为三个方面，查档设施、打印复印设施、其他用户服务设施。一查档设施的基础是电脑，包括工作人员操作的双屏电脑和用户自助查档的电脑。工作人员操作的电脑要求处理速度快，面向用户的显示屏大小要方便用户观看，能交互操作为佳；用户自助查档电脑，基础要求为处理速度快、操作方便、无外接数据接口以防泄密，而且操作说明简单明了，可以为台式机，也可以为立式可触摸屏式机。二目前国内电子档案的全面提供利用尚未完全铺开，各城建档案馆多提供纸质档案的免费打印复印服务，但打印复印设施仍需进一步提升。仅限于复印普通A3、A4纸张的复印机已经越来越满足不了现今用户的需求，更高的需求是可实现速印的复印机，以及免费图纸打印的设备，可以将用户需要的各种型号的档案文件一站式打印复印齐备。三其他用户服务设施主要用于改善用户等待查档时的体验，以济南城建档案馆为例，目前提供了包括普及档案知识的宣传画册、信号稳定的WIFI以及便民医药箱、便民雨伞等，并在墙壁上悬挂了济南城区地图、老济南街区图、济南城市建设摄影作品以及老济南街巷历史照片等建设展览图片，吸引了很多用户在等待查档之余驻足观赏，既能有效宣传档案科普知识，又能激发起不少人探寻回忆的乐趣。

（六）查阅利用细节优化

在传统的查阅利用流程框架下，我们的工作已经能够做到保质保量提供服务，但是随着信息时代脚步不断迈进，很多已经习以为常的细节也需要做出相应改变。一查档登记表。查档登记表是来访的每一个用户都必须填写的表单，用来记录每一例查档事项的查阅目的、内容以及查阅人员身份情况等，详尽的记录内容不仅方便了档案馆的各项统计工作，也为相同工程的多次查询起到了明确快捷的索引效果。但是，目前由用户全部手工填写的纸质表单形式已经显得有些滞后，用户手填的内容往往会有字迹不清或内容不准确等缺陷，手工填表的方式本身也开始被越来越多用户嫌弃，因此更方便的方式是由用户提供上述信息内容，由工作人员通过电子表单填写完毕，或者工作人员引导用户通过带触摸屏的电子表单系统进行选择完善，甚至是用户通过网站模块或手机应用进行填写，数据直接导入工作人员系统中，随后用户只需要在打印出来的表单上签字确认即可，所填写的内容同步导入数据库，既方便了用户无需手工填报，也节省了工作人员后期录入系统的时间，所有数据录入形式均可实现一次入库。二远程查档。目前虽然实现了网站上的查档功能，用户可以通过输入建设单位名称或者工程名称进行查阅，但限于密级规定以及历史原因，只能检索到有或没有含相应名称的工程，无法进一步看到更具体的信息，对于需要某些具体文件的用户来说，仍然无法知道所需的具体文件是否在档案馆存放。因此，应在密级许可的范围内，尽量大限度的向公众开放档案目录索引，可查阅层级直接开放到具体文件名这一层级，并且包括工程名称、建设单位名称、设计单位名称、工程地址、层数、占地面积、高度等在内的不涉密的工程具体属性信息一并同步开放，这样用户通过网络查档模块的查询功能，就能确定自己需要的工程以及具体文件究竟是否已归档，是否有必要开具介绍信前来档案馆实地查阅。三整合城区资源。以济南市为例，目前市级和区级政府都设有城建档案馆，但归档范围和馆藏内容均各不相同，而且彼此之间没有信息互通机制，导致互不了解资源目录，用户希望查询某个档案的时候，可能需要一家一家档案馆分别查阅。所以，应该加大城建档案资源整合力度，实现档案资源目录互联互通，可以在全市范围内任一家城建档案馆的档案管理系统中查询所有市区馆的直达文件级的档案目录，用户只需咨询最近的档案馆就能知道自己所需的文件在哪里存放，这样才能真正将便民利民落到全市各个角落。四信息反馈机制。用户的信息反馈是城建档案馆获取信息的重要渠道，一方面包括用户对城建档案服务工作的各种意见建议；另一方面包括用户通过查阅档案获得的社会、经济效益。因此，不论线下查档窗口提供的信息反馈利用表，还是线上平台在提供查档服务后进行的用户满意度评价调查模块，都应更进一步地细化优化，让用户能够更加方便地畅所欲言。在认真热情服务用户的同时，通过积极与用户沟通，掌握用户的真实诉求，提高城建档案工作的服务效能和工作质量。

无所不在的网络会同无所不在的计算、无所不在的数据、无所不在的知识，一起推进了无所不在的创新，并推动“互联网+”不断演进与发展。目前“互联网+”尚处于初级阶段，各领域对“互联网+”还在做论证与探索，这要求城建档案利用服务工作，在以往保质保量服务用户的基础上，不断与时代接轨，进一步做到与时俱进、精益求精。在查档服务工作的各个方面，都保持求新求变的心态，不断吸收先进技术，不断改进服务质量，在创新的时代迈出更新的步伐，进而不断推动城建档案事业高质量发展。