张璐

摘 要：通过对企事业单位档案在信息化背景下的特点进行详细阐述，结合档案工作中存在的问题和不足，探讨科学的电子档案利用策略，推动档案管理水平的提升，为单位发展提供有效支持。

关键词：电子档案;企事业单位;档案管理

1 引言

企事业单位是社会管理活动的关键组成，对社会发展起到重要的基础保障作用，档案工作作为企事业管理运行的重要环节，对推动单位社会职能的实现形成有效的推动作用。

2 信息技术下的企事业单位档案特质

随着信息技术在企事业单位管理运行中的广泛利用，大量的数字化资料数据随之出现，需要档案工作对电子数据进行全面的收集，以保证档案资料的完整性。电子档案管理模式的推广使得档案的特质发生了很大的变化，能够结合实际的单位情况进行档案资料的及时更新，并能够建设完善的数字化资料数据库，实现对档案利用环节的优化，提升资源利用效率，推动档案价值的高效实现[1]。

3 企事业单位档案管理现状分析

3.1 对档案工作缺乏有效的重视

单位管理部门对档案工作缺乏有效的重视，对档案工作的重要作用缺乏正确的认识，无法推动档案价值的高效实现。同时档案工作涉及企事业单位的各个管理环节，需要相关职能部门进行高效协作。而在实际工作过程中，各个职能部门将缺乏有效的协调，无法保证档案管理制度的高效落实，使得档案收集和整理过程得不到有效的规范，影响管理质量，不利于档案工作的高效开展。

3.2 档案管理机制不完善

随着改革的不断深入，企事业单位的管理模式发生了很大的变化，各个档案管理环节的工作职能也在随之调整，需要管理部门能够结合单位实际情况进行档案管理制度的动态调整，使其能够充分符合单位发展需求。但是当前管理部门的管理思想较为传统，缺乏主动意识，不能结合单位发展和档案工作环境进行管理制度的完善，不能对相关管理活动进行全面的规范，工作标准缺乏针对性的设置，不利于管理效果的提升。同时对档案工作缺乏有效的监管，对相关信息整理和利用环节缺乏有效的监督，不能对管理活动中存在的问题和不足进行及时的发现，不能对管理制度进行针对性的完善，不能形成较好的管理效果[2]。

3.3 信息化水平较低

随着信息技术在单位管理运行中的广泛应用，大量的数字化数据资料需要档案工作进行及时的收集和整理，以实现对管理活动的全面覆盖，但是在实际的档案管理中，信息化程度相对不足，不能利用技术手段实现对数字化资料数据的管理，使得管理效率得不到有效的提升。信息基础设施建设相对薄弱，缺乏先进信息技术的利用。同时电子档案的普及力度不足，对传统纸质档案缺乏有效的数字形式转化，在纸质资料的管理中需要投入大量的资源，制约着信息化水平的提升[3]。

4 电子档案在企事业单位档案管理中的应用举措

4.1 加强信息基础设施建设

电子档案的高效普及对提升档案管理效率具有积极作用，能够有效减少对传统档案管理方面的投入，提升档案管理水平，为单位发展提供有效支持。管理部门要加强信息基础设施建设，为电子档案管理工作提供基础保障。要加强对基础信息硬件设备的投入力度，实现对各个管理环节的优化，使工作人员能够借助信息设备实现数字化的操作，实现对资料数据的高效收集和整理，实现管理效率的提升。同时能够借助信息设备实现对纸质资料的数字形式转变，推动电子档案管理体系的完善。要加强网络通信架构的建设，实现各个管理流程的高效链接，使得相关资料信息和管理决策能够通过网络途径进行高效的传递，实现档案资源的高效共享，为档案利用效率的提升提供有效支持。

4.2 完善电子档案管理机制

电子档案管理工作与传统的管理活动具有显著不同，管理部门要结合电子档案管理模式的实际情况，进行管理制度的针对性优化，对管理工作进行有效的指导和规范，能够充分适应单位发展的实际需求。要对档案管理流程进行高效整合，形成完善的档案标准，对相关管理活动制定针对性的标准，使管理制度能够充分适应电子档案的实际需求。同时要健全监管机制，对档案工作流程进行全面监督，借助信息技术手段，形成高效的监管效果，对管理活动进行全面的记录，及时发现工作中的问题，实现管理机制的针对性完善。

4.3 建设信息化管理平台

电子档案管理模式建设需要借助信息技术手段，对档案管理环节进行信息化转变，建设完善的信息化管理平台，实现对管理流程的高效整合，推动档案工作效果的提升。要加强对档案资料收集环节的规范，利用管理平台实现资料数据的规范化录入，对相关资料进行及时更新，保证档案时效性。同时要加强管理系统的功能设计，针对档案工作中的实际需求，进行管理功能模块的科学完善。积极利用信息技术手段对档案资料進行高效的分析处理，对资料中的关键内容进行准确提取，并进行科学的分类、排序和数字形式的存储，形成完善的数字化数据库，提升档案资源的利用效率，为使用者提供更加优质的服务，推动档案管理水平的提升。

4.4 提优化电子档案利用环节

档案资源的高效利用能够充分发掘档案价值，对企事业单位管理决策的制定和执行提供科学的参考，形成有效的凭证作用，对单位发展提供有效支持。管理部门要充分结合单位发展形势，利用先进技术手段对电子档案利用环节进行科学优化，利用网络渠道实现资料信息的高效传递，实现档案资源的远程调用。同时要对档案使用者的实际需求进行有效的预测，实现对检索机制的针对性调整，提升更加高效的服务。

4.5 加强电子档案安全防护力度

电子档案的广泛利用使得数据安全问题成为影响档案安全的重要因素，管理部门要加强对安全威胁的防护力度，建立完善的安全防护机制，切实保证档案管理工作的安全推进。要加强对基层信息设备的管理力度，营造良好的设备运行环境，加强对设备的管理和维护，保证信息设备的正常运行。要加强对网络安全威胁的防护力度，科学利用防火墙和专业杀毒软件，对计算机病毒等威胁进行及时的查杀。同时要加强对安全管理机制的完善，对管理和访问人员进行严格的身份认证和安全监测，设置相应的操作权限，提升安全防护水平。

4.6 加强管理队伍建设

电子档案管理模式的高效建设需要管理部门加强对信息技术人才的引进，为管理平台的建设和维护提供有效的基础保障。同时要加强对管理人员的培训教育，对信息知识技能进行针对性的培训，能够对相关设备和技术进行熟练的运用，推动管理效率的提升。要加强思想教育，引导工作人员提升对电子档案的重视，推动管理制度的高效落实，提升其工作积极性和责任心，营造积极的档案管理环境。

5 结语

电子档案管理模式的推广对提升档案管理水平具有积极作用，管理部门要充分结合电子档案实际情况和单位发展形势，合理利用先进信息技术，建设完善的信息化管理平台，提升档案工作质量，为企事业单位发展提供有效支持。

参考文献

[1]郑太敏.企事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].现代营销：经营版，2019，317（5）：151-151.

[2]白红艳.企事业单位档案管理信息化建设探索[J].产业与科技论坛，2018，17（12）：268-269.

[3]廖艳婷.基层企事业单位档案管理存在的问题与解决对策分析[J].企业文化（中旬刊），2019（5）：204-204.